Cet article s'adresse à : employés, admins et équipes finance.
Vous avez créé une dépense par erreur, ou en double ? Vous pouvez la supprimer tant que c'est encore à vous de la modifier, pour que votre liste reste propre et que personne ne soit payé deux fois. La suppression est définitive : elle ne peut pas être annulée.
Supprimer une dépense dont vous êtes titulaire ou que vous avez déclarée
Vue d'ensemble
| Statut | Peut-elle être supprimée ? |
|---|---|
| Brouillon, Modifications demandées | Oui, par son titulaire ou par la personne qui l'a déclarée |
| En attente | Pas directement. Retirez-la d'abord avec Remettre en brouillon |
| Rejetée | Uniquement par les personnes ayant l'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées |
| Approuvée, Dans la paie, Envoyée au paiement, Payée | Non |
| Dépenses de la carte Factorial | Non, quel que soit le statut |
Comment faire
Sur le web
- Allez dans Mes dépenses > Mes notes de frais et ouvrez la dépense.
- Cliquez sur le menu ⋯ en haut et choisissez Supprimer. La dépense est supprimée immédiatement, sans confirmation supplémentaire, et vous verrez « La dépense a bien été supprimée. »
Dans l'application mobile : ouvrez la dépense depuis Dépenses, appuyez sur Plus > Supprimer, puis confirmez.
Une dépense en attente : ouvrez-la, cliquez sur Remettre en brouillon, puis sur Réinitialiser, et supprimez-la comme ci-dessus.
Supprimer les dépenses rejetées (admins et finance)
Comment faire
Avec l'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées :
- Allez dans Dépenses > Dépenses des employés et ouvrez la dépense rejetée.
- Ouvrez le menu ⋯ en haut et choisissez Supprimer.
Conseils et bonnes pratiques
- Assurez-vous d'avoir choisi la bonne dépense. Sur le web, une dépense seule est supprimée sans confirmation supplémentaire.
- Ne supprimez pas pour « repartir de zéro » sur une dépense en attente. Utilisez Remettre en brouillon et modifiez-la : vous gardez le reçu et les détails.
- Un paiement par carte que vous ne devriez pas déclarer ? Vous ne pouvez pas le supprimer. Laissez un commentaire expliquant pourquoi et demandez à votre équipe finance comment elle souhaite le traiter.
- Supprimer un groupe supprime les dépenses qu'il contient, sauf les dépenses par carte. Les dépenses par carte sont sorties du groupe et conservées. Pour conserver toute autre dépense, retirez-la d'abord du groupe.
- Voir aussi : Comment modifier ou retirer une dépense ? · Dépenses par carte et dépenses manuelles · Comment gérer les dépenses en double ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne vois pas l'icône Supprimer.
La dépense n'est pas un brouillon ni en modifications demandées, c'est une dépense de la carte Factorial, ou elle appartient à quelqu'un d'autre et vous n'avez pas l'autorisation. Pour une dépense en attente, utilisez d'abord Remettre en brouillon.
Je ne vois pas Supprimer sur une dépense rejetée.
Vous n'avez pas l'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées. Votre admin l'accorde dans Paramètres > Autorisations.
FAQ
1. Puis-je récupérer une dépense supprimée ?
Non. La suppression est définitive.
2. Pourquoi les dépenses par carte ne peuvent-elles pas être supprimées ?
Elles enregistrent un vrai paiement fait avec une carte de l'entreprise, elles restent donc dans les registres de l'entreprise.
3. One peut-il supprimer une dépense pour moi ?
Oui, si vous lui demandez clairement de supprimer une dépense précise et que vous avez le droit de la supprimer.
4. Puis-je supprimer plusieurs dépenses à la fois ?
Oui, celles que vous avez le droit de supprimer. Dans Mes dépenses > Mes notes de frais, sélectionnez-les et choisissez Supprimer. Une confirmation vous sera demandée dans Supprimer les dépenses sélectionnées, contrairement à une dépense seule sur le web.
5. Pourquoi les dépenses rejetées restent-elles dans la liste ?
Les dépenses rejetées restent dans la liste pour mémoire. Si votre entreprise veut les nettoyer, les personnes ayant l'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées peuvent les supprimer.
6. De qui puis-je supprimer les dépenses rejetées ?
L'autorisation Peut supprimer les dépenses manuelles rejetées définit de qui vous pouvez supprimer les dépenses : les vôtres, celles de vos collaborateurs directs et indirects, des équipes que vous dirigez, de votre entité juridique ou de toute l'entreprise. Votre admin l'accorde dans Paramètres > Autorisations.
7. Comment supprimer une dépense en double ?
Si c'est un Brouillon, supprimez-la comme ci-dessus. Si elle est En attente, cliquez d'abord sur Remettre en brouillon, puis supprimez-la. Si elle est déjà approuvée ou payée, vous ne pouvez pas la supprimer : demandez à votre équipe finance. Une dépense de la carte Factorial ne peut pas être supprimée, donc si vous avez déclaré à la main un paiement par carte, supprimez votre copie manuelle. Voir Comment gérer les dépenses en double ?.