Certain·es collaborateur·rices dépendent de plusieurs managers, par exemple un·e manager hiérarchique et un·e manager de projet ou fonctionnel. Grâce aux co-évaluateur·rices, plusieurs managers peuvent intervenir sur la même évaluation par le manager. L'évaluateur·rice d'origine et les co-évaluateur·rices partagent un seul questionnaire : n'importe lequel ou laquelle d'entre eux peut le remplir et l'envoyer, et tous et toutes voient les réponses.

Avant de commencer

• Tu dois être responsable de l'évaluation ou avoir l'autorisation Évaluations > Visibilité complète du processus d'évaluation.
• L'évaluation doit être Active.
• Tu ne peux ajouter des co-évaluateur·rices qu'à une évaluation par le manager, et non à une auto-évaluation, une évaluation par les pairs ou une évaluation ascendante.

Étapes

Ajouter, modifier ou retirer des co-évaluateur·rices

1. Va dans Performance > Évaluations et ouvre l'évaluation active.
2. Dans l'onglet Insights, clique sur la personne évaluée.
3. Sur la carte Évaluation par le manager, ouvre le menu (…) et clique sur Gérer les co-évaluateurs.
4. Sélectionne une ou plusieurs personnes. La boîte de dialogue indique : « Sélectionne les personnes qui partagent cette évaluation avec l'évaluateur. Tout le monde peut remplir et envoyer la même évaluation et voir les réponses. Les réponses sont enregistrées automatiquement et les dernières remplacent les précédentes : une seule personne doit donc modifier l'évaluation à la fois. »
5. Pour retirer une personne, désélectionne-la dans le sélecteur.
6. Clique sur Enregistrer.

Remplir une évaluation partagée (évaluateur·rice ou co-évaluateur·rice)

1. Ouvre l'évaluation depuis ta tâche dans la boîte de réception ou depuis tes évaluations en attente, comme pour n'importe quelle évaluation. Consulte l'article Remplir une évaluation.
2. Mets-toi d'accord avec les autres évaluateur·rices sur qui rédige. Si une autre personne a l'évaluation ouverte en même temps, tu vois « [nom] a aussi cette évaluation ouverte ».
3. Réponds et clique sur Envoyer. Un seul envoi vaut pour tout le monde : l'évaluation est envoyée pour tous ses évaluateur·rices.

Règles et fonctionnement

• Si tu ajoutes un·e co-évaluateur·rice, la personne reçoit l'évaluation comme tâche dans sa boîte de réception et la notification « Tu as de nouvelles évaluations à remplir ». Elle reçoit aussi les rappels de l'évaluation tant que celle-ci est en attente.
• Si l'évaluateur·rice d'origine ou un·e co-évaluateur·rice l'envoie, l'évaluation par le manager est envoyée. La personne évaluée a toujours une seule évaluation par le manager et un seul score de manager.
• Si deux évaluateur·rices ont l'évaluation ouverte en même temps, chacun·e voit un avertissement avec le nom de l'autre personne. Les réponses sont enregistrées automatiquement et le dernier enregistrement remplace les réponses de l'autre personne : mettez-vous donc d'accord sur qui modifie.
• Si une personne est co-évaluatrice, elle voit la personne évaluée, dans cette évaluation, comme son manager : toutes les évaluations de cette personne, les réponses envoyées, les scores et les AI Insights, au même moment que les managers (quand l'évaluation est Terminée, ou plus tôt si l'option Accorder aux managers un accès anticipé aux réponses est activée). Elle peut aussi voir le détail des scores et exporter les résultats de cette personne.
• Si les comptes rendus sont activés, un·e co-évaluateur·rice peut commencer le compte rendu et le signer côté manager. Une seule personne signe côté manager. Si la signature électronique est activée, c'est la personne qui signe côté manager qui signe électroniquement.
• Si un compte rendu commence, les co-évaluateur·rices reçoivent aussi ses notifications : compte rendu commencé, signature de la personne évaluée et nouveaux commentaires.
• Si tu ajoutes une personne après l'envoi de l'évaluation par le manager, elle peut lire les réponses envoyées et les résultats.
• Si tu utilises Remplacer l'évaluateur sur l'évaluation par le manager, les co-évaluateur·rices sont conservé·es. Si tu remplaces l'évaluateur·rice par l'un·e des co-évaluateur·rices, cette personne devient l'évaluateur·rice principal·e et n'est plus co-évaluatrice.
• Les noms de l'évaluateur·rice et des co-évaluateur·rices apparaissent ensemble partout où l'évaluateur·rice est affiché·e : carte de l'évaluation, page de réponse, Évaluations précédentes dans Voir le contexte, compte rendu et résultats de la personne.
• Tu peux ajouter des collaborateur·rices et des collaborateur·rices externes. Tu ne peux pas ajouter des personnes qui ont quitté l'entreprise.
• Tu ne peux pas ajouter une personne qui fait déjà partie des évaluations de ce ou cette collaborateur·rice dans ce cycle : la personne évaluée elle-même, l'un·e de ses évaluateur·rices ou une personne déjà ajoutée à une autre de ses évaluations par le manager. Factorial affiche « Cette personne fait déjà partie de l'évaluation de ce collaborateur. Sélectionne une autre personne. »

Résolution des problèmes

• Symptôme : « L'option Gérer les co-évaluateurs n'apparaît pas. » → Cause : il ne s'agit pas d'une évaluation par le manager, l'évaluation n'est pas Active, ou tu n'es ni responsable ni admin avec l'autorisation Visibilité complète du processus d'évaluation. → Solution : adresse-toi à un·e responsable ou à un·e admin, ou rouvre l'évaluation si elle est terminée.
• Symptôme : « Cette personne fait déjà partie de l'évaluation de ce collaborateur. Sélectionne une autre personne. » → Cause : il s'agit de la personne évaluée elle-même, d'une personne qui l'évalue déjà dans ce cycle ou d'une personne déjà co-évaluatrice d'une autre de ses évaluations par le manager. → Solution : choisis une autre personne, ou utilise Remplacer l'évaluateur si tu veux qu'elle devienne l'évaluateur·rice.
• Symptôme : « Les personnes qui ont quitté l'entreprise ne peuvent pas être co-évaluatrices. Sélectionne une autre personne. » → Cause : la personne ne fait plus partie de l'entreprise. → Solution : choisis un·e collaborateur·rice actif·ve.
• Symptôme : « Tu ne peux gérer les co-évaluateurs que pour une évaluation par le manager dans une évaluation active. » → Cause : l'évaluation n'est pas active ou le questionnaire n'est pas une évaluation par le manager. → Solution : utilise une évaluation par le manager dans une évaluation active.
• Symptôme : « Mes réponses ont disparu. » → Cause : un·e autre évaluateur·rice a enregistré la même évaluation après toi, et c'est le dernier enregistrement qui l'emporte. → Solution : convenez qu'une seule personne rédige à la fois. Fais attention à l'avertissement « a aussi cette évaluation ouverte ».

FAQ

1. Plusieurs managers peuvent-ils évaluer la même personne ?
Oui. Ajoute les autres managers comme co-évaluateur·rices de l'évaluation par le manager de la personne. Ils et elles travaillent tous et toutes sur le même questionnaire.

2. Chaque manager remplit-il son propre questionnaire ?
Non. Les évaluateur·rices partagent un seul questionnaire. N'importe lequel ou laquelle d'entre eux peut le remplir et l'envoyer, et il n'y a qu'un seul score de manager.

3. Dois-je donner une autorisation au ou à la co-évaluateur·rice ?
Non. Le fait d'être ajouté·e suffit pour répondre à l'évaluation et voir les résultats de cette personne dans cette évaluation.

4. La personne évaluée peut-elle voir qui sont ses co-évaluateur·rices ?
Oui. Si elle peut voir l'évaluation par le manager, les noms de ses évaluateur·rices apparaissent ensemble.

5. Puis-je ajouter un·e co-évaluateur·rice à une évaluation par les pairs ou à une auto-évaluation ?
Non. Uniquement à l'évaluation par le manager.

6. Que deviennent les co-évaluateur·rices si je remplace l'évaluateur·rice ?
Ils et elles restent sur l'évaluation.