Pour envoyer des documents en masse

1. Dans votre barre latérale, allez à Documents
2. Sélectionnez l'onglet Distribuer des fichiers
3. Choisissez quel type de processus vous effectuez
   • Bulletins de paie
   • Fichiers génériques (même fichier pour tout le monde)
   • Fichiers personnels
   • Modèle de document
     
4. Téléchargez les fichiers que vous souhaitez envoyer
   
5. Choisissez les paramètres de séparation (selon le flux) :
   • Maintenir le formatage original
   • Diviser par employé

     

6. Choisissez le dossier de destination
7. Choisissez les préférences de signature électronique, en sélectionnant les employés et en incluant si souhaité une personne comme signataire additionnel
8. Cliquez sur Télécharger le document
9. Une fois le document téléchargé, appliquez des filtres si nécessaire, sélectionnez les employés à qui vous souhaitez envoyer le document (le flux de paie fonctionne différemment) et cliquez sur envoyer aux employés

   

10. Si vous souhaitez supprimer le document avant de l'envoyer aux employés, cliquez sur l'icône de la corbeille dans le coin supérieur droit du document ou sur les trois points dans le coin supérieur droit où la liste des employés est affichée

Une fois le document envoyé, tous les utilisateurs trouveront le document téléchargé dans leur section Mes documents dans le dossier défini. Un email sera envoyé à l'employé chaque fois qu'un nouveau document est téléchargé.

Le sélecteur d'employés classe les employés par un score de correspondance calculé à partir du texte extrait de chaque fichier (prénom, nom, ID), la personne la plus probable en premier, et affiche des étiquettes pour les correspondances les plus fortes. Cela fonctionne à la fois pour les fichiers personnels et les bulletins de paie.

Les employés recevront une notification par email et sur Tâche en attente → Tableau de bord si la signature électronique a été demandée.

Suivez vos envois en masse

Tous les envois en masse sont listés dans l'onglet Distribuer des fichiers, vous pouvez donc les suivre du début à la fin et y revenir à tout moment.

• Tous les envois dans une liste : bulletins de paie, fichiers génériques, fichiers personnels et modèles de documents apparaissent dans un tableau avec leur type, date d'envoi et statut (par exemple À revoir, Envoyé ou Rejeté), y compris les envois passés.
• Une page pour chaque envoi : cliquez sur un envoi pour l'ouvrir. La page montre son statut, qui l'a créé, la date et comment il a été configuré (par exemple Bulletin de paie · Divisé par employé).
• Vérifiez avant d'envoyer : tant qu'un envoi est À revoir, confirmez la personne pour chaque document et cliquez sur Distribuer. Pour l'annuler, cliquez sur Rejeter.
• Suivez la livraison en direct : les documents sont livrés en arrière-plan, vous pouvez donc quitter la page et revenir plus tard. Chaque document apparaît dans l'envoi au fur et à mesure qu'il est livré, avec l'employé, le dossier dans lequel il est allé et la date à laquelle il a été envoyé.
• Ouvrez n'importe quel document livré : cliquez sur un document pour l'ouvrir dans les documents de la personne.
• Plusieurs envois à la fois : vous pouvez commencer un nouvel envoi sans rejeter celui que vous êtes en train de revoir.

Actions sur les documents en masse

1. Dans votre barre latérale, allez à Documents
2. Ouvrez l'onglet Employé
3. Cochez tous les documents que vous souhaitez télécharger
4. Cliquez sur Actions
5. Sélectionnez :
   • Cacher
   • Rendre visible
   • Envoyer un rappel
   • Déplacer
   • Télécharger
   • Déplacer à la corbeille