Chaque carte Factorial peut avoir un plafond de dépenses qui se renouvelle chaque jour, semaine, mois ou année, et une liste de catégories de commerçants où elle fonctionne ou non. Un paiement en dehors de ces règles est refusé avant que l'argent ne soit dépensé, vous n'avez donc pas à le rattraper ensuite.

Définir un plafond de dépenses

Vue d'ensemble

Associez chaque carte à son budget, par exemple £500 par semaine pour une carte de projet ou £100 par mois pour une carte d'abonnement. Il vous faut Peut gérer les cartes ou la permission Modifier le budget et les plafonds d'une carte Factorial.

• Les plafonds s'appliquent aux cartes virtuelles et physiques. Une carte à usage unique reçoit son montant au moment de la demande et il ne peut pas être modifié.
• Un paiement qui dépasserait le plafond est refusé.
• Un remboursement restitue du budget : le montant remboursé peut être dépensé de nouveau pendant la même période.

Mode d'emploi

1. Allez dans Trésorerie > Cartes.
2. Ouvrez le menu des actions de la carte et choisissez Voir les détails.
3. Ouvrez l'onglet Contrôles.
4. Dans Plafond, saisissez le montant maximum.
5. Dans Période de renouvellement, choisissez Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel ou Annuel.
6. Cliquez sur Mettre à jour.

L'onglet Paiements par carte affiche le budget de la carte, ce qui est Dépensé et ce qui est Disponible sur la période en cours. Les titulaires voient la même chose dans Mes dépenses > Mes cartes.

Choisir où une carte peut être utilisée

Vue d'ensemble

Limitez une carte aux commerçants auxquels elle est destinée : une carte de voyage uniquement chez les compagnies aériennes et les hôtels, ou une carte de bureau bloquée dans les restaurants. Les catégories décrivent le type d'activité où une carte est utilisée, comme les compagnies aériennes ou les restaurants. Elles proviennent des réseaux de cartes et ne sont pas vos catégories de dépenses.

Mode d'emploi

1. Ouvrez l'onglet Contrôles de la carte.
2. Sous Contrôle des catégories, choisissez Autoriser toutes les catégories, Autoriser des catégories spécifiques (tout autre achat est bloqué) ou Bloquer des catégories spécifiques (la carte fonctionne partout ailleurs).
3. Sélectionnez les catégories et cliquez sur Mettre à jour.

Conseils et bonnes pratiques

Résolution des problèmes et FAQ

Résolution des problèmes

• Un paiement par carte a été refusé avec "Autorisation refusée en raison de vos contrôles de dépenses." Le paiement a dépassé le plafond, ou le commerçant appartient à une catégorie bloquée. Vérifiez les Contrôles de la carte, puis relevez le plafond ou autorisez la catégorie si l'achat doit passer.
• Je ne peux pas modifier les contrôles. Les contrôles d'une carte à usage unique sont définis lors de la demande de la carte et ne peuvent pas être modifiés, et une carte annulée ne peut pas être modifiée. Sinon, il vous faut Peut gérer les cartes ou la permission Modifier le budget et les plafonds d'une carte Factorial.
• "Sélectionnez au moins une catégorie." Lorsque vous autorisez ou bloquez des catégories spécifiques, choisissez-en au moins une.

FAQ

1. Puis-je utiliser un plafond et des restrictions de catégorie sur la même carte ?

Oui, les deux s'appliquent en même temps.

2. Les plafonds de dépenses fonctionnent-ils de la même façon sur les cartes physiques et virtuelles ?

Oui. Les plafonds et les contrôles par catégorie s'appliquent de la même façon aux deux.

3. Puis-je modifier le plafond d'une carte après son émission ?

Oui, à tout moment depuis l'onglet Contrôles. Le montant d'une carte à usage unique ne peut pas être modifié.

4. Les collaborateurs peuvent-ils modifier leurs propres plafonds ?

Non. Les titulaires peuvent voir leur plafond et ce qu'il reste, mais seules les personnes qui gèrent les cartes peuvent le modifier. Voir Qui peut gérer et demander des cartes Factorial ?.

5. Dans quelle devise est le plafond d'une carte ?

Dans la devise du compte de cartes sur lequel la carte paie.

6. Quand le plafond se renouvelle-t-il ?

Au début de chaque période choisie dans Période de renouvellement : chaque jour, chaque semaine, chaque mois civil ou chaque année.

7. Comment voir le solde d'une carte, ou ce qu'il reste à dépenser ?

Ouvrez l'onglet Paiements par carte de la carte : il affiche le budget de la carte, ce qui est Dépensé et ce qui est Disponible sur la période en cours. Les titulaires voient la même chose dans Mes dépenses > Mes cartes, et l'application affiche le montant disponible et dépensé. L'argent du compte de cartes est un autre solde : voir Comment ouvrir un compte de cartes Factorial, ajouter des fonds et consulter le solde ?.

8. Comment empêcher un collaborateur de dépenser plus qu'un montant défini par mois ?

Donnez à sa carte un Plafond avec Mensuel dans Période de renouvellement (étapes ci-dessus). Un paiement au-delà du plafond est refusé.