Aquest article és per: equips financers i administradors.
Els controls d'expenses permeten a One comprovar cada despesa contra la teva política d'expenses un cop tingui els detalls necessaris. Com més clares siguin les teves regles, més despeses One aprovarà per si sola i menys revisarà el teu equip manualment.
Escriu regles que One pot comprovar
Visió general
One transforma cada regla de la teva política en un control. Una regla funciona millor quan diu què, quant i per a qui, utilitzant informació que es troba a Factorial o al rebut.
| Regla vaga | Regla que One pot comprovar |
|---|---|
| "Mantingues els àpats raonables." | "Els àpats poden costar com a màxim £30 per persona, per dia." |
| "Presenta les despeses a temps." | "Marca les despeses presentades més de 30 dies després de la data del document." |
| "Els hotels han de ser estàndard." | "Els hotels poden costar com a màxim £150 per nit." |
| "No despeses personals." | "L'alcohol per si sol, el tabac i el joc no estan coberts per la política." |
| "Porta un rebut adequat." | "Els àpats de més de £50 necessiten una factura detallada que mostri l'IVA." |
| "No condueixis massa lluny." | "La distància de viatge superior a 300 km en un sol viatge necessita una descripció del motiu." |
Com utilitzar
- Escriu la teva política en paraules clares, una regla per frase. Comença amb el teu document de política actual.
- Per a cada regla, indica quina és la seva severitat: una banda dura (fora de política) per a límits clars que mai acceptis, una banda suau (advertència) per a casos que són acceptables amb un motiu. Per exemple: "Les despeses sense rebut són una advertència; els àpats de més de £80 estan fora de política."
- Per a regles que s'apliquen només a algunes persones, anomena el grup: "L'equip de vendes pot gastar fins a £60 per persona en àpats amb clients."
- Vés a Configuració > Despeses > Automatitzacions > Controls d'expenses i fes clic a Editar controls.
- Enganxa o escriu les teves regles. One transforma cada regla que pot verificar en un control i t'informa quines no pot.
- Revisa els controls a la pàgina, ajusta'ls mitjançant xat, i fes clic a Desa.
Cap dels dos tipus de banda impedeix a ningú presentar o aprovar. Els revisors prenen la decisió final, a menys que configuris el teu flux d'aprovació per aprovar o rebutjar automàticament.
Consells i Millors Pràctiques
- Comença amb els controls predefinits que cada empresa rep, després afegeix les teves pròpies regles.
- One regla, una frase, un número. Les regles llargues amb moltes excepcions són més difícils de comprovar i d'explicar als empleats.
- Després de desar una nova regla, mira els resultats a les següents despeses que entrin abans que el teu flux d'aprovació depengui d'ella.
- Utilitza el resultat en el teu flux d'aprovació: aprova automàticament les despeses que estan dins de política i envia la resta a un revisor. Consulta Com puc configurar el flux d'aprovació?.
- Publica la política completa al Manual perquè els empleats també la puguin llegir.
- Relacionat: Com puc comprovar les despeses contra la meva política d'expenses? · Com puc configurar el flux d'aprovació?
Resolució de Problemes i FAQ
Resolució de Problemes
One diu que no pot comprovar una de les meves regles.
La regla depèn d'alguna cosa que no es troba a Factorial o al rebut. Reescriu-la amb alguna cosa que One pugui veure (per exemple "la descripció ha de nomenar el client"), o mantén-la per als teus revisors.
Un control marca massa despeses.
Fes-la més específica (una categoria, un import, un grup de persones), o transforma-la en una banda suau. Pregunta a One: "fes que el control de cap de setmana sigui una advertència i omet hotels i vols".
Un control mai marca res.
Prega a One que t'expliqui: "explica el control dels àpats". Comprova que la categoria, l'import i les persones de la regla coincideixin amb com el teu equip realment presenta les despeses.
FAQ
1. Quina informació pot comprovar One en una regla de política d'expenses?
Qualsevol cosa sobre l'expensa: import, categoria, data, moneda, descripció, tipus d'expensa (regular, quilometratge o per diem), distància de quilometratge i ruta, dates de per diem. Totals al llarg del temps: despesa diària, setmanal o mensual per persona, per exemple "com a màxim £100 a la setmana en àpats". Qui ho va presentar: el seu equip, contracte o altres detalls de l'empleat. Què hi ha al rebut: línies d'articles, IVA, si és una factura detallada, el tipus d'empresa, totals que no sumen, una moneda o data que no coincideix amb l'expensa.
2. Un control s'executa en cada despesa?
Sí, en despeses regulars, de quilometratge i per diem, qui les hagi reportat, un cop una despesa tingui tots els detalls requerits i els Controls d'Expenses estiguin Activats.
3. Quina és la diferència entre una banda dura i una banda suau?
Una banda dura (fora de política) significa que l'expensa infringeix una regla estricta: se li informa a l'empleat que és probable que torni a ell, i al revisor se li aconsella que no l'aprovi. Una banda suau (advertència) significa que alguna cosa necessita atenció però no és una infracció clara: l'expensa passa i se li demana al revisor que li doni una ullada. Indica quina vols quan escrius la regla, per exemple "L'alcohol està fora de política." (dura) o "Les despeses els caps de setmana són una advertència." (suau).
4. Poden diferents persones tenir diferents límits?
Sí. Nomena el grup a la regla, per exemple un límit més alt per àpats per a vendes, un límit d'hotel només per a persones que treballen a l'estranger, o "Les persones amb un contracte de pràctiques no poden reclamar taxis de més de £30." Si una regla nomena un grup de persones, demana a One que l'actualitzi quan els teus equips canviïn.
5. Què no pot comprovar One?
One només comprova el que hi ha a Factorial o al rebut. No pot saber coses acordades fora de Factorial, per exemple "només si el teu gerent ho va acordar per correu electrònic" o "només per al client X", a menys que estigui escrit a l'expensa. No pot jutjar impressions com "rebuts que semblen sospitosos": busca signes concrets en canvi, com totals que no sumen, un número d'impostos no vàlid, imports editats, o dates que es contradiguin.
6. Puc prohibir una botiga o comerciant a la meva política d'expenses?
Sí, per a negocis que mai són reemborsables: una regla com "cap casino" funciona. Per a una botiga que també ven articles prohibits, com un supermercat que ven alcohol, escriu una regla sobre el que es va comprar en canvi: "l'alcohol no es reemborsa mai".
7. Necessito regles per a duplicats, àpats de per diem o tarifes de quilometratge canviades manualment?
No. Factorial marca possibles despeses duplicades (despeses que semblen una que ja s'ha presentat), àpats en dies ja coberts per un per diem, i tarifes de quilometratge canviades manualment, sense una regla. Les alertes de duplicats són visibles només per a les persones que poden veure totes les despeses de l'empresa.
8. Què he de fer quan One no pot comprovar una regla?
O bé reescriu-la amb alguna cosa que One pugui veure ("la descripció ha de nomenar el client"), o mantén-la per als teus revisors. Publica la política completa al Manual perquè els empleats també la puguin llegir.
9. Puc seguir creant polítiques de despesa de la manera antiga?
No. Les polítiques de despesa han estat reemplaçades per Controls d'Expenses, i les teves antigues polítiques s'han convertit en controls. Els Controls d'Expenses només es configuren amb One.
10. Pot un control bloquejar una despesa?
No. Els controls informen als empleats i revisors; mai bloquegen la presentació o l'aprovació. El teu flux d'aprovació pot encara aprovar o rebutjar automàticament si ho configures d'aquesta manera.