Cet article s'adresse aux : employés et administrateurs.
Retrouvez le bouton Nouvelle dépense (Ajouter dans l'application mobile) pour pouvoir ajouter une dépense ou téléverser une facture, un reçu ou un ticket. C'est presque toujours parce que vous n'avez pas encore été ajouté à Dépenses, ce qu'un administrateur peut corriger en une minute. Les employés peuvent essayer les étapes 4 et 5 ; les étapes 1 à 3 s'adressent à votre administrateur.
Comprendre pourquoi le bouton est absent
Vue d'ensemble
Sur le web, Nouvelle dépense se trouve en haut de Mes dépenses > Mes notes de frais. Dans l'application mobile, Ajouter se trouve en bas de l'écran Dépenses.
Mode d'emploi
- Êtes-vous utilisateur de Dépenses ? (Une personne à qui un administrateur a donné accès à Dépenses.) Si votre entreprise paie Dépenses par utilisateur, seuls les utilisateurs de Dépenses peuvent créer des dépenses, administrateurs compris. Un administrateur vous ajoute dans Dépenses > Dépenses des employés > ⋯ > Ajouter des utilisateurs. Consultez Comment ajouter des personnes à Dépenses ?
- Votre entreprise paie-t-elle par utilisateur ? Si la section Dépenses de Paramètres > Autorisations affiche Peut créer une dépense, ce n'est pas le cas : un administrateur active cette autorisation pour votre groupe. Si elle n'apparaît pas, votre entreprise paie par utilisateur (étape 1). Consultez Comment définir les rôles et les autorisations dans Dépenses ?
- Ce type de dépense est-il activé ? La dépense ordinaire, les frais kilométriques et les indemnités journalières sont activés ou désactivés pour toute l'entreprise dans Paramètres > Notes de frais > Types de dépense. Un type désactivé n'apparaît pas dans le menu.
- Dans l'application mobile, êtes-vous sur l'onglet Groupes ? Sur l'onglet Groupes, Ajouter crée uniquement un groupe. Passez à l'onglet Dépenses.
- Actualisez. Après avoir été ajouté, actualisez la page ou rouvrez l'application.
Conseils et bonnes pratiques
- Administrateurs : ajoutez les personnes à Dépenses dès leur arrivée, afin que leur première dépense ne soit pas bloquée.
- Si vous utilisez les cartes Factorial, ajoutez d'abord le titulaire de la carte à Dépenses : les paiements par carte deviennent des dépenses de cette personne.
- Voir aussi : Comment créer une dépense ? · Comment ajouter des personnes à Dépenses ? · Comment choisir les types de dépenses que les employés peuvent créer ?
Dépannage et FAQ
Dépannage
Je ne peux pas ajouter de dépense ni téléverser mon reçu ou mon ticket : il n'y a pas de bouton.
Le téléversement fait partie de la création d'une dépense ; sans bouton Nouvelle dépense (ou Ajouter), vous ne pouvez donc pas téléverser non plus. Suivez les étapes 1 à 4.
Je suis administrateur et je ne vois toujours pas Nouvelle dépense.
Les administrateurs doivent aussi être utilisateurs de Dépenses (si votre entreprise paie par utilisateur) : disposer de toutes les autorisations ne suffit pas. Ajoutez-vous, ou demandez à un autre administrateur. Vous avez besoin de l'autorisation Gérer l'abonnement pour ajouter des personnes.
Je vois la page Dépenses mais pas le bouton.
C'est le cas le plus fréquent : la page est ouverte à tout le monde, sans message d'erreur, mais le bouton ne l'est pas. Suivez les étapes 1 et 2.
Je ne trouve pas Dépenses dans le menu.
Cherchez Mes dépenses > Mes notes de frais. S'il n'y figure pas, Dépenses n'est peut-être pas activé pour votre entreprise (demandez à votre administrateur), ou votre compte n'est peut-être pas encore actif : les personnes qui n'ont pas atteint leur date d'entrée ne voient que l'Espace de bienvenue.
Je vois Nouvelle dépense mais pas Téléverser des reçus, Ajouter un groupe ou Indemnité journalière.
Téléverser des reçus n'apparaît que si One, notre assistant IA, est activé pour vous. Ajouter un groupe n'apparaît que si les groupes de dépenses sont activés (Paramètres > Notes de frais, sous Configuration > Groupes de dépenses). Indemnité journalière nécessite l'étape 3 et doit être disponible pour votre entreprise. Au moins un type reste toujours activé.
J'obtiens « L'employé [nom] ne peut pas créer de dépenses ».
Cette personne n'est pas utilisateur de Dépenses (si votre entreprise paie par utilisateur), ou le type de dépense choisi est désactivé. Voir les étapes 1 et 3.
Un collègue ne peut pas voir Dépenses > Dépenses des employés.
Cette page affiche les dépenses d'autres personnes. Il faut Peut voir et télécharger « Dépenses » pour ses subordonnés directs et indirects, les équipes que l'on dirige ou toute l'entreprise, ou avoir été sollicité pour approuver une dépense. Consultez Comment définir les rôles et les autorisations dans Dépenses ?
FAQ
1. Pourquoi une personne ne voit-elle pas Nouvelle dépense alors que ses collègues la voient ?
Chaque personne est vérifiée individuellement. Si votre entreprise paie par utilisateur, elle ne figure pas dans la liste Utilisateurs de Dépenses (Paramètres > Abonnement). Sinon, son groupe d'autorisations n'a pas Peut créer une dépense. Comparez-la avec un collègue.
2. Suis-je autorisé à soumettre des dépenses ?
Oui, si vous voyez Nouvelle dépense (web) ou Ajouter (application mobile) dans votre liste de dépenses. Sinon, demandez à votre administrateur de vérifier que vous figurez dans Paramètres > Abonnement > Utilisateurs de Dépenses (cliquez sur la flèche pour ouvrir Gérer les utilisateurs de Dépenses, la liste complète).
3. Comment m'ajouter à Dépenses ?
Seul un administrateur disposant de l'autorisation Gérer l'abonnement peut ajouter des personnes, vous y compris. Demandez à votre administrateur RH ou finance, ou suivez Comment ajouter des personnes à Dépenses ? si vous en êtes un.
4. J'ai été ajouté mais je ne vois toujours pas le bouton. Pourquoi ?
Actualisez la page ou rouvrez l'application. Si le bouton est toujours absent, vérifiez les étapes 2 à 4, puis contactez notre équipe d'assistance.