Aquest article és per a: admins, aprovadors/es i treballadors/es.
Factorial avisa les persones adequades quan una despesa les necessita: els/les aprovadors/es quan hi ha alguna cosa pendent d'aprovació, i els/les treballadors/es quan la seva despesa s'aprova, es rebutja o necessita canvis. Ningú no ha d'anar enviant missatges per recordar res.
Notificacions que envia Factorial
Descripció general
Les notificacions arriben a la safata d'entrada de Factorial, per correu electrònic i com a notificacions automàtiques a l'app mòbil, segons la notificació i les preferències de cada persona.
| Qui | Quan |
|---|---|
| Aprovadors/es | Una despesa o un grup de despeses espera la seva aprovació. També els apareix a la safata d'entrada com a tasca. |
| El/la treballador/a | La seva despesa s'ha aprovat, s'ha rebutjat o necessita canvis. Algú ha creat una despesa en nom seu. Un cop per setmana, si té despeses encara en esborrany. Després d'un pagament amb targeta Factorial, una notificació automàtica amb l'import i el comerç li demana el rebut. |
L'equip de finances no rep cap avís automàtic quan una despesa queda totalment aprovada: afegeix-hi una notificació personalitzada (consulta més avall).
Com fer-ho
Cada persona tria com rep les notificacions:
- Fes clic a la campana del costat del teu nom, a la part inferior de la barra lateral, per obrir Notificacions, i després fes clic a l'engranatge de la part superior del panell.
- Cerca la notificació, per exemple despesa, o desplaça't fins a la secció Despeses.
- Marca o desmarca Correu electrònic i Mòbil per a cadascuna.
Afegeix les teves alertes amb notificacions personalitzades
Descripció general
Fes servir les notificacions personalitzades per avisar algú de les despeses que importen al teu procés, per exemple «envia un correu electrònic a finances quan s'aprovi una despesa de més de 1.000 €». Els correus electrònics personalitzats depenen del teu pla; el teu account manager t'ho pot confirmar.
Com fer-ho
- Ves a Configuració > Configuració avançada > Notificacions personalitzades.
- Crea una notificació personalitzada nova i tria un Activador, per exemple Quan s'aprova una despesa.
- Afegeix-hi condicions, per exemple que l'import sigui superior a 1.000.
- Tria l'acció, per exemple Envia un correu electrònic personalitzat a, i les persones que s'han d'avisar.
- Fes clic a Crea l'automatització (el botó que desa una notificació personalitzada).
Consells i bones pràctiques
- Reserva les notificacions personalitzades per als pocs casos que necessiten més atenció, perquè ningú no s'acostumi a ignorar-les.
- Els/les revisors/es que fan servir l'app mòbil reben les sol·licituds d'aprovació més ràpidament si tenen les notificacions automàtiques activades.
- Per decidir qui revisa una despesa, fes servir el flux d'aprovació, no les notificacions. Consulta Configura el flux d'aprovació.
Articles relacionats: Descobreix la safata d'entrada: notificacions i sol·licituds centralitzades · Configura el flux d'aprovació
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
Un/a revisor/a no ha rebut la sol·licitud d'aprovació.
Comprova que sigui el/la revisor/a correcte/a al flux d'aprovació i que no hagi desactivat el correu electrònic o les notificacions automàtiques de Nova despesa pendent. La sol·licitud sempre és a la seva safata d'entrada.
Un/a treballador/a diu que no rep cap avís quan se li aprova una despesa.
Demana-li que revisi Despesa revisada a la configuració de notificacions.
La meva notificació personalitzada no envia correus electrònics o no arriba a ningú.
Comprova quatre coses. Els correus electrònics personalitzats depenen del teu pla (el teu account manager t'ho pot confirmar). La notificació ha de tenir com a mínim una persona destinatària, i un assumpte i un missatge de correu electrònic. Les persones que encara no tenen accés a Factorial no la poden rebre. I l'activador i les condicions han de coincidir amb les despeses que esperes.
Preguntes freqüents
-
Puc desactivar les notificacions per a tota l'empresa?
No. Cada persona tria com rep les seves notificacions. Les notificacions obligatòries sempre es mantenen a la safata d'entrada.
-
Les notificacions es poden enviar només per correu electrònic?
Sí. Cada persona pot desactivar les notificacions automàtiques i mantenir el correu electrònic, i les notificacions personalitzades poden enviar un correu electrònic personalitzat.
-
L'equip de finances rep un avís quan s'aprova una despesa?
No per defecte. Afegeix una notificació personalitzada amb l'activador Quan s'aprova una despesa, o consulta la llista de despeses filtrada per estat.
-
Els/les treballadors/es reben recordatoris per afegir els rebuts?
Després de cada pagament amb targeta Factorial reben una notificació automàtica que els demana el rebut, i un cop per setmana, un recordatori si tenen despeses en esborrany.
-
Quins esdeveniments poden activar una notificació personalitzada?
Una notificació personalitzada es pot activar quan una despesa (o una despesa de quilometratge) es crea, està a punt per revisar, es rebutja o s'aprova. Pots afegir-hi condicions com l'import, la moneda o la categoria.
-
Què fa Desactiva totes les notificacions?
Desactiva totes les notificacions desactiva tots els correus electrònics i les notificacions automàtiques, excepte les obligatòries. Continuaràs veient les notificacions a la safata d'entrada de Factorial.
-
Quines notificacions de despeses estan activades per defecte per als/les aprovadors/es?
Els/les aprovadors/es reben Nova despesa pendent i Nou grup pendent per correu electrònic i al mòbil, tret que les desactivin.
-
ONE em pot enviar un resum periòdic de les despeses?
Sí, amb una rutina. Demana-ho a ONE, el nostre assistent d'IA, per exemple «Cada dilluns, envia'm les despeses pendents del meu equip», i ONE l'executarà amb aquesta periodicitat i t'enviarà el resultat per correu electrònic. Una rutina també pot actuar per tu, per exemple «Cada divendres, aprova les despeses del meu equip que compleixin la política i siguin de menys de 50 €». S'executa en nom teu, així que només pot aprovar el que podries aprovar tu. Les rutines s'executen sense que hi siguis, així que revisa les instruccions que et mostra ONE abans de desar la rutina. Consulta Descobreix què pot fer ONE a Despeses.
-
Els/les admins poden rebre una alerta per a cada despesa nova?
Sí, amb una notificació personalitzada. Tria l'activador Quan es crea una despesa i després Envia un correu electrònic personalitzat a els/les admins que ho han de saber. Cada persona també pot veure les despeses noves a Despeses > Despeses d'empleats si té permís per veure-les.
-
Com puc deixar de rebre els correus electrònics d'aprovació?
Cada aprovador/a desactiva Correu electrònic per a Nova despesa pendent i Nou grup pendent a la seva configuració de notificacions (campana > engranatge). No es poden desactivar per a tota l'empresa. La sol·licitud es manté a la seva safata d'entrada.
-
No vull rebre correus electrònics de despeses pujades o noves. Quina notificació he de desactivar?
Depèn de qui la rep. Aprovadors/es: Nova despesa pendent i Nou grup pendent. El/la treballador/a per a qui s'ha creat una despesa: Despesa registrada en nom meu. El/la treballador/a que ha enviat una despesa: Despesa revisada. Qualsevol persona amb esborranys: Despeses en esborrany. Exportacions: Exportació de despesa a punt, Exportació de despeses a punt, Exportació del grup de despeses a punt i Informe de despeses a punt. La decisió sobre un grup: Grup de despeses aprovat.
-
Com evito que una notificació personalitzada enviï correus electrònics a una persona?
Obre la notificació personalitzada a Configuració > Configuració avançada > Notificacions personalitzades i canvia'n els destinataris. Les notificacions personalitzades són independents de la configuració de notificacions de cada persona.
-
Qui rep l'avís quan se supera un pressupost o quan una exportació està a punt?
Els/les propietaris/àries del pressupost, la primera vegada que se supera l'import del pressupost. La persona que ha sol·licitat una exportació o un informe de despeses, quan està a punt per descarregar.
-
El flux d'aprovació pot avisar algú quan s'aprova o es rebutja una despesa?
No. El flux d'aprovació només té passos de revisió i aprovació o rebuig automàtics; no pot enviar missatges. Per avisar algú, per exemple finances quan s'aprova una despesa, fes servir una notificació personalitzada com s'ha descrit més amunt.