Cette fonctionnalité vous permet de créer des devis structurés et de convertir en un seul clic les devis approuvés, basés sur un projet, en projets entièrement configurés. Elle vous aide à lier directement la proposition commerciale à l'exécution du projet, en assurant la cohérence des budgets, des tarifs et des heures dès le départ.
Dans cet article, vous découvrirez le fonctionnement de l'outil de création de devis, quand l'utiliser et comment convertir un devis en projet sans perdre d'informations financières ou de planification.
Disponible uniquement pour les entreprises ayant souscrit au forfait Projets Entreprise .
Aperçu
L'outil de création de devis vous permet de créer et de gérer deux types de devis :
- Devis de produits (pour des biens ou des services ponctuels)
- Devis de projet (pour des travaux facturés au temps passé, des services ou des projets en cours)
Lorsqu'un devis de type projet est accepté , vous pouvez le convertir directement en projet. Toutes les informations clés (heures, rôles, tarifs et budget) sont automatiquement transférées afin de garantir la cohérence entre la vente et la livraison.
Quand et pourquoi l'utiliser
Utilisez le générateur de citations lorsque vous souhaitez :
- Établissez des devis structurés pour vos clients avant de commencer les travaux.
- Veillez à ce que la tarification et la planification du projet restent alignées.
- Évitez de ressaisir manuellement les données du projet après l'approbation du devis.
- Suivre les performances financières de la demande de devis à la livraison du projet
Il est particulièrement utile pour les équipes travaillant sur des projets au temps passé et aux matériaux utilisés ou sur des projets de services.
Comment utiliser
Créer un devis
- Dans votre barre latérale, accédez à Ventes
- Accédez à l'onglet Citations
- Cliquez sur +Nouveau devis
- Choisissez le type de devis :
- Produit (pour les articles uniques)
- Projet (pour des services ou un travail à temps fixe)
- Ajouter une phase
- Dans cette étape, cliquez sur Ajouter un article et sélectionnez Ajouter un produit
- Configurez les détails
- Complétez le résumé financier
- Cliquez à nouveau sur Ajouter un élément et sélectionnez Ajouter un rôle
- Configurez les détails
- Complétez le résumé financier
- Lors de l'ajout de rôles à un devis de projet, sélectionnez-les dans le catalogue des tâches.
- Répétez le processus dans les phases suivantes
- Allez dans l'onglet Détails et remplissez les informations.
- Enregistrer la citation
- Cliquez sur « Prêt à envoyer » dans le coin supérieur droit.
- Marquez-le comme accepté une fois que le client l'aura approuvé.
Convertir un devis en facture
- Ouvrir un devis de type projet accepté
- Cliquez sur « Créer une facture » dans le coin supérieur droit.
Transformer un devis en projet
- Ouvrir un devis de type projet accepté
- Cliquez sur « Créer un projet » dans le coin supérieur droit.
- Remplissez les informations requises
- Cliquez sur Créer un projet
Si le bouton « Convertir en projet » n’est pas visible, assurez-vous que le type de devis est bien « Projet » (et non « Produit ») et que le devis a bien été accepté . Vérifiez également que votre entreprise dispose de l’ abonnement Projects Enterprise .
Si les taux ou les heures ne sont pas transférés correctement, assurez-vous que les rôles professionnels sont sélectionnés dans le catalogue des emplois et vérifiez que le devis a été intégralement enregistré avant la conversion.
Si vous ne pouvez pas modifier les tarifs de facturation dans le devis, vérifiez que vous disposez des autorisations d'administrateur ou de modification de devis et assurez-vous que le devis n'est pas verrouillé en raison de son statut d'approbation.
Conseils et bonnes pratiques
- Assurez la cohérence des descriptions de poste en utilisant systématiquement le catalogue des emplois plutôt que les saisies manuelles.
- Vérifiez les tarifs de facturation avant de convertir le devis pour vous assurer de sa rentabilité exacte.
- Utilisez les devis de projet pour tout travail nécessitant un suivi du temps ou une budgétisation.
- Utilisez le lien entre le devis et le projet pour analyser la performance des marges après la livraison.
- Standardiser les stratégies budgétaires entre les équipes afin d'améliorer les rapports financiers
FAQ
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Que se passe-t-il lorsque je transforme un devis en projet ?
Le système crée un nouveau projet à partir des données du devis. Les heures, les taux horaires et les paramètres budgétaires sont automatiquement transférés et utilisés comme base de référence pour le projet.
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Puis-je modifier le projet après la conversion ?
Oui, vous pouvez modifier les détails du projet après sa création, mais le devis initial reste inchangé à des fins de traçabilité.
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Puis-je convertir un devis de produit en un projet ?
Non. Seuls les devis de type projet peuvent être convertis en projets.
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Le devis est-il toujours valable après conversion ?
Oui, le devis reste disponible et est lié au projet créé pour une navigation facile.