Les achats font référence au processus d'acquisition de biens, ainsi que les services ou les travaux réalisés auprès d'une source externe. Ceci comprend diverses étapes, telles que l'identification des besoins, la recherche de fournisseurs, la négociation des conditions et la gestion des contrats.
L'objectif des achats est d'obtenir les bons produits ou services au bon prix et de bonne qualité, en garantissant une livraison à temps et selon les exigences de l'entreprise.
Cette fonctionnalité est actuellement en test bêta. Pour participer à la phase de test, veuillez contacter votre gestionnaire de compte.
Flux d'approbation des achats
L'une des principales caractéristiques d'un processus d'achat est le flux d'approbation, qui organise l'ordre dans lequel les processus doivent suivre chaque demande. Le flux d'approbation ajoute un niveau supplémentaire de contrôle et de supervision.
Groupes d'approbation et paramètres de flux
Pour créer un processus d'approbation spécifique, vous devez créer un groupe d'approbation, et sous ce groupe, vous pouvez définir le flux spécifique.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Faites défiler jusqu'à Finance et cliquez sur Achats
- Cliquez sur Ajouter un groupe d'approbation
- Ajoutez un nom et une description (facultatif)
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Flux d'approbation
Le processus d'approbation est structuré en niveaux :
- Un ou plusieurs responsables d'approbation sont affectées à chaque niveau
- Pour passer au niveau suivant, les personnes chargées de l'approbation du niveau précédent doivent approuver la demande
Par défaut, l'admin est l'approbateur ou approbatrice du premier niveau d'approbation.
Pour modifier ou ajouter des responsables d'approbation :
- Vous pouvez ajouter d'autres responsables d'approbation au même niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône plus
- Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur les trois points
Pour ajouter des collaborateurs ou collaboratrices :
Après avoir défini le flux d'approbation, vous êtes prêt·e à affecter des membres du personnel.
Toutes les personnes affectées à un groupe d'approbation suivront le flux d'approbation qui a été défini.
Chaque personne ne peut être affectée qu'à un seul groupe d'approbation.
- Ouvrez l'onglet Collaborateurs
- Cliquez sur + dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez et ajoutez les personnes souhaitées
Autorisations d'approvisionnement
Deux autorisations peuvent être gérées :
- Restreindre les personnes pouvant faire des demandes
- Restreindre les personnes pouvant gérer les bons de commande
Comment créer une demande d'achat ?
Une fois les paramètres prêts, les collaborateurs et collaboratrices peuvent commencer à faire des demandes d'achat.
- Dans votre barre latérale, accédez à Mes dépenses
- Ouvrez Mes demandes
- Cliquez sur + Nouvelle demande
- Choisissez entre Nouveau produit ou service ou Logiciel
- Remplissez toutes les informations :
- informations générales
- Fournisseur
- Pièces jointes
- Une fois terminé, cliquez sur Envoyer pour approbation
Une fois qu'une demande d'achat a été envoyée pour approbation, la demande suivra le flux d'approbation qui a été défini pour la personne concernée dans le groupe d'approbation auquel elle appartient. Les mises à jour sur la demande seront envoyées dans les tâches > Notifications.
Comment approuver les demandes d'achat ?
💡 Pour faciliter la gestion des demandes d'achat, le ou la responsable d'approbation recevra également une notification de demande via les tâches, dans la section Demandes.
La personne chargée de l'approbation trouvera la demande d'achat dans Demande d'achat.
- Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
- Ouvrez Demandes d'achat
La liste des demandes d'achat aide les responsables d'approbation et les responsables finance à mieux comprendre le statut de toutes les demandes d'achat dont ils doivent avoir connaissance.
À partir de cette liste, en cliquant sur la flèche à droite, le ou la responsable d'approbation peut visualiser le détail de la demande et l'approuver.
💡 Commentaires sur la demande d'achat
Il est courant que la personne réalisant la demande et celle approuvant aient des informations à rajouter ou des questions. Utilisez la section Commentaires pour lancer une conversation directement dans la demande d'achat, rendant ainsi la communication plus aisée. Les personnes associées à la demande d'achat recevront des notifications chaque fois que de nouveaux commentaires seront ajoutés.
Liste des bons de commande
Les bons de commande sont des demandes d'achat approuvées avec tous les détails sur l'achat, le fournisseur et la personne ayant fait la demande.
Les demandes peuvent être exportées au format .csv ou Excel.
Fournisseurs
Chaque fois qu'une demande d'achat est créée, un nouveau fournisseur est également généré dans la section Fournisseurs. Ce fournisseur reste en mode « édition » tout au long du processus de demande, permettant aux responsables d'approbation et aux personnes prenant la décision finale de modifier les informations et d'assurer un archivage précis.
Vous avez la possibilité de créer un nouveau fournisseur directement depuis la section Fournisseurs. Ces fournisseurs seront alors disponibles dans la recherche lors des demandes d'achat.