Aquest article és per a: treballadors/es, aprovadors/es i equips de finances.
Has enviat una despesa amb un import, un projecte o un rebut incorrecte? Mentre espera l'aprovació, la pots recuperar tu mateix/a, corregir-la i tornar-la a enviar, sense haver de demanar a l'aprovador/a que la rebutgi.
Recupera una despesa pendent
Descripció general
Mentre una despesa està Pendent, el/la titular o el/la declarant la pot recuperar amb Torna a esborrany. La despesa torna a Esborrany, s'esborren les aprovacions que ja s'havien donat i, quan la tornes a enviar, passa pel flux d'aprovació actual de l'empresa des del primer pas.
Com fer-ho
Al web
- Ves a Les meves despeses > Despeses i obre la despesa pendent.
- Fes clic a Torna a esborrany i després a Restableix. Veuràs el missatge «La despesa s'ha desat com a esborrany».
- Fes clic a Edita, fes els canvis i fes clic a Desa.
- Fes clic a Envia per aprovar.
A l'app mòbil: obre la despesa des de Despeses, toca Torna a esborrany > Restableix, edita-la i toca Envia per aprovar.
Amb ONE: demana a ONE que recuperi la despesa. Si encara està pendent, la torna a esborrany.
Edita un esborrany o una despesa que t'han retornat
Com fer-ho
Pots editar una despesa de la qual ets titular o declarant mentre està en estat Esborrany o Canvis sol·licitats.
- Obre la despesa i fes clic a Edita.
- Fes els canvis i fes clic a Desa. Si intentes sortir sense desar, tria Continua editant o Descarta.
- Fes clic a Envia per aprovar.
Què es pot canviar en cada estat
| Estat | Editar | Eliminar | Recuperar o reiniciar |
|---|---|---|---|
| Esborrany, Canvis sol·licitats | Titular o declarant | Titular o declarant | — |
| Pendent | Només amb el permís Pot editar despeses en estat pendent | No | Titular o declarant: Torna a esborrany. Admins: Restableix el flux d'aprovació |
| Rebutjat | No | Només amb el permís Pot eliminar despeses manuals rebutjades | Admins: Restableix el flux d'aprovació |
| Aprovat | No | No | Admins: Restableix el flux d'aprovació |
| A la nòmina | No | No | Finances: Treu de la nòmina (torna a Aprovat). Cal el mateix permís que per afegir la despesa a la nòmina, i és possible que no es pugui fer si el període de nòmina està tancat |
| Enviat per ser pagat | No | No | Finances: elimina'n la sol·licitud de pagament a Tresoreria (torna a Aprovat) |
| Pagat | No | No | Finances: Desfés l'estat de pagada, només si s'havia marcat com a pagada a mà |
| Pagament revertit | No | No | — |
Consells i bones pràctiques
- Fes servir Torna a esborrany en lloc d'eliminar una despesa pendent: així conserves el rebut i les dades.
- Avisa l'aprovador/a amb un comentari si recuperes una despesa que estava a punt de revisar.
Articles relacionats: Consulta els estats i les alertes de les despeses · Elimina una despesa · Configura el flux d'aprovació
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
No veig Torna a esborrany.
La despesa ja no està Pendent (per exemple, ja s'ha aprovat) o no és teva: només el/la titular o el/la declarant la pot recuperar. Al web, busca-la a Les meves despeses > Despeses.
«Aquesta despesa ja no es pot tornar a esborrany».
L'estat ha canviat mentrestant; per exemple, s'acaba d'aprovar o de rebutjar.
«Aquesta despesa pertany a un grup i s'ha d'enviar a través del grup».
Un esborrany que forma part d'un grup de despeses s'envia juntament amb el grup, no tot sol. Obre el grup i envia-la des d'allà.
Preguntes freqüents
-
Com torno a enviar una despesa rebutjada?
No pots tornar a enviar la mateixa despesa. Crea'n una de nova amb les correccions (pots reutilitzar el rebut). Si el rebuig ha estat un error, demana a l'admin o a l'equip de finances que en restableixin el flux d'aprovació. Consulta Corregeix una despesa retornada o rebutjada.
-
Puc recuperar una despesa que ja s'ha aprovat?
No. Demana-ho a l'admin o a l'equip de finances: poden fer servir Restableix el flux d'aprovació.
-
Puc canviar el/la titular de la despesa?
Normalment no: el/la titular es defineix quan es crea la despesa. Consulta Afegeix una despesa en nom d'una altra persona.
-
L'aprovador/a veurà que l'he recuperada?
La despesa desapareix de la seva llista de pendents i hi torna quan la tornes a enviar, si encara forma part del flux d'aprovació.
-
Què diu la finestra de Torna a esborrany?
«Aquesta acció restableix el flux d'aprovació. Pots editar la despesa i tornar-la a enviar per aprovar.» Fes clic a Restableix per confirmar-ho; la despesa torna a Esborrany.
-
Què passa si recupero una despesa que forma part d'un grup de despeses?
Quan fas servir Torna a esborrany, la despesa surt del grup. La resta del grup continua el procés.
-
Puc recuperar diverses despeses pendents alhora?
Sí. A Les meves despeses > Despeses, pots tornar a esborrany una o diverses despeses pendents des de la llista.
-
Després de Torna a esborrany, puc eliminar la despesa en lloc de tornar-la a enviar?
Sí. Quan és un Esborrany, la pots editar, tornar a enviar o eliminar.
-
Què passa si surto del formulari d'edició sense desar?
Factorial t'ho pregunta abans: «Canvis sense desar. Si surts d'aquesta pàgina, es perdran els canvis.» Fes clic a Continua editant per tornar-hi o a Descarta per sortir sense desar.
-
Un/a aprovador/a o l'equip de finances poden editar una despesa pendent?
Sí, amb el permís Pot editar despeses en estat pendent: obre la despesa pendent i edita-la. Continua Pendent i l'aprovació no es reinicia.
-
Com poden els/les admins tornar a fer passar una despesa pel flux d'aprovació?
Amb el permís Pot restablir el flux d'aprovació de les despeses, obre una despesa pendent, aprovada o rebutjada i fes servir Restableix el flux d'aprovació. Torna a Pendent, al primer pas del flux d'aprovació. Això no permet que el/la treballador/a l'editi.
-
Com demano a ONE que recuperi una despesa?
Demana-ho a ONE, per exemple: «He enviat la despesa del taxi amb una descripció incorrecta, la pots recuperar?». Si encara està pendent, ONE la torna a esborrany i després et pot ajudar a corregir-la.
-
On puc recuperar una despesa pendent?
Al web, a l'app mòbil o demanant-ho a ONE. En tots tres casos, la despesa torna a Esborrany.
-
Quins pressupostos, projectes i centres de costos pot assignar ONE a la meva despesa?
Només els pressupostos i projectes als quals està assignat el/la titular de la despesa i que són vàlids en la Data del document de la despesa. ONE assigna un sol centre de costos per despesa: no pot repartir una despesa entre diversos centres de costos.
-
Què puc demanar a ONE quan no es pot enviar un esborrany?
Si no es pot enviar un esborrany perquè hi falta alguna cosa, digues a ONE com corregir-ho, per exemple: «Posa-la al projecte de l'oficina de Girona», «Imputa-la al pressupost de Màrqueting» o «Afegeix-hi el centre de costos Vendes». ONE també emplena un camp obligatori que falti si li dones la informació. Només assigna pressupostos i projectes als quals està assignat el/la titular de la despesa, i un sol centre de costos per despesa.
-
Puc editar o eliminar una despesa amb targeta Factorial?
No la pots eliminar, i l'import, el nom del comerç i la moneda no es poden canviar en cap estat. Mentre és un Esborrany, en pots editar els altres camps, com ara la categoria, la descripció o el projecte.
-
L'equip de finances pot treure una despesa de la nòmina?
Sí. En una despesa que està A la nòmina, l'equip de finances fa servir Treu de la nòmina i la despesa torna a Aprovat. Cal el mateix permís que per afegir la despesa a la nòmina, i és possible que no es pugui fer si el període de nòmina està tancat.