Aquest article és per a: admins i equips de finances.
Amb la configuració d'aprovació adequada, la majoria de les despeses s'aproven ràpidament i les persones només dediquen temps al que ho necessita. A continuació tens exemples a punt per adaptar a una startup, una pime i una multinacional, amb les frases exactes que pots donar a ONE, el nostre assistent d'IA. ONE les converteix en verificacions de despesa (la despesa compleix la política?) i en un flux d'aprovació (qui la revisa?).
Com funcionen juntes les dues peces
Visió general
- Les verificacions de despesa llegeixen cada despesa i li donen un resultat: Dins de la política, Advertència, Fora de la política o No s'ha pogut verificar.
- El flux d'aprovació decideix què passa després: aprovar automàticament, demanar la revisió d'una persona o rebutjar, segons les dades de la despesa i el resultat de les verificacions de despesa. Les regles fan referència a rols, com «el/la mànager del/de la treballador/a», així que el flux continua funcionant quan les persones canvien d'equip. Consulta totes les opcions a Configura el flux d'aprovació.
Què necessites: el permís Pot accedir a la configuració de despeses i tenir ONE activat a la teva empresa.
Com fer-ho servir
- Ves a Configuració > Despeses, fes clic a Verificacions de despesa a Automatitzacions i després a Edita les verificacions, i descriu la teva política. Consulta Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
- A Configuració > Despeses, fes clic a Flux d'aprovació a Configuració i després a Edita, i descriu qui aprova què. Consulta Configura el flux d'aprovació.
- Revisa a la pàgina el que ha preparat ONE i fes clic a Desa. No canvia res fins que deses.
Startup (fins a unes 50 persones)
Objectiu: rapidesa. Els/les fundadors/es no volen aprovar cafès i encara no hi ha equip de finances.
Demana el teu flux a ONE:
«Aprova automàticament les despeses que superin les verificacions de despesa i siguin inferiors a 100 €. Envia totes les altres al/a la mànager del/de la treballador/a. Si el/la treballador/a no té mànager, envia-les al/a la CEO.»
Pime (d'unes 50 a 500 persones)
Objectiu: que finances revisi el que és important sense frenar la resta.
Demana el teu flux a ONE:
«Aprova automàticament les despeses que superin les verificacions de despesa i siguin inferiors a 200 €. Envia les advertències i tot el que superi els 200 € al/a la mànager del/de la treballador/a. Després del/de la mànager, envia a l'equip de finances les despeses de més de 1.000 € i tot el que sigui fora de la política.»
Revisa el resum de ONE abans de desar (consulta la pregunta freqüent 5). Per afegir-hi més verificacions, consulta la pregunta freqüent 7.
Multinacional (diverses entitats legals o països)
Objectiu: el mateix control a tot arreu, amb equips de finances locals responsables de la seva entitat.
Demana el teu flux a ONE:
«Aprova automàticament les despeses que superin les verificacions de despesa i siguin inferiors a 150 €. Envia totes les altres al/a la mànager del/de la treballador/a. Després, envia les despeses de l'entitat legal d'Espanya a l'equip de finances d'Espanya i les de l'entitat legal d'Alemanya a l'equip de finances d'Alemanya. Com a últim pas, envia al/a la director/a financer/a les despeses de més de 5.000 €.»
Consells i bones pràctiques
- Comença per una cosa senzilla. Un o dos passos n'hi ha prou per a la majoria de les empreses. Afegeix passos només quan vegis una necessitat real.
- Decideix què passa amb les despeses que no s'han pogut verificar perquè no s'aprovi res sense que ningú ho miri.
- Fes servir rols, no noms, perquè el flux continuï funcionant quan algú entra o se'n va.
- Demana a ONE que t'expliqui el teu flux («explica'm el meu flux d'aprovació») i revisa'l un cop per trimestre.
Articles relacionats: Configura el flux d'aprovació · Verifica les despeses segons la teva política de despeses · Aconsegueix que el teu equip enviï bé les despeses a la primera
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
Una despesa ha arribat a la persona equivocada.
S'aplica la primera regla que coincideix. Assegura't que les regles específiques van abans que les generals i que el/la treballador/a té un/a mànager al seu perfil.
ONE no respon a la pàgina Flux d'aprovació.
Torna a carregar la pàgina i torna-ho a provar. Si el problema continua, contacta amb el suport.
Encara arriben massa despeses a una persona.
Mira quines verificacions donen advertències més sovint. Ajusta la regla o deixa que les advertències per sota d'un import petit s'aprovin automàticament.
Preguntes freqüents
-
Puc continuar triant els/les aprovadors/es per nivells, com abans?
Sí, amb les teves pròpies paraules: «primer el/la mànager i després finances» és un flux de dos passos.
-
Necessito les verificacions de despesa per automatitzar les aprovacions?
No. Pots aprovar automàticament només per import. Les verificacions de despesa ho fan més segur, perquè només passen les despeses que compleixen la teva política.
-
Les verificacions impedeixen que un/a treballador/a enviï una despesa?
No. Les verificacions mai no impedeixen enviar ni aprovar. El teu flux decideix què fer amb el resultat.
-
Què ha passat amb els nostres antics grups d'aprovació i polítiques de despeses?
Els grups d'aprovació s'han convertit en el teu flux d'aprovació i les polítiques de despeses, en verificacions de despesa, així que les teves regles s'han mantingut.
-
A l'exemple de la pime, ONE ha enviat a finances despeses amb una advertència. És normal?
Pot passar: ONE també pot enviar a finances les despeses amb una advertència, no només les que són fora de la política. Revisa el resum de ONE abans de desar i, si no és el que vols, digues-l'hi; per exemple: «envia a finances només les despeses fora de la política, no les advertències».
-
On són les verificacions de despesa i el flux d'aprovació a Configuració?
Tots dos són a Configuració > Despeses: Verificacions de despesa a Automatitzacions i Flux d'aprovació a Configuració.
-
Quines verificacions de despesa he d'afegir segons la mida de la meva empresa?
- Startup: les predefinides, més els teus un o dos límits reals; per exemple, «Àpats: 30 € per persona com a màxim».
- Pime: límits setmanals o mensuals per categoria, terminis (per exemple, 30 dies per enviar) i factures detallades amb IVA a partir d'un import.
- Multinacional: regles només per a algunes persones (per exemple, límits d'hotel diferents segons el país), verificacions de moneda i viatges en business o primera classe marcats amb una advertència.
-
Què passa si una despesa no coincideix amb cap de les meves regles?
Indica el que vols a la teva primera petició; per exemple, «envia totes les altres al/a la mànager del/de la treballador/a», com als exemples anteriors, perquè totes les despeses tinguin un pas següent. Després, revisa el resum de ONE abans de desar.