Votre flux d'approbation décide qui examine une dépense, et quand. Dans Factorial, vous le construisez avec One, notre assistant IA : décrivez votre politique d'approbation avec vos propres mots, One rédige le flux, et vous le vérifiez et l'enregistrez.

Pourquoi configurer votre flux d'approbation avec One

• Toute règle dont votre politique a besoin. Vous n'êtes pas limité à des options prédéfinies. Approuvez par montant, catégorie, équipe, projet, entité légale, commerçant, centre de coûts, ou tout mélange de ceux-ci, avec autant d'étapes que votre processus le nécessite.
• Approuvez automatiquement ce qui est déjà dans la politique. Si vous utilisez des vérifications de dépenses, One vérifie chaque dépense par rapport à votre politique de dépenses avant qu'elle ne soit examinée. Votre flux d'approbation peut agir sur le résultat : approuver automatiquement les dépenses qui sont dans la politique, envoyer des avertissements à un réviseur, et rejeter ou escalader ce qui est hors politique. Votre équipe ne passe du temps que sur les dépenses qui en ont besoin.
• Il continue de fonctionner lorsque votre entreprise change. Les règles pointent vers des rôles, comme "le responsable de l'employé", et non vers des noms fixes. Lorsque quelqu'un change d'équipe ou qu'un responsable part, le flux continue d'envoyer les dépenses à la bonne personne, et personne n'a besoin de l'éditer.
• Rien à apprendre. Pas de formulaires à remplir et pas de paramètres à régler. Écrivez votre politique comme vous l'expliqueriez à un collègue, et One s'en occupe.
• Vous restez en contrôle. One ne fait que rédiger. Vous voyez le flux complet sur la page, et rien ne change jusqu'à ce que vous cliquiez sur Enregistrer.
• C'est gratuit. Configurer et éditer votre flux d'approbation n'utilise pas de crédits One, quel que soit le plan.

Où trouver les flux d'approbation

1. Allez dans Paramètres et recherchez la configuration des Dépenses, ou allez dans Finance > Dépenses > Paramètres.
2. Ouvrez la section Flux d'approbation : "Règles qui décident qui examine une dépense, et quand."

Créez votre flux d'approbation

1. Cliquez sur Éditer le flux d'approbation. Le chat One s'ouvre, déjà configuré pour vous aider avec votre flux d'approbation.
2. Décrivez comment votre entreprise approuve les dépenses, en termes simples. Par exemple :
   • "Exiger qu'un responsable approuve les dépenses supérieures à 500 €"
   • "Approuver automatiquement les dépenses inférieures à 20 €"
   • "Envoyer les dépenses de voyage à la finance pour examen"
3. One rédige le flux et l'affiche sur la page, afin que vous puissiez le vérifier avant que quoi que ce soit ne change.
4. Si quelque chose ne va pas, continuez à discuter avec One pour l'ajuster, par exemple "demandez également au chef d'équipe pour les dépenses supérieures à 1 000 €".
5. Lorsque le flux semble correct, cliquez sur Enregistrer. Le nouveau flux s'applique aux dépenses soumises à partir de ce moment.

Ce que vous pouvez demander à One de faire

Vous pouvez combiner des règles dans le même flux. Par exemple :

• Demandez à quelqu'un de vérifier une dépense : un responsable, une personne spécifique, ou une équipe comme la finance.
• Approuver automatiquement les dépenses qui répondent à une condition, comme un faible montant.
• Rejeter automatiquement les dépenses qui enfreignent une règle. Vous choisissez le message que l'employé voit.
• Utiliser le résultat des vérifications de dépenses pour décider de ce qui se passe ensuite (voir ci-dessous).
• Basé des règles sur les détails des dépenses, tels que le montant, l'équipe, l'entité légale, le centre de coûts, le commerçant, le groupe de dépenses, la devise, le budget, ou les dates.

Automatiser les approbations avec des vérifications de dépenses

Les vérifications de dépenses examinent chaque dépense soumise par rapport à votre politique de dépenses, par exemple "Les personnes peuvent dépenser au maximum 100 € par semaine pour les repas" ou "Les repas supérieurs à 50 € nécessitent une facture détaillée indiquant la TVA". Vous les configurez avec One dans la section Vérifications de dépenses de vos paramètres de dépenses.

Chaque nouvelle entreprise commence avec un ensemble de vérifications recommandées déjà activées. Pour les modifier, allez dans Paramètres > Dépenses > Vérifications de dépenses > Éditer les vérifications. Chaque dépense vérifiée utilise 2 crédits IA. En savoir plus dans Vérifications de dépenses : comment chaque dépense est vérifiée avant approbation.

Chaque dépense vérifiée obtient l'un de ces résultats, et votre flux d'approbation peut l'utiliser :

Par exemple, demandez à One : "Approuvez automatiquement les dépenses qui passent les vérifications de dépenses, envoyez des avertissements au responsable de l'employé, et envoyez tout ce qui est hors politique à la finance."

Le flux d'approbation attend que les vérifications soient terminées avant de commencer, donc il agit toujours sur le dernier résultat.

Comment les règles sont appliquées

• Le flux commence lorsqu'un employé soumet une dépense pour examen. Cela n'affecte pas les brouillons.
• Les règles sont évaluées de haut en bas. La première qui correspond est celle qui s'applique.
• Les dépenses qui ne correspondent à aucune règle suivent la règle "Toutes les autres dépenses".
• Les réviseurs reçoivent la demande dans leur boîte de réception Factorial et par e-mail. Les dépenses dans le même rapport sont regroupées en une seule demande.

Éditez votre flux d'approbation

1. Allez dans Flux d'approbation et cliquez sur Éditer le flux d'approbation.
2. Dites à One ce que vous souhaitez changer, par exemple "supprimer l'étape finance pour les dépenses inférieures à 100 €".
3. Vérifiez le flux mis à jour et cliquez sur Enregistrer.

Lire votre flux sur la page

• Flux de travail simple : présenté sous forme de liste de règles que vous pouvez lire d'un coup d'œil.
• Flux de travail complexe : si le flux ne peut pas être affiché sous forme de liste simple, la page montre la définition complète que One a écrite. Pour comprendre ou changer cela, demandez à One dans le chat, par exemple "expliquez mon flux d'approbation".

Dépannage & FAQ

Dépannage

• "Ce flux de travail n'a pas pu être enregistré. Le brouillon de One n'a pas passé la validation. Demandez à One de le peaufiner et réessayez.
• Je ne vois pas le bouton Éditer le flux d'approbation. Vérifiez que One est activé pour votre entreprise et que vous avez l'autorisation de personnaliser les paramètres de dépenses.

FAQs

1. Puis-je toujours configurer le flux d'approbation manuellement, sans One ?
   Non. One est le seul moyen de configurer le flux d'approbation. C'est ce qui vous permet d'écrire toute règle dont votre politique a besoin, au lieu de choisir parmi une liste fixe d'options. Vous vérifiez toujours chaque changement et décidez de le sauvegarder ou non.
   
2. La configuration du flux d'approbation utilise-t-elle mes crédits One ?
   Non. Créer et éditer le flux d'approbation est gratuit sur chaque plan, y compris le plan gratuit One.
   
3. Dois-je mettre à jour le flux lorsque quelqu'un rejoint, change d'équipe ou part ?
   Non, tant que vos règles pointent vers des rôles, comme "le responsable de l'employé", et non vers des personnes spécifiques. Le flux choisit le bon réviseur chaque fois qu'une dépense est soumise.
   
4. Ai-je besoin de vérifications de dépenses pour utiliser le flux d'approbation ?
   Non. Le flux d'approbation fonctionne de manière autonome. Les vérifications de dépenses ajoutent un résultat de politique que votre flux peut utiliser pour approuver ou rejeter automatiquement des dépenses.
   
5. One n'a pas bien compris ma politique. Que dois-je faire ?
   Continuez à discuter avec One et dites-lui ce qu'il faut changer. Si vous êtes toujours bloqué, contactez notre équipe de support et nous vous aiderons à le configurer.
   
6. One change-t-il mon flux tout seul ?
   Non. One ne fait que rédiger. Le changement prend effet uniquement lorsque vous cliquez sur Enregistrer.
   
7. Que se passe-t-il avec mes anciens groupes d'approbation ?
   Ils ont été convertis en votre nouveau flux d'approbation, donc les dépenses continuent de suivre les mêmes règles. Pour les voir ou les modifier, ouvrez le Flux d'approbation ou demandez à One.