Qu'est-ce que Sage 200 ?
Sage 200 est un logiciel ERP axé sur la gestion financière, comptable, de la paie et des ressources humaines pour les entreprises de taille moyenne. Il permet la gestion des contrats, des calculs de paie, des cotisations de sécurité sociale, des compensations, des impôts et de la documentation des employés, garantissant un haut niveau de contrôle et de conformité légale.
Principaux avantages de l'intégration
- Élimination de la double saisie des données entre les ressources humaines et la paie
- Synchronisation bidirectionnelle des employés et des contrats
- Réduction des erreurs manuelles lors des embauches, des changements et des licenciements
- Centralisation des documents légaux (bulletins de paie, Modèle 145, certificats)
- Gestion des incidents de paie de Factorial à Sage
- Variables de paie
Fonctionnalités principales
- Création d'employés de Factorial → Sage
- Création d'employés de Sage → Factorial
- Synchronisation des données personnelles et contractuelles
- Gestion des licenciements et des fins de contrat
- Envoi automatique des documents de paie de Sage à Factorial
- Synchronisation des compensations (Factorial → Sage uniquement)
- Synchronisation des absences (Factorial → Sage uniquement)
- Synchronisation des variables de paie (Factorial → Sage uniquement)
Champs synchronisés
Nouvelles inscriptions d'employés
Données personnelles
| Champ | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nom complet | ✅ | ✅ |
| Type et numéro de document | ✅ | ✅ |
| Numéro de sécurité sociale | ✅ | ✅ |
| Numéro de téléphone | ✅ | ✅ |
| ✅ | ✅ | |
| Date de naissance | ✅ | ✅ |
| Genre | ✅ | ✅ |
| Nationalité | ✅ | ✅ |
| IBAN | ✅ | ✅ |
| Adresse | ✅ | ✅ |
| Ville | ✅ | ✅ |
| Province/État | ✅ | ✅ |
| Code postal | ✅ | ✅ |
| Pays | ✅ | ✅ |
| Code employé | ❌ | ✅ |
Données contractuelles
| Champ | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Date de début/fin de contrat | ✅ | ✅ |
| Date de début d'emploi | ✅ | ✅ |
| Titre de poste | ✅ | ✅ |
| Heures contractées | ✅ | ✅ |
| Heures annuelles/hebdomadaires maximales (Convention collective) | ✅ | ✅ |
| Pourcentage d'équivalent temps plein (ETP) | ✅ | ✅ |
| Jours de travail | ✅ | ✅ |
| Groupe de contribution | ✅ | ✅ |
| Catégorie professionnelle | ✅ | ✅ |
| Type de contrat | ✅ | ✅ |
| Salaire de base | ✅ | ✅ |
Modifications d'employés
Données personnelles
| Champ | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Nom complet | ❌ | ✅ |
| Type et numéro de document | ❌ | ✅ |
| Numéro de sécurité sociale | ❌ | ✅ |
| Numéro de téléphone | ✅ | ❌ |
| ❌ | ❌ | |
| Date de naissance | ❌ | ❌ |
| Genre | ✅ | ❌ |
| Nationalité | ❌ | ❌ |
| IBAN | ❌ | ❌ |
| Adresse | ✅ | ❌ |
| Ville | ❌ | ❌ |
| Province/État | ❌ | ❌ |
| Code postal | ✅ | ❌ |
| Pays | ✅ | ❌ |
| Code employé | ❌ | ✅ |
Données contractuelles
| Champ | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Date de début/fin de contrat | ❌ | ✅ |
| Date de début d'emploi | ✅ | ✅ |
| Titre de poste | ✅ | ✅ |
| Heures contractées | ✅ | ✅ |
| Heures annuelles/hebdomadaires maximales (Convention collective) | ✅ | ✅ |
| Pourcentage d'équivalent temps plein (ETP) | ✅ | ✅ |
| Jours de travail | ❌ | ❌ |
| Groupe de contribution | ✅ | ✅ |
| Catégorie professionnelle | ✅ | ✅ |
| Type de contrat | ✅ | ✅ |
| Salaire de base | ✅ | ✅ |
Licenciements
| Champ | Factorial → Sage | Sage → Factorial |
|---|---|---|
| Date de licenciement | ✅ | ✅ |
Absences (Factorial → Sage uniquement)
| Champ | Synchronisé |
|---|---|
| Date de début | ✅ |
| Date de fin | ✅ |
| Type d'absence | ✅ |
Documents (Sage → Factorial uniquement)
| Document | Synchronisé |
|---|---|
| PDF de bulletin de paie | ✅ |
| Certificat de retenue | ✅ |
| Modèle 145 | ✅ |
Compensations (Factorial → Sage uniquement)
| Document | Synchronisé |
| Variables | ✅ |
Dépenses (Factorial → Sage uniquement)
| Champ de dépense (sync_payload) | Description | Requis | Utilisation / destination dans Sage 200 |
| IDENTIFICATION | |||
| id | Identifiant de dépense dans Factorial | Oui | Référence de dépense sur l'écran Sage |
| syncable_sync_run_id | Identifiant de ligne de synchronisation | Oui | Retour d'état |
| EMPLOYÉ ET ENTREPRISE | |||
| employee_id | Employé | Oui | Localise l'employé par ID/NIE et NAF |
| legal_entity_id | Entreprise de dépense | Recommandé | Traçabilité |
| employee_company_identifier | Identifiant interne de l'employé | Recommandé | Code employé dans Sage |
| Données FINANCIÈRES | |||
| reimbursable_amount | Montant à rembourser (en cents) | Oui | Montant de l'incident de paie |
| currency | Devise | Non | Stocké comme référence |
| total_amount | Montant total des dépenses | Non | - |
| CLASSIFICATION | |||
| category_name | Catégorie de dépense | Oui | Détermine le concept de paie |
| category_id | Identifiant de catégorie | Non | Alternative si le nom n'est pas reçu |
| status | Statut de dépense | Oui | Filtre d'entrée |
| payment | Méthode de paiement | Non | Stocké comme référence |
| reimbursement_method | Méthode de remboursement | Non | Stocké comme référence |
| DATE ET DESCRIPTION | |||
| effective_on | Date de dépense | Oui | Année, mois et jour de l'incident |
| description | Description de la dépense | Non | Notes sur l'incident |
| merchant_name | Commerçant | Non | Colonne propre sur les dépenses s_ |
Quel est le flux attendu ?
- Nouvel employé
- Licenciement
- Modifications
- Variables de compensation
- Dépenses
Que fait cette intégration ?
Lorsqu'un employé enregistre une dépense dans Factorial (un voyage, une allocation de repas, des frais de déplacement, des fournitures de bureau...) et que son responsable l'approuve, cette dépense est automatiquement envoyée à Sage 200 afin qu'elle puisse être incluse dans la paie de l'employé, sans que personne n'ait à la saisir manuellement.
Moins de travail manuel, moins d'erreurs, et les dépenses atteignent la paie plus rapidement.
Comment cela fonctionne-t-il ? (en 5 étapes)
- Le client approuve la dépense dans Factorial. Seules les dépenses déjà approuvées (ou en statut "en paie") sont envoyées.
- Factorial notifie l'intégration qu'il y a de nouvelles dépenses prêtes à être envoyées.
- L'intégration examine chaque dépense : elle vérifie que l'employé, l'entreprise, le montant et la catégorie sont corrects.
- L'intégration identifie dans Sage à quel employé et à quel concept de paie chaque dépense correspond (par exemple, "Taxis" est automatiquement traduit en concept de paie "Voyage national").
- La dépense apparaît dans Sage 200, prête à être examinée par le responsable de la paie et incluse dans le calcul de la paie du mois.
Si quelque chose ne peut pas être traité (par exemple, un employé ne peut pas être trouvé ou un montant est vide), l'intégration affiche un message clair afin qu'il puisse être corrigé à temps, au lieu de perdre silencieusement la dépense.
Quelles informations sont envoyées ?
Pour chaque dépense, les données nécessaires sont envoyées afin que Sage 200 puisse l'identifier et la traiter correctement :
| Bloc Ce qu'il inclut À quoi cela sert | ||
|---|---|---|
| Identification | Numéro de dépense dans Factorial | Servir de référence dans Sage pour la traçabilité |
| Employé et entreprise | Employé, entreprise, code employé | Localise le bon employé dans Sage (par ID/NIE) |
| Données financières | Montant à rembourser, devise | C'est le montant incorporé dans la paie |
| Classification | Catégorie de dépense (par ex. "Allocation de repas", "Taxis") | Détermine quel concept de paie est utilisé dans Sage |
| Date et description | Date de dépense, description, commerçant | Localise la dépense dans le bon mois et ajoute du contexte |
Comment les catégories de dépenses sont-elles traduites en concepts de paie ?
Chaque catégorie de dépense dans Factorial a un concept de paie qui lui est assigné dans Sage 200. C'est le tableau que l'intégration utilise pour savoir "où va chaque dépense" :
| Catégorie dans Factorial Concept de paie dans Sage 200 | |
|---|---|
| Kilométrage | Kilométrage exonéré |
| Allocation de repas / Hébergement / Blanchisserie | Allocations de repas exonérées |
| Repas / Rafraîchissements | Allocation de repas |
| Compagnies aériennes, voitures de location, parking, carburant, péages, taxis, transports (public, privé ou par train) | Voyage national |
| Frais de passeport/visa | Voyage international |
| Internet, téléphone, fournitures de bureau, abonnements, formation, "Autre" | Dépenses de télétravail |
Ce tableau de correspondance peut être personnalisé en fonction des besoins de chaque client.
Que se passe-t-il si quelque chose ne va pas ?
L'intégration ne laisse pas les erreurs "en suspens" : elle fournit toujours un message spécifique sur ce qui s'est passé, afin qu'il puisse être résolu rapidement.
| Situation Ce que cela signifie Que faut-il faire | ||
|---|---|---|
| Dépense acceptée | Tout est correct | Rien, elle continue son processus dans Sage |
| Employé non trouvé | ID/NIE manquant ou l'employé n'existe pas | Vérifier les détails de l'employé |
| Entreprise non configurée | Cette entreprise n'est pas liée à Sage | Compléter la configuration avec GM Integra |
| Dépense non approuvée | La dépense n'est pas encore dans le bon statut | Approuver la dépense dans Factorial |
| Montant vide |
Champs qui ne sont pas synchronisés
- Changements d'IBAN de Factorial à Sage (nécessitent un incident de paie approuvé)
- Changements de DNI / NIE après la création de l'employé
- Changements d'email de Factorial à Sage
- Changements de contrat effectués dans Factorial (Sage est le système maître)
- Absences de Sage à Factorial
Considérations importantes
- Les nouvelles embauches et les changements critiques génèrent des incidents de paie dans Factorial qui doivent être validés.
- Sage → Factorial la synchronisation s'exécute toutes les 24 heures.
- Factorial → Sage la synchronisation est immédiate via le connecteur IRIS.
- Les documents ne sont transférés que s'ils sont stockés dans le Gestion Documentaire de Sage.
- La date de licenciement effective détermine quand l'employé devient inactif dans Factorial.
- Les informations d'adresse peuvent ne pas être transférées exactement.
- De Factorial → Sage, l'adresse est synchronisée dans le champ Adresse. Elle doit ensuite être manuellement séparée en type de rue, nom de rue et numéro, car ce sont trois champs séparés dans Sage.
- De Factorial → Sage, les deux noms de famille sont synchronisés dans Nom 1 dans Sage. Ils peuvent être séparés manuellement par la suite si nécessaire.
Questions Fréquemment Posées (FAQ)
-
Qui est GM Integra ?
GM Integra est notre partenaire officiel Sage et le développeur du connecteur entre Factorial et Sage.
-
L'intégration a-t-elle un coût ?
Oui, c'est le cas. Veuillez contacter votre responsable de compte pour évaluer une proposition.
-
L'intégration est-elle bidirectionnelle ?
Oui, mais avec des règles de système maître différentes selon le type de données.
-
La synchronisation des données est-elle immédiate ?
Pour Factorial → Sage, oui. Sinon, la synchronisation des données s'exécute une fois par jour, pendant la nuit.
-
Les absences sont-elles synchronisées dans les deux sens ?
Non. Les absences ne sont envoyées que de Factorial à Sage.
-
Que se passe-t-il si un champ requis est manquant ?
La synchronisation échoue et l'erreur est enregistrée sur irisconecta.com.
-
Quand les bulletins de paie sont-ils envoyés à Factorial ?
Lorsqu'ils sont générés dans Sage et enregistrés dans la Gestion Documentaire à l'aide de l'imprimante PDF de Sage.
-
Si j'ai un problème, où puis-je signaler des erreurs ?
Tous les problèmes doivent être signalés via le portail de tickets de GM Integra, IRIS. Vous recevrez un accès une fois l'intégration installée.