Les commentaires permettent aux approbateurs, aux responsables et aux employés d'échanger des informations directement dans la vue des dépenses. Cela garantit la transparence, maintient les discussions dans leur contexte et fournit une piste d'audit permanente. Dans Factorial , vous avez deux options principales.

1. Utilisez l'onglet Commentaires

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses → Dépenses employé
2. Ouvrir une dépense spécifique
3. Accédez à l'onglet Commentaires
4. Écrivez votre message dans la zone de texte :
   • Vous pouvez inclure du texte pour le contexte
   • Coller des liens (par exemple, des directives politiques ou des documents justificatifs)
   • Mentionnez vos coéquipiers avec @name pour les avertir directement
5. Les commentaires sont visibles par tous les utilisateurs ayant accès à la dépense, gardant tout au même endroit

2. Ajouter un commentaire lors d'une action (demander des modifications ou rejeter)

Lorsque vous choisissez Demander des modifications ou Rejeter , Factorial vous invite à laisser un commentaire :

• Utilisez cet espace pour expliquer pourquoi l’action a été entreprise (par exemple, « Reçu manquant » ou « Limite de repas dépassée »).
• L'employé sera automatiquement averti , afin qu'il sache quoi corriger ou pourquoi la dépense n'a pas été acceptée.

Conseils et bonnes pratiques

• Fournissez suffisamment de détails pour que l’employé comprenne l’étape suivante.
• Utilisez des @mentions si un autre approbateur, responsable ou collègue financier doit examiner le cas.
• Gardez vos commentaires concis et professionnels : ils restent une partie du dossier permanent des dépenses pour les audits.

FAQ

1. Les employés peuvent-ils répondre aux commentaires ?
   Oui, les employés peuvent répondre directement dans l’onglet Commentaires.
    
2. Les commentaires sont-ils visibles après le paiement d'une dépense ?
   Oui, tous les commentaires restent dans l’historique des dépenses.
    
3. Puis-je supprimer un commentaire ?
   Non, les commentaires font partie du dossier permanent pour des raisons de conformité.