Questo articolo delinea i passaggi da seguire per risolvere i problemi con l'integrazione DATEV LAUDS.

Come funzionano i programmi di busta paga DATEV?

DATEV offre due programmi di busta paga e comprendere le differenze tra di essi è importante per analizzare problemi di integrazione o sincronizzazione.

DATEV Lohn und Gehalt (LuG)

Questa è una soluzione di busta paga installata localmente / on-premise. La contabilità delle buste paga viene elaborata localmente piuttosto che interamente all'interno del centro dati DATEV. A causa di questa configurazione, l'accesso ai dati e i servizi dipendono spesso dal fatto che l'amministratore DATEV abbia stabilito una connessione DATEV sicura (ad esempio, tramite SmartCard, SmartLogin o un altro mezzo di accesso DATEV).

Se questa connessione autenticata non è attiva, i clienti potrebbero non essere in grado di comunicare correttamente con i sistemi DATEV. In tali casi, i tentativi di sincronizzazione o gli import falliscono perché non c'è una connessione DATEV attiva.

• Attivo tramite sistema locale: La SmartCard deve essere attiva (un token USB che deve essere collegato presso l'ufficio fiscale / azienda di contabilità).
• SmartCard non configurata: Nessuna connessione a DATEV è attiva e la sincronizzazione con DATEV non è possibile.

DATEV LODAS

LODAS viene elaborato tramite il centro dati DATEV / un ambiente cloud ed è generalmente classificato come una soluzione centralizzata. L'elaborazione dei dati e la contabilità delle buste paga avvengono attraverso l'infrastruttura DATEV ospitata piuttosto che tramite sistemi installati localmente (come nel caso di LuG).

Perché è importante per la sincronizzazione?

Quando le sincronizzazioni falliscono, la causa principale può variare a seconda del programma DATEV utilizzato.

• LuG: La connessione e l'autenticazione stabilite dall'amministratore DATEV sono spesso fattori critici. Se il login sicuro è inattivo, le integrazioni possono fallire (ad esempio, a causa dei requisiti della SmartCard dettagliati sopra).
• LODAS: I problemi con questo sistema sono più frequentemente legati a permessi, mappatura dei campi, configurazione dei dati o configurazione del servizio all'interno di DATEV, piuttosto che alla connettività del server locale.

Risoluzione avanzata dei problemi

1. Rivedere le impostazioni di integrazione

Scopri → Integrazioni → DATEV LAUDS → Impostazioni

Per completare la connessione, l'utente deve seguire tutti i passaggi dell'integrazione e cliccare su Salva alla fine.

Passo 1: Connessione all'account DATEV

• L'utente è connesso utilizzando il proprio SmartLogin personalizzato?
  • La connessione è stabile?
  • I seguenti dati sono visibili?
    • Numero del consulente
    • Programma di busta paga in uso
    • Nome utente
    • Data
    • Numero cliente

Passo 2: Connessione al Data Center (Server DATEV)

• È l'Unità Aziendale (Beschäftigungsbetrieb) connessa? Nota come “Betriebsstätte” in DATEV.
• Il sistema riporta che i dati devono essere aggiornati?

Passo 3: Tipi di salario

• È collegato almeno un tipo di salario base?
  • Salario base
  • Salario base orario
• I concetti di busta paga pertinenti sono stati creati all'interno delle impostazioni di compensazione?
• I concetti di busta paga sono mappati ai corretti codici di tipo di salario DATEV?
• I concetti destinati alla sincronizzazione sono completamente attivi e collegati nelle impostazioni di integrazione DATEV?

Passo 4: Assenze

• Tutti i tipi di assenza pertinenti sono stati creati in Impostazioni → Assenze → Tipi di assenza?
• I tipi di assenza sono mappati ai corretti codici di assenza DATEV?
• Solo i tipi di assenza che devono essere sincronizzati sono attivi?

Passo 5: Dipartimenti (opzionale)

• Solo rilevante se i dipartimenti in DATEV sono attivamente utilizzati.
• I team sono configurati correttamente?
• Nota che questi sono talvolta mappati tramite centri di costo in DATEV.

Controllo generale

• È già stata eseguita una prima elaborazione delle buste paga tramite il Data Center DATEV? Se non è mai stata effettuata un'elaborazione delle buste paga, non è possibile eseguire una sincronizzazione da Factorial a DATEV. L'integrazione richiede questa impronta storica sul server DATEV per riconoscere dove e come i tuoi dati trasferiti dovrebbero essere creati.

2. Rivedere l'Organizzazione

• Nota: Una sincronizzazione a DATEV è possibile solo se i seguenti campi dipendenti sono compilati in Factorial:
  • Nome
  • Cognome
  • ID Fiscale
  • Numero dipendente DATEV
• Verifica che tutti i dati rilevanti per la busta paga siano stati compilati nel contratto
  Organizzazione → Profilo dipendente → Contratti
  • Il tipo di salario base utilizzato in DATEV (salario base mensile o stipendio orario) deve essere configurato correttamente nel contratto del dipendente sotto Tipo di salario base.
  • Le ore lavorative e i giorni lavorativi devono essere creati accuratamente.
  • Qualsiasi compenso aggiuntivo deve essere aggiunto tramite Nuove condizioni → Aggiorna condizioni. Questo impedisce che i dati storici del contratto esistenti vengano sovrascritti e garantisce che la storia del contratto rimanga trasparente e tracciabile.
• Organizzazione → Profilo dipendente → Dettagli personali
  • Il numero di dipendente DATEV (DATEV-Personalnummer) deve essere compilato.
  • Il Numero di identificazione fiscale o Numero di previdenza sociale deve essere compilato.
  • Per rivedere le informazioni per tutti i dipendenti a colpo d'occhio, vai a Organizzazione → Persone → Seleziona tutto → Modifica dipendenti. Questo genererà una tabella con tutti i dati dei dipendenti.

3. Rivedere il Monitoraggio del Tempo

• Rivedere le regole per ore extra o bonus
  Impostazioni → Monitoraggio del Tempo → Politica di Monitoraggio del Tempo → Ore extra e speciali
  • Ore straordinarie
  • Bonus del weekend
  • Bonus notturni
  • Bonus festivi
     
• Queste regole sono configurate per essere compensate direttamente via Busta paga piuttosto che tramite Tempo libero o Banca delle ore?
• Verifica che le regole di monitoraggio del tempo siano collegate ai concetti di busta paga all'interno delle impostazioni di compensazione.
• Se ci sono bonus sovrapposti, assicurati che questa funzione specifica sia abilitata nelle tue impostazioni.
• Verifica che questi concetti di busta paga siano stati collegati al codice di tipo di salario DATEV corrispondente nelle impostazioni di integrazione sotto Scopri → Integrazioni → DATEV LAUDS → Impostazioni.
• Verifica che i fogli di presenza siano stati approvati e che il trasferimento al modulo di compensazione sia stato confermato sotto Monitoraggio del Tempo → Approvato.

4. Rivedere la Compensazione

• La compensazione aggiuntiva è esplicitamente fissata nel contratto del dipendente in modo che venga alimentata nel modulo di compensazione?

Compensazione → Cicli → Periodo

• Gli elementi variabili appaiono con una nota "Bis zu" (Fino a) e numeri grigi.
• Gli elementi di compensazione fissi appaiono in numeri neri semplici.
• Le voci manuali inserite direttamente nella tabella dei cicli appariranno come numeri neri.
  • Nota: Importa → Compensazione è destinato esclusivamente per il caricamento manuale di documenti in blocco per quel periodo specifico.
• Ricorda che la sincronizzazione da Factorial a DATEV deve sempre essere attivata manualmente.
• Verifica che i codici di tipo di salario siano correttamente collegati nelle impostazioni di integrazione.
• Alcuni concetti di busta paga potrebbero essere stati disattivati nelle impostazioni di compensazione, motivo per cui non sono più visibili nella "tabella dei cicli" o nelle impostazioni di integrazione?
• Verifica che ci sia ancora una connessione DATEV attiva con il rispettivo SmartLogin personalizzato dell'utente.

Impostazioni di Compensazione

• È stato disattivato un concetto di busta paga che deve essere sincronizzato? In tal caso, questo concetto non sarà più visualizzato nella "tabella dei cicli" o nelle impostazioni di integrazione.
• Le impostazioni degli incidenti sono state controllate o forse disattivate? Solo gli incidenti attivati generano un incidente per il modulo di compensazione.
  • Se Professionisti è attivo, le impostazioni degli incidenti possono essere attivate/disattivate solo dal consulente fiscale tramite Configurazioni in Professionisti. L'azienda/client giusta deve essere selezionata in anticipo.
• Verifica che i moduli Spese e Monitoraggio del Tempo siano configurati e collegati correttamente.

5. Rivedere i Professionisti

• Assicurati che il consulente fiscale sia stato precedentemente creato come dipendente esterno.
• Assicurati che il consulente fiscale abbia completato la propria registrazione
• Verifica che il loro stato sia impostato su "attivo".
• Verifica che il consulente fiscale abbia creato e ricevuto gli incidenti in base alla loro rilevanza per la busta paga.