Si gestiones les despeses d'altres persones (per exemple, si ets l'assistent que reserva els viatges d'un equip), pots introduir una despesa per a un/a altre/a treballador/a (assignar-l'hi) i enviar-la en nom seu. La despesa és seva: segueix el seu flux d'aprovació, se li reemborsa a ell/a i rep l'avís.

Declara una despesa en nom d'una altra persona

Descripció general

Pots declarar despeses ordinàries, de quilometratge i de dietes per a una altra persona. Abans de començar:

• Necessites el permís Afegir despeses noves en nom d'una altra persona. L'admin el configura a Configuració > Permisos, i en activar-lo també s'activen els permisos per crear i veure despeses.
• Depèn del teu pla. El teu account manager t'ho pot confirmar.
• Si la teva empresa paga per usuari, totes dues persones heu de ser usuaris/àries de Despeses.
• L'altra persona ha de ser en una entitat legal del mateix país que la teva.

Com fer-ho

Al web

1. Ves a Les meves despeses > Despeses i fes clic a Nova despesa > Despesa ordinària (o Quilometratge / Dieta).
2. A Puja un document, fes clic a Omet aquest pas. El formulari s'obre amb el camp Titular de la despesa (la finestra d'escaneig només crea despeses per a tu).
3. A Titular de la despesa, tria la persona per a qui és la despesa.
4. Afegeix el seu rebut al formulari i omple les dades.
5. Fes clic a Desa com a esborrany. La despesa mostra la persona com a Titular i tu com a Declarant.
6. Fes clic a Envia per aprovar.

A l'app mòbil

1. Obre Despeses, toca Afegeix i tria el tipus.
2. A Titular de la despesa, selecciona la persona.
3. Afegeix el rebut, completa el formulari i toca Envia per aprovar.

Amb ONE
Adjunta els rebuts i digues a ONE per a qui són, per exemple «crea aquestes despeses per a [nom]». Consulta Envia les despeses fent arribar els rebuts a ONE.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

No veig el camp Titular de la despesa (ni tan sols com a admin).
No n'hi ha prou de ser admin. Comprova quatre coses: que tens el permís, que el teu pla ho inclou, que ets usuari/ària de Despeses (si la teva empresa paga per usuari) i que no has començat a partir d'un rebut escanejat. Si és així, fes clic a Omet aquest pas a Puja un document per obrir el formulari amb Titular de la despesa.

La persona que necessito no és a la llista o no li puc assignar la despesa.
Pot ser que sigui en una entitat legal d'un altre país o que no sigui usuari/ària de Despeses (si la teva empresa paga per usuari). Consulta-ho amb l'admin.

«El/la treballador/a [nom] no pot crear despeses».
La persona que has triat no és usuari/ària de Despeses (si la teva empresa paga per usuari), o aquest tipus de despesa (ordinària, quilometratge o dieta) està desactivat a la teva empresa. Demana a l'admin que l'afegeixi (consulta Afegeix persones a Despeses) o que revisi Configuració > Despeses > Tipus de despesa, i torna-ho a provar.

«No es poden declarar despeses en nom d'aquest/a treballador/a».
Pels mateixos motius que l'anterior. L'admin pot revisar el teu permís i l'accés d'aquesta persona a Despeses.

Preguntes freqüents

1. És normal que no es pugui canviar el/la titular de la despesa?
   Sí. A l'app, el/la titular queda fixat/ada quan es crea la despesa. ONE pot assignar a una altra persona un esborrany que has creat a mà, si tens permís per declarar despeses en nom seu. Les despeses amb targeta i les que ja s'han enviat mai no canvien de titular. En qualsevol altre cas, elimina l'esborrany i torna'l a crear per a la persona correcta.
    
2. El/la treballador/a pot veure la despesa que he creat per a ell/a?
   Sí. El/la titular rep un avís («Nova despesa declarada en nom teu») i la veu a les seves Despeses.
    
3. Qui l'aprova?
   Les persones del flux d'aprovació del/de la titular, no del teu. El reemborsament va al/a la titular.
    
4. I si no tinc el rebut?
   Demana'n una còpia al/a la treballador/a. La majoria d'empreses exigeixen un rebut per enviar una despesa.
    
5. Puc continuar veient i canviant una despesa que he declarat per a una altra persona?
   Sí. També apareix a les teves Despeses i pots filtrar la llista per titular. Com a declarant, la pots editar, eliminar o enviar mentre sigui un esborrany, i recuperar-la amb Torna a esborrany mentre estigui Pendent.
    
6. ONE comprova que tinc permís per declarar despeses per a aquesta persona?
   Sí. Quan demanes a ONE que creï despeses per a una altra persona, comprova que tens permís i les crea a nom d'aquesta persona.
    
7. Puc deixar que una altra persona editi les meves despeses en esborrany?
   Només tu (el/la titular) i la persona que ha declarat la despesa podeu editar un esborrany. Si un/a assistent ha de gestionar les teves despeses, les pot declarar per tu amb els passos anteriors, i després tots dos podreu editar els esborranys. Una persona amb el permís Pot editar despeses en estat pendent pot canviar una despesa que ja és Pendent, però no un esborrany.
    
8. Un/a usuari/ària extern/a pot declarar despeses per a una altra persona?
   No. Només els/les treballadors/es poden declarar una despesa per a una altra persona. Un/a usuari/ària extern/a (algú amb accés a Factorial però sense perfil de treballador/a, com ara un/a assessor/a extern/a) no pot fer-ho, ni tan sols amb el permís, perquè Factorial comprova que la persona que declara la despesa sigui treballador/a d'una entitat legal del mateix país que el/la titular de la despesa.