Respostes ràpides a les preguntes més habituals dels/de les treballadors/es sobre com declarar despeses a Factorial, des de crear-ne una fins a cobrar-ne el reemborsament. Cada resposta remet a l'article complet quan necessites els passos.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

No trobo el botó Nova despesa.
Si la teva empresa paga per usuari, t'han d'afegir com a usuari/ària de Despeses; si no, necessites el permís per crear despeses. Consulta-ho amb l'admin de RH o de finances. Consulta Descobreix per què no veus Despeses o el botó Nova despesa.

Factorial ha llegit malament el rebut.
Corregeix els camps a l'esborrany abans d'enviar-lo. Tot el que omple es pot editar. Consulta Descobreix per què no es puja el rebut o per què s'ha llegit malament.

No puc enviar-la: «No es pot enviar per aprovar».
Falta un camp obligatori, sovint el rebut. El missatge indica què falta.

He pagat amb la targeta Factorial però no hi ha cap despesa.
Les despeses amb targeta apareixen com a esborranys quan el pagament s'ha completat. Si no hi ha cap pagament, segurament el pagament amb targeta s'ha rebutjat: en aquest cas reps la notificació «Pagament a [comerç] rebutjat». Demana a l'admin que revisi la teva targeta. Consulta Troba un pagament amb targeta que no apareix a Factorial.

Preguntes freqüents

1. Quina és la manera més ràpida de declarar una despesa o d'afegir-ne una que ja he pagat?
   Comença pel rebut: a l'app mòbil, ves a Despeses > Afegeix > Despesa ordinària; al web, Les meves despeses > Despeses > Nova despesa > Despesa ordinària. Puja el rebut o fes-ne una foto, comprova les dades que ha omplert Factorial i fes clic a Envia per aprovar. Consulta Crea una despesa.
    
2. Tinc diversos rebuts. Els he de crear un per un?
   No. Tria Puja rebuts i ONE, el nostre assistent d'IA, crearà una despesa per a cada rebut. Consulta Envia les despeses fent arribar els rebuts a ONE.
    
3. Quins tipus de despeses puc declarar?
   Despesa ordinària (un rebut o una factura), quilometratge (desplaçaments de feina amb el teu vehicle, calculats amb la tarifa de la teva empresa) i dieta (un import diari per als viatges). La teva empresa decideix quins tipus estan activats. Consulta Demana el reemborsament del quilometratge i Demana el reemborsament de les dietes.
    
4. Necessito un rebut?
   Per a les despeses ordinàries, sí per defecte: no pots enviar la despesa sense rebut (un/a admin el pot fer opcional si el vostre pla permet personalitzar el formulari). Per al quilometratge i les dietes no cal escanejar cap rebut. Consulta Gestiona les despeses sense rebut.
    
5. He perdut el rebut. Què faig?
   Demana'n una còpia al comerç o descarrega la factura des de la reserva o el teu compte. Si no pots, pregunta a l'equip de finances quin justificant accepten. Consulta Gestiona les despeses sense rebut.
    
6. Quins fitxers puc pujar?
   PDF, PNG, JPG o JPEG. Les fotos d'iPhone (HEIC) es converteixen automàticament. Consulta Descobreix per què no es puja el rebut o per què s'ha llegit malament.
    
7. Puc editar una despesa que ja he enviat?
   Mentre estigui Pendent, sí: obre-la, fes clic a Torna a esborrany i confirma-ho amb Restableix, edita-la i fes clic a Envia per aprovar. Si un/a revisor/a t'ha demanat canvis, edita-la i torna-la a enviar; un cop aprovada, rebutjada o pagada, ja no la pots editar. Consulta Edita o recupera una despesa.
    
8. M'han rebutjat una despesa. Com la torno a enviar?
   No pots tornar a enviar tu mateix/a una despesa rebutjada. Llegeix el motiu a la despesa i crea'n una de nova amb les correccions. Si el rebuig ha estat un error, demana a algú amb el permís corresponent (l'admin o l'equip de finances) que en restableixi el flux d'aprovació: tornarà a Pendent. Consulta Corregeix una despesa retornada o rebutjada.
    
9. He creat la mateixa despesa dues vegades.
   Elimina la còpia mentre sigui un esborrany. Si les has enviat totes dues, recupera'n una amb Torna a esborrany i elimina-la. Consulta Gestiona les despeses duplicades.
    
10. No puc seleccionar la meva tarifa de quilometratge o de dietes.
    La teva empresa assigna les tarifes per entitat legal o a persones concretes. Demana a l'admin que t'afegeixi a la tarifa correcta. Consulta Configura les tarifes de quilometratge i dietes.
     
11. El rebut és en una altra moneda. Què hi he de posar?
    Introdueix l'import i la moneda que indica el rebut. Factorial el converteix a la moneda en què se't reemborsa, amb el tipus de canvi de la data del rebut. Consulta Introdueix correctament els imports d'una despesa.
     
12. Quan cobro el reemborsament?
    Després de l'aprovació, l'equip de finances te la reemborsa amb la nòmina (A la nòmina), per transferència bancària (Enviat per ser pagat) o la marca com a Pagat. Pregunta-li quin calendari segueix. Consulta Consulta els estats i les alertes de les despeses.
     
13. Quines notificacions rebo?
    Per exemple, quan una despesa s'aprova, es rebutja o se't retorna perquè hi facis canvis («Despesa revisada»), quan tens esborranys pendents («Despeses en esborrany») i quan algú declara una despesa en nom teu. Pots activar o desactivar cadascuna a la configuració de notificacions. Consulta Configura les notificacions i les alertes de despeses.
     
14. Qui pot veure les meves despeses?
    Tu, les persones que les revisen i les persones a qui la teva empresa dona permís per veure despeses (per exemple, l'equip de finances).
     
15. Per què m'han rebutjat la despesa?
    Obre la despesa: el motiu del/de la teu/teva aprovador/a apareix a la part superior. Afegir un motiu és opcional, així que, si no n'hi ha cap, pregunta-ho a l'aprovador/a, per exemple en un comentari. Consulta Corregeix una despesa retornada o rebutjada.
     
16. Qui ha d'aprovar ara la meva despesa?
    Obre la despesa pendent: l'Historial d'aprovació mostra els passos ja fets i qui l'ha d'aprovar ara. També ho pots preguntar a ONE, el nostre assistent d'IA, per exemple «Qui ha d'aprovar ara la meva despesa del taxi?». Consulta Descobreix per què una despesa està encallada a Pendent o amb un/a aprovador/a incorrecte/a.
     
17. Puc rebre una bestreta abans d'un viatge?
    No. Despeses no té bestretes: pagues, declares la despesa i se't reemborsa un cop aprovada. Consulta Descobreix què fa Despeses per la teva empresa.
     
18. Com faig un informe de despeses d'un viatge?
    Crea un grup de despeses per al viatge, afegeix-hi les despeses (rebuts, quilometratge, dietes) i envia-ho tot per aprovar d'una vegada. Consulta Agrupa les despeses d'un viatge.
     
19. Què he de posar si he passat la nit fora en un viatge de feina?
    Declara l'hotel com a Despesa ordinària amb la factura. Per a un import diari de viatge, fes servir Dieta si la teva empresa ho té activat. Consulta Demana el reemborsament de les dietes.
     
20. Com pujo les despeses mèdiques?
    Declara-les com qualsevol altra despesa: Despesa ordinària, amb el rebut adjunt. Si la teva empresa reemborsa les despeses mèdiques és una decisió seva, així que pregunta-ho a l'equip de finances.