Aquest article és per a: treballadors/es, aprovadors/es, admins i equips de finances.
Una despesa que t'han retornat (Canvis sol·licitats) es corregeix i es torna a enviar tal com està. Una despesa Rebutjada s'ha de tornar a crear o, si el rebuig ha estat un error, l'ha de reobrir un/a admin. Un/a admin també pot reobrir una despesa Aprovada que no s'hauria d'haver aprovat.
Corregeix una despesa que t'han retornat
Com fer-ho
- Obre la despesa des de la notificació o des de Les meves despeses > Despeses.
- Llegeix el motiu que ha indicat l'aprovador/a a la part superior de la despesa.
- Fes clic a Edita, canvia el que t'han demanat i fes clic a Desa. Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, es tornen a fer immediatament.
- Fes clic a Envia per aprovar. La despesa torna a estar Pendent i torna a entrar al flux d'aprovació.
A l'app mòbil, obre la despesa des de Despeses, edita-la i toca Envia per aprovar. Per saber-ne més sobre com editar-la, consulta Edita o recupera una despesa.
Corregeix una despesa rebutjada
Descripció general
Una despesa rebutjada no es pot editar ni tornar a enviar: l'has de tornar a crear. Si el rebuig ha estat un error, demana a l'admin o a l'equip de finances que en restableixin el flux d'aprovació.
Com fer-ho
- Obre la despesa rebutjada i llegeix-ne el motiu.
- Crea una despesa nova amb les dades corregides i el rebut. Consulta Crea una despesa.
- A la descripció, indica que substitueix la despesa rebutjada.
- Fes clic a Envia per aprovar.
Restableix el flux d'aprovació d'una despesa rebutjada o aprovada (admins i finances)
Descripció general
Serveix per a un rebuig fet per error o per a una aprovació que no s'hauria d'haver fet. La mateixa despesa torna a Pendent, al primer pas del flux d'aprovació, i en conserva el rebut, les dades i l'historial. Funciona amb despeses en estat Pendent, Aprovat i Rebutjat, però no quan ja estan A la nòmina, en estat Enviat per ser pagat o Pagat. Necessites el permís Pot restablir el flux d'aprovació de les despeses; normalment, els/les aprovadors/es no el tenen.
Com fer-ho
- Ves a Despeses > Despeses d'empleats i filtra per Estat > Rebutjat (o Aprovat).
- Selecciona la despesa, fes clic a Restableix el flux d'aprovació a la barra inferior i confirma-ho amb Restableix («Segur que vols restablir el flux d'aprovació?»). Des del menú d'accions d'una fila, s'aplica immediatament, sense confirmació. En tots dos casos, l'estat canvia a Pendent (la despesa surt de la llista de rebutjades) i l'historial d'aprovació mostra una nova hora de sol·licitud.
Consells i bones pràctiques
- Comprova el resultat de la política abans d'enviar la despesa. Si la teva empresa fa servir les verificacions de despesa, la despesa t'indica si és probable que te la tornin, perquè la puguis corregir abans.
- Respon exactament al que t'han demanat, perquè no te la tornin dues vegades.
- Mantén l'IBAN actualitzat al teu perfil, a Informació bancària, si la teva empresa reemborsa les despeses per transferència bancària.
- Aprovadors/es: feu servir Sol·licita canvis quan el/la treballador/a pugui corregir el problema. Reserveu Rebutja per a les despeses que l'empresa no hauria de pagar mai, com ara les personals o les duplicades.
- Aprovadors/es: indiqueu sempre un motiu quan rebutgeu una despesa. El/la treballador/a el veu i sap què ha de fer.
- Admins: afegiu un comentari quan restabliu una despesa rebutjada, perquè l'historial mostri per què s'ha reobert.
Articles relacionats: Crea una despesa · Aprova, rebutja o retorna una despesa · Descobreix per què una despesa està encallada a Pendent o amb un/a aprovador/a incorrecte/a · Consulta els estats i les alertes de les despeses
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
No puc editar la meva despesa.
Pots editar les despeses en estat Esborrany o Canvis sol·licitats. Si està Pendent, primer fes clic a Torna a esborrany. Les despeses en estat Aprovat, Rebutjat i Pagat no es poden editar: si està rebutjada, crea una despesa nova o demana que se'n restableixi el flux d'aprovació.
No veig Torna a esborrany.
La despesa ja no està Pendent (per exemple, s'ha aprovat, rebutjat o retornat) o no és teva ni l'has creada tu.
«L'import reemborsable no pot superar l'import del rebut».
L'import que demanes que et reemborsin supera el permès: l'import del rebut o, si les monedes són diferents, fins a un 5 % més que l'import convertit. Redueix l'Import reemborsable. Mentrestant, pots desar la despesa com a esborrany, però no la pots enviar.
He pagat en una altra moneda i el banc m'ha cobrat més que l'import convertit.
Pots demanar fins a un 5 % més que l'import convertit per cobrir petites diferències, però no més. Contacta amb l'equip de finances. Consulta Introdueix correctament els imports d'una despesa.
He enviat la despesa corregida, però l'aprovador/a no l'ha vista.
Està esperant a la seva Safata d'entrada. Si és urgent, avisa'l/la que l'has enviada.
No veig Restableix el flux d'aprovació.
No tens el permís Pot restablir el flux d'aprovació de les despeses o la despesa ja està a la nòmina, enviada per ser pagada o pagada. Demana-ho a l'admin de Despeses.
He fet clic a Restableix el flux d'aprovació al menú d'accions d'una fila i sembla que no ha passat res.
Des del menú d'accions d'una fila, l'acció s'aplica immediatament, sense finestra de confirmació ni missatge. Comprova l'estat de la despesa (Pendent) i l'historial d'aprovació, que mostra una nova hora de sol·licitud.
Després de restablir-la, la despesa ha anat al/a la mateix/a aprovador/a que l'havia rebutjada.
És normal: en restablir-lo, el flux d'aprovació torna a començar des del primer pas. Avisa l'aprovador/a que el rebuig va ser un error.
Preguntes freqüents
-
Com torno a enviar una despesa rebutjada?
No pots tornar a enviar tu mateix/a la mateixa despesa. Crea'n una de nova amb les correccions o, si el rebuig ha estat un error, demana a l'admin o a l'equip de finances que en restableixin el flux d'aprovació.
-
On veig per què m'han retornat o rebutjat la despesa?
A la part superior de la despesa, a Les meves despeses > Despeses.
-
L'aprovador/a sabrà que he corregit la despesa?
Sí: quan fas clic a Envia per aprovar, li torna a arribar com a sol·licitud pendent.
-
Si es restableix el flux d'aprovació, la despesa torna a esborrany?
No. Torna a Pendent, al primer pas, amb les mateixes dades. No torna al/a la treballador/a.
-
L'aprovador/a que ha rebutjat la despesa pot desfer el rebuig?
Només si també té el permís Pot restablir el flux d'aprovació de les despeses.
-
Puc eliminar una despesa rebutjada?
Només les persones amb el permís Pot eliminar despeses manuals rebutjades, i només si són despeses manuals, no amb targeta.
-
Quan cobraré els diners?
Depèn de com reemborsa les despeses la teva empresa: amb el sou (A la nòmina) o per transferència bancària (Enviat per ser pagat i després Pagat). Un cop està Pagat, els diners poden trigar una mica a arribar al teu compte. Pregunta a l'equip de finances quines dates de pagament segueix.
-
He vist un error abans que l'aprovador/a me'l demanés. Què faig?
Mentre la despesa encara està Pendent, fes clic a Torna a esborrany per recuperar-la, corregeix-la i torna-la a enviar. Consulta Edita o recupera una despesa.
-
Em reemborsaran una despesa rebutjada?
No. Una despesa Rebutjada no es reemborsa. Llegeix el motiu a la despesa i, després, crea'n una de nova o demana que se'n restableixi el flux d'aprovació.
-
Com faig el seguiment de la despesa fins que me la paguen?
Obre Les meves despeses > Despeses i consulta'n l'estat: Pendent (esperant l'aprovador/a), Canvis sol·licitats (has de corregir alguna cosa), Aprovat (pendent de pagament), A la nòmina (es paga amb el sou), Enviat per ser pagat (la transferència bancària és de camí) o Pagat. Consulta Consulta els estats i les alertes de les despeses.
-
He de fer alguna cosa quan un/a admin restableix la meva despesa rebutjada?
No. La mateixa despesa torna a Pendent amb el rebut i les dades, i l'aprovador/a la torna a revisar.
-
Què passa després que un/a admin restableixi el flux d'aprovació d'una despesa rebutjada?
La despesa torna a estar Pendent i el/la primer/a aprovador/a rep la sol·licitud. Si cal corregir alguna cosa de la despesa, ara l'aprovador/a pot fer servir Sol·licita canvis perquè el/la treballador/a la pugui editar.
-
Què vol dir Canvis sol·licitats?
L'aprovador/a ha fet clic a Sol·licita canvis: la despesa et torna amb el motiu a la part superior. Corregeixes la mateixa despesa i la tornes a enviar, sense haver-ne de crear una de nova.
-
Es pot desfer l'aprovació d'una despesa?
Ni el/la treballador/a ni l'aprovador/a no ho poden fer. Una persona amb el permís Pot restablir el flux d'aprovació de les despeses la pot restablir: torna a Pendent, al primer pas, i els/les aprovadors/es tornen a decidir. No funciona si ja està A la nòmina, en estat Enviat per ser pagat o Pagat: primer cal desfer aquests estats (consulta Reemborsa les despeses amb la nòmina i Marca una despesa com a pagada o desfés-ho).