Sie können jetzt Unternehmensrichtlinien für Handbücher erstellen, importieren und aktualisieren, indem Sie mit One chatten. One hilft Ihnen, Richtlinien basierend auf den Entscheidungen Ihres Unternehmens zu entwerfen, bestehende Inhalte zu überarbeiten und Änderungen vor dem Speichern oder Veröffentlichen zu überprüfen. So können Sie Richtlinien direkt in Ihrem Arbeitsablauf verwalten, ohne das Gespräch zu verlassen, um sie manuell zu aktualisieren.
Übersicht
One hilft Administratoren, Unternehmensrichtlinien für Handbücher durch ein Gespräch zu erstellen und zu pflegen. Sie können One bitten, eine neue Richtlinie zu schreiben, ein bestehendes Dokument zu importieren oder eine veröffentlichte Richtlinie zu aktualisieren.
One führt Sie durch den Prozess, indem es nach den Informationen fragt, die es benötigt, anstatt Unternehmensregeln oder -entscheidungen zu erfinden. Zum Beispiel kann One beim Erstellen einer Richtlinie zur Gehaltsüberprüfung nach Anspruchsberechtigung, Beträgen und Genehmigern fragen.
Die Funktion umfasst folgende Möglichkeiten:
- Richtlinien aus dem Chat erstellen: Beschreiben Sie die benötigte Richtlinie, und One hilft, den Inhalt basierend auf den Entscheidungen Ihres Unternehmens zu entwerfen.
- Bestehende Dokumente importieren: Fügen Sie eine PDF-, DOCX- oder Markdown-Datei an. One verwendet den Inhalt des Dokuments und bewahrt die Formulierung.
- Bestehende Richtlinien aktualisieren: Bitten Sie One, spezifische Abschnitte zu überarbeiten, ohne nicht verwandte Inhalte zu ändern.
- Änderungen in der Vorschau anzeigen: Überprüfen Sie die Richtlinie in einer Leinwand, die zeigt, wie sie im Handbuch aussehen wird. Geänderte Abschnitte sind hervorgehoben.
- Änderungen vor dem Speichern genehmigen: Jede Erstellungs-, Aktualisierungs- und Veröffentlichungsaktion erfordert eine Genehmigung über eine Bestätigungskarte.
- Steuern, wer auf eine Richtlinie zugreifen kann: Veröffentlichen Sie sie für das gesamte Unternehmen oder ausgewählte rechtliche Einheiten, Standorte, Teams oder Rollen.
- Bestätigung anfordern und Erinnerungen senden: Konfigurieren Sie Bestätigungsanforderungen und Erinnerungen beim Veröffentlichen einer Richtlinie.
Neue Richtlinien werden als private Entwürfe gespeichert. Mitarbeiter können darauf nicht zugreifen, bis Sie sie veröffentlichen. Wenn Sie eine bestehende veröffentlichte Richtlinie aktualisieren, sehen die Mitarbeiter weiterhin die veröffentlichte Version, bis Sie sie erneut veröffentlichen.
One kann auch Richtlinien erstellen oder aktualisieren, die Teil anderer Arbeitsabläufe sind, die von Handbuchrichtlinien abhängen, wie z.B. Gehaltsüberprüfungen.
Wann und warum man es verwenden sollte
Verwenden Sie One, wenn Sie eine neue Handbuchrichtlinie erstellen, ein bestehendes Dokument importieren oder eine bestehende Richtlinie überarbeiten müssen.
Zum Beispiel:
- Erstellen Sie eine Richtlinie zur Gehaltsüberprüfung, indem Sie Anspruchsberechtigungen, Beträge und Genehmiger definieren.
- Importieren Sie eine bestehende Unternehmensrichtlinie aus einem PDF- oder DOCX-Dokument.
- Aktualisieren Sie einen spezifischen Abschnitt einer veröffentlichten Richtlinie, ohne das gesamte Dokument neu zu schreiben.
- Bereiten Sie eine Richtlinie für ein bestimmtes Team, einen bestimmten Standort oder eine rechtliche Einheit vor.
- Überprüfen und veröffentlichen Sie aktualisierte Richtlinien mit Bestätigungsanforderungen und Erinnerungen.
Diese Funktion hilft Ihnen, genaue Unternehmensrichtlinien zu pflegen, während Sie die Kontrolle über den Inhalt und den Zeitpunkt, wann Mitarbeiter darauf zugreifen können, behalten.
So verwenden Sie es
- Öffnen Sie One in Factorial
- Beschreiben Sie, was Sie tun möchten. Sie können One bitten:
- Eine neue Richtlinie zu erstellen
- Ein bestehendes Dokument zu importieren
- Eine bestehende Richtlinie zu aktualisieren
Zum Beispiel könnten Sie fragen: „Erstellen Sie eine Richtlinie zur Gehaltsüberprüfung für unser Unternehmen“
- Wenn Sie ein bestehendes Dokument haben, fügen Sie es als PDF-, DOCX- oder Markdown-Datei an
- Geben Sie die erforderlichen Informationen an. Abhängig von der Richtlinie kann dies Folgendes umfassen:
- Anspruchsberechtigungen
- Beträge oder Limits
- Genehmigungszuständigkeiten
- Andere spezifische Regeln für Ihr Unternehmen
- Überprüfen Sie den Entwurf und die Vorschau
- Wenn Sie eine bestehende Richtlinie aktualisieren, hebt die Vorschau die Abschnitte hervor, die sich geändert haben
- One bereitet die Richtlinie vor und zeigt eine Leinwandvorschau, wie sie im Handbuch aussehen wird
- Genehmigen Sie die Änderungen
- Konfigurieren Sie das Publikum. Sie können es für:
- Das gesamte Unternehmen
- Bestimmte rechtliche Einheiten
- Bestimmte Standorte
- Bestimmte Teams
- Bestimmte Rollen
- Veröffentlichen Sie die Richtlinie
- Die Richtlinie wird gemäß Ihrer Konfiguration dem ausgewählten Publikum zur Verfügung gestellt
Neue Richtlinien werden als private Entwürfe gespeichert, sodass die Erstellung einer Richtlinie sie nicht automatisch für Mitarbeiter verfügbar macht.
Wenn Sie eine veröffentlichte Richtlinie aktualisieren, sehen die Mitarbeiter weiterhin die zuvor veröffentlichte Version, bis Sie die Änderungen veröffentlichen.
Tipps und bewährte Praktiken
- Geben Sie klare Unternehmensentscheidungen an. Sagen Sie One, welche Regeln Ihr Unternehmen vereinbart hat, anstatt sich darauf zu verlassen, dass es Beträge, Anspruchsberechtigungen oder Genehmigungskriterien bestimmt.
- Importieren Sie bestehende Dokumente, wenn möglich. Wenn Ihr Unternehmen bereits eine Richtlinie hat, hilft das Anhängen des Dokuments One, mit Ihren bestehenden Inhalten zu arbeiten.
- Überprüfen Sie hervorgehobene Änderungen sorgfältig. Überprüfen Sie beim Aktualisieren einer Richtlinie die überarbeiteten Abschnitte, um sicherzustellen, dass sie Ihre Absichten widerspiegeln und dass der Rest der Richtlinie genau bleibt.
- Verwenden Sie Entwürfe, um Inhalte vor der Veröffentlichung zu überprüfen. Neue Richtlinien bleiben privat, bis Sie sie veröffentlichen.
- Wählen Sie das richtige Publikum aus. Überprüfen Sie, ob die Richtlinie unternehmensweit oder nur für bestimmte rechtliche Einheiten, Standorte, Teams oder Rollen gelten sollte.
- Konfigurieren Sie Bestätigungen und Erinnerungen, wenn nötig. Diese Optionen können Ihnen helfen, das Bewusstsein der Mitarbeiter für wichtige Richtlinien zu steuern.
- Halten Sie Richtlinien aktuell. Überprüfen Sie Richtlinien, wenn sich Unternehmensregeln oder -prozesse ändern, insbesondere wenn andere Arbeitsabläufe von ihnen abhängen.
FAQ
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Kann One eine Richtlinie von Grund auf neu erstellen?
Ja. Beschreiben Sie die benötigte Richtlinie, und One wird nach den erforderlichen Unternehmensentscheidungen fragen, um sie zu entwerfen.
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Kann ich eine bestehende Richtlinie importieren?
Ja. Sie können eine PDF-, DOCX- oder Markdown-Datei anhängen. One verwendet den Inhalt des Dokuments und bewahrt die Formulierung.
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Kann One eine bestehende Richtlinie aktualisieren, ohne das gesamte Dokument zu ändern?
Ja. Sie können One bitten, spezifische Abschnitte zu überarbeiten. Die Vorschau hebt die geänderten Abschnitte hervor, sodass Sie diese vor der Genehmigung der Aktualisierung überprüfen können.
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Werden neue Richtlinien automatisch veröffentlicht?
Nein. Neue Richtlinien werden als private Entwürfe gespeichert. Sie sind für Mitarbeiter nicht verfügbar, bis Sie sie veröffentlichen.
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Kann ich Änderungen vor dem Speichern oder Veröffentlichen einer Richtlinie überprüfen?
Ja. One zeigt eine Leinwandvorschau, wie die Richtlinie im Handbuch aussehen wird, wobei die geänderten Abschnitte hervorgehoben sind. Jede Erstellungs-, Aktualisierungs- und Veröffentlichungsaktion erfordert ebenfalls eine Genehmigung über eine Bestätigungskarte.
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Kann ich wählen, wer eine Richtlinie sieht?
Ja. Sie können eine Richtlinie für das gesamte Unternehmen oder für bestimmte rechtliche Einheiten, Standorte, Teams oder Rollen veröffentlichen.
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Kann ich von Mitarbeitern verlangen, eine Richtlinie zu bestätigen?
Ja. Sie können Bestätigungsanforderungen und Erinnerungen beim Veröffentlichen einer Richtlinie konfigurieren.
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Was passiert, wenn ich eine veröffentlichte Richtlinie aktualisiere?
Mitarbeiter sehen weiterhin die bestehende veröffentlichte Version, bis Sie die aktualisierte Richtlinie erneut veröffentlichen.
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Kann One Richtlinien verwalten, die von anderen Arbeitsabläufen benötigt werden?
Ja. One kann die Handbuchrichtlinien erstellen oder aktualisieren, die von anderen Arbeitsabläufen wie Gehaltsüberprüfungen benötigt werden, sodass Sie ohne das Gespräch zu verlassen fortfahren können.
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Ist diese Funktion jetzt verfügbar?
Ja. Diese Funktion ist bereits in Produktion verfügbar.