Gràcies al nostre OCR amb tecnologia d'IA, els errors de càrrega de rebuts no són gaire comuns, però si experimenteu algun error, no us preocupeu perquè la majoria es poden solucionar ràpidament. A continuació, teniu els tipus de fitxer acceptats, les causes habituals, les solucions directes, els passos específics per a cada rol i consells preventius perquè els rebuts es carreguin de manera neta i l'OCR funcioni correctament.

Tipus de fitxer acceptats

• Factorial accepta: PDF, PNG, JPG, JPEG i XML .
• Si proveu un altre format, convertiu el fitxer a un d'aquests abans de carregar-lo.

Problemes i solucions habituals

1. Mala qualitat de la foto o error d'OCR
   • Causa: Foto borrosa, amb poca llum, arrugada o retallada.
   • Correcció: Torna a fer la foto: bona il·luminació, mantén-la ferma, omple el marc, aplana el rebut, evita els reflexos. Fes servir una aplicació d'escàner per crear un PDF clar si cal.
2. Tipus de fitxer no compatible
   • Causa: Intentant carregar HEIC, TIFF o altres formats.
   • Correcció: Converteix a JPG o PDF al telèfon o a l'ordinador i després puja'l.
3. El fitxer és massa gran o s'ha superat el temps d'espera de càrrega
   • Causa: Fotografia de molt alta resolució o xarxa lenta.
   • Correcció: Reduïu la resolució de la imatge o comprimiu el PDF, proveu una xarxa o Wi-Fi més ràpida o pengeu-lo des de l'escriptori.
4. Rebuts de diverses pàgines o molt llargs
   • Causa: Rebut de més d'una foto.
   • Correcció: Combineu diverses fotos en un sol PDF o adjunteu diverses imatges si el sistema ho permet. Preferiu un sol PDF per a rebuts llargs.
5. Fitxer corromput o mal format
   • Causa: Fitxer malmès durant la transferència o l'exportació.
   • Correcció: Torneu a exportar o torneu a desar el fitxer, canvieu-li el nom sense caràcters especials i torneu-lo a carregar.
6. Problemes amb la càmera o els permisos de l'aplicació mòbil
   • Causa: L'aplicació no té permís de càmera o d'emmagatzematge, o bé cal actualitzar-la.
   • Correcció: concedeix permisos de càmera i emmagatzematge, actualitza l'aplicació, reinicia el dispositiu o puja des del web.
7. Extracció OCR incorrecta o incompleta
   • Causa: Disseny deficient, incompatibilitat d'idiomes, lletra a mà o fonts inusuals.
   • Correcció: Editeu els camps analitzats manualment al formulari de despeses o adjunteu una còpia escanejada més clara. Si l'OCR no inclou línies d'impostos, afegiu-les manualment.
8. Problema amb el nom del fitxer o els caràcters especials
   • Causa: Noms de fitxer molt llargs o caràcters no estàndard.
   • Correcció: Canvieu el nom del fitxer amb un nom ASCII curt i torneu-ho a provar.
9. Xarxa, navegador o tallafocs que bloquegen les càrregues
   • Causa: Interferències del tallafocs corporatiu, la VPN o l'extensió del navegador.
   • Correcció: Prova un navegador diferent, desactiva les extensions, prova el mode d'incògnit o canvia de xarxa. Comprova les regles de la VPN o del tallafocs.
10. Factura XML no processada correctament
    • Causa: Format XML incorrecte o camps obligatoris de la factura que falten.
    • Correcció: Confirmeu que l'XML sigui l'estàndard que espera el vostre equip de finances o adjunteu-ne una còpia en PDF a més de l'XML.

Resolució de problemes pas a pas: empleat

1. Torneu a fer la foto amb bona il·luminació, fons pla i totes les cantonades visibles.
2. Si el rebut és llarg, combina les fotos en un sol PDF.
3. Assegureu-vos que el tipus de fitxer sigui PDF, PNG, JPG, JPEG o XML.
4. Si la càrrega falla, prova-ho des del navegador de l'escriptori o des d'una altra xarxa.
5. Si l'OCR ha extret dades incorrectes, corregiu els camps del formulari de despeses abans d'enviar-lo.
6. Si res funciona, desa el fitxer i contacta amb l'administrador o el suport tècnic amb el fitxer adjunt.

Què haurien de provar els directius i els administradors de finances

• Demana a l'empleat que torni a penjar una còpia escanejada o un PDF més nítid.
• Comproveu si el fitxer adjunt apareix al detall de la despesa; si hi apareix però l'OCR és incorrecte, editeu els camps analitzats manualment.
• Confirma que les versions web i de l'aplicació estiguin actualitzades per a tot l'equip.
• Si diversos usuaris informen d'errors, comproveu les polítiques de xarxa de l'empresa o les quotes d'emmagatzematge amb el departament de TI.
• Si sospiteu que hi ha un problema sistèmic, recopileu exemples i contacteu amb el suport Factorial .

Consells de captura preventiva: expliqueu-ho als vostres usuaris

• Fes fotos amb llum natural o sota una làmpada, no a contraluz.
• Col·loqueu el rebut sobre una superfície plana i fosca i ompliu l'enquadrament de la càmera.
• Suavitza les arrugues, evita les vores doblegades.
• Mantingueu la càmera fixa i utilitzeu una aplicació d'escàner per a rebuts llargs.
• Feu servir el PDF per a rebuts llargs o de diverses pàgines.
• Anomena els fitxers amb noms ASCII curts si els deses abans de pujar-los.

Quan contactar amb el suport Factorial

Poseu-vos en contacte amb l'assistència tècnica quan les càrregues fallin tot i haver intentat les solucions anteriors o si la interfície d'usuari es comporta de manera estranya. Proporcioneu:

• ID de despesa (si escau).
• Captura de pantalla d'un error o d'una càrrega fallida.
• El fitxer que has intentat carregar.
• Dispositiu i sistema operatiu, versió de l'aplicació o navegador i versió, i hora de l'intent.
• Això ajuda el servei d'assistència a reproduir i solucionar el problema més ràpidament.