Aquest article és per a: equips financers i administradors.
Factorial crea una despesa per cada pagament acceptat amb una targeta Factorial, i espera fins que el titular de la targeta afegeixi el rebut. Aquí tens com trobar les despeses de targeta que encara falten i acabar-les abans del final del mes. Un pagament està llest per als teus llibres un cop té el seu rebut, categoria, projecte, centre de costos i IVA; One, el nostre assistent d'IA, omple la majoria d'això quan el titular de la targeta envia el rebut.
Troba les despeses de targeta que encara falten el rebut o detalls
Visió general
Una despesa de targeta es manté en Borrador fins que el titular de la targeta afegeix el rebut i l'envia, o One l'envia per ells. Així que les despeses de targeta que encara estan en Borrador estan esperant un rebut o un camp requerit. No hi ha un filtre de "rebut perdut": utilitza els filtres de targeta i d'estat a continuació. Necessites permís per veure les despeses de les persones que estàs comprovant.
Com utilitzar
- Vés a Despeses > Despeses dels empleats.
- Filtra el Tipus de despesa per Factorial Targeta i Estat per Borrador.
- Opcionalment, filtra la Data del document pel mes, o Propietari per persona.
- Obre una despesa per veure què falta. Si un camp requerit està buit, mostra Revisa els detalls de la teva despesa amb Camp requerit perdut i els noms dels camps.
- Pide al titular de la targeta que la completi amb un comentari sobre la despesa. Vegeu Com deixo un comentari sobre una despesa?.
Fes que els titulars de targeta les acabin per la seva compte
Visió general
Factorial ja fa el seguiment per tu:
- En cada pagament: el titular de la targeta rep un Nou pagament de targeta que demana el rebut. Amb One, s'obre Afegeix el teu rebut i One completa la despesa.
- Cada setmana: el recordatori de Despeses en borrador s'envia per correu electrònic i notificació cada dilluns a les 08:00 en la zona horària de cada empleat, per a borradors datats des del primer dia del mes anterior, targeta i manual.
- camps requerits: fes que camps com projecte o centre de costos siguin obligatoris al formulari de despesa. One els demana quan coincideix amb un rebut, i la despesa els marca fins que estiguin omplerts. Vegeu Com puc triar què demana el formulari de despesa?.
- Revisió: les despeses de targeta segueixen el teu flux d'aprovació i les comprovacions de despeses com qualsevol altra despesa. Vegeu Com puc comprovar les despeses contra la meva política de despeses?.
Consells i bones pràctiques
- Executa el filtre Factorial Targeta + Borrador setmanalment, no només al final del mes.
- Pide a los titulares de la targeta que afegeixin el rebut de la notificació de pagament: triga segons, i One fa la coincidència.
- Articles relacionats: Reconciliació de targetes: què significa i com funciona · Com es coincideixen els pagaments de targeta amb les despeses i els rebuts? · Com tanco el mes en Despeses? Una llista de verificació per a finances · Com estableixo notificacions i alertes de despeses?
Resolució de problemes i FAQ
Resolució de problemes
- Un titular de targeta va enviar el rebut, però la despesa de targeta encara està en Borrador. One no va coincidir amb el rebut, així que va crear una despesa manual separada. Pregunta al titular de la targeta que suprimeixi la despesa manual i afegeixi el rebut a la despesa de targeta. Vegeu Com es coincideixen els pagaments de targeta amb les despeses i els rebuts?.
- No veig els borradors propis d'un empleat a la llista. Els borradors que les persones creen elles mateixes es mantenen privats fins que els envien. Els borradors de targeta es mostren perquè Factorial els va crear.
FAQ
1. Hi ha un filtre per a despeses sense rebut?
No. Les despeses de targeta en Borrador són les que encara esperen el seu rebut. Per a una despesa que ja s'ha enviat, obre-la per comprovar el seu rebut.
2. Puc canviar el dia o l'hora del recordatori de Despeses en borrador?
No. El recordatori de Despeses en borrador s'envia cada dilluns a les 08:00 en la zona horària de cada empleat i no es pot configurar. Cada persona pot triar correu electrònic o notificació per a això en les seves configuracions de notificació.
3. El recordatori de Despeses en borrador va als gestors o finances?
No. Va a cada persona sobre els seus propis borradors. Factorial no envia als gestors o finances un resum dels borradors d'altres persones.
4. La notificació de Nou pagament de targeta es repeteix si el rebut encara falta?
No. La notificació de Nou pagament de targeta s'envia una vegada per pagament, al telèfon del titular de la targeta, mai per correu electrònic. El recordatori setmanal de Despeses en borrador cobreix el que encara està pendent.
5. Quins borradors inclou el recordatori de Despeses en borrador?
Borradors datats des del primer dia del mes anterior fins avui, excepte les despeses en un grup de despeses.
6. Com faig seguiment de rebuts perduts cada mes?
Setmanalment o al final del mes, filtra el Tipus de despesa per Factorial Targeta i Estat per Borrador (passos anteriors), obre cada despesa i pregunta al titular de la targeta pel rebut amb un comentari. Factorial també envia als titulars de targeta una notificació de Nou pagament de targeta en cada pagament i el recordatori setmanal de Despeses en borrador.
7. On veig els pagaments de targeta que no van crear una despesa?
Reemborsaments, pagaments rebutjats i targetes emeses per a Programari, Procura o Beneficis no creen despeses. Vés a Tresoreria > Targetes, obre la targeta i comprova Pagaments de targeta.
8. Com trobo un registre que s'ha fet un pagament de targeta, o descarrego els moviments?
Cada pagament està a la pestanya Pagaments de targeta de la targeta amb el seu comerciant, import, data i estat. Per descarregar els moviments del compte de targetes, obre'l a Tresoreria > Comptes i fes clic a Exportar transaccions.