El formulari de despeses decideix quines dades omplen les persones quan creen una despesa i quines no es poden saltar. Demana des del principi el que necessita l'equip de finances i deixaràs de perseguir ningú per un centre de costos o un NIF que falta després d'enviar la despesa.

Configura el formulari de despeses

Descripció general

• Hi ha un formulari per a cada tipus de despesa: Despesa ordinària, Quilometratge i Despesa de dieta. Cada formulari és el mateix per a tota l'empresa, al web i a l'app mòbil.
• Per a cada camp, decideixes si es mostra i si és Obligatori o Opcional. Alguns camps no es poden canviar perquè Factorial els necessita (consulta Solució de problemes).
• Els canvis només s'apliquen a les despeses noves.

Necessites el permís Pot accedir a la configuració de despeses. La personalització completa del formulari depèn del teu pla (consulta Solució de problemes).

Com fer-ho

1. Ves a Configuració > Despeses.
2. Al menú de l'esquerra, a Configuració, fes clic a Formulari de despeses.
3. Tria el formulari: Despesa ordinària, Quilometratge o Despesa de dieta.
4. Fes servir l'interruptor d'un camp per mostrar-lo (activat) o amagar-lo (desactivat).
5. Per fer obligatori un camp, fes clic al botó de configuració (l'engranatge).
6. Activa Obligatori i fes clic a Accepta. A partir d'aleshores, sota el nom del camp hi posa Obligatori en lloc d'Opcional.
7. Els canvis es desen immediatament («Camp actualitzat correctament») i s'apliquen a les despeses noves.

Camps que depenen del document

Les factures tenen requisits legals que els rebuts no tenen. Per això, Nom del proveïdor, NIF del proveïdor, Número del document i Tipus d'impost tenen dues files a Formulari de despeses > Despesa ordinària: Factures (sempre obligatori, no es pot canviar) i Rebut i altres documents (configura-ho com necessitis).

Fes obligatòria la subcategoria

Si fas servir les subcategories per enviar les despeses al compte comptable correcte, assegura't que ningú no les deixi buides:

1. A Formulari de despeses, activa el camp Subcategoria.
2. Obre'n la configuració i activa Obligatori.
3. Per gestionar les subcategories, fes clic a Ves a la configuració de Categories. Consulta Configura les categories i subcategories de despeses.

A partir d'aleshores, una despesa d'una categoria que té subcategories no es pot enviar ni aprovar sense subcategoria. Les categories sense subcategories no es veuen afectades.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

No puc amagar ni canviar un camp.
Alguns camps sempre es mostren i són obligatoris perquè Factorial els necessita per calcular i registrar la despesa: per exemple, Categoria, Data del document, Moneda del document i Import total del document a les despeses ordinàries, o Quilometratge total al quilometratge. La personalització del formulari depèn del teu pla. Si tots els interruptors estan desactivats, la teva empresa té el formulari predeterminat; el teu account manager et pot confirmar què inclou el teu pla.

Un/a treballador/a veu «Aquest camp no pot estar buit» o «Selecciona una opció».
El camp Subcategoria és obligatori i la despesa no en té. El missatge és «Aquest camp no pot estar buit» al web i «Selecciona una opció» a l'app mòbil. Demana-li que triï una subcategoria.

Els/les treballadors/es no veuen el canvi.
Els canvis del formulari només s'apliquen a les despeses noves; les despeses ja creades mantenen les dades que tenen. Demana'ls que actualitzin la pàgina o que tornin a obrir l'app mòbil.

Una despesa no es pot enviar per la subcategoria, però la categoria no en té.
La subcategoria obligatòria només s'aplica quan la categoria té subcategories actives. Si la categoria no en té i la despesa continua bloquejada, contacta amb el nostre equip d'assistència i envia l'enllaç de la despesa.

He canviat el formulari de Quilometratge però no canvia res.
Si Quilometratge està desactivat a Tipus de despesa, la configuració del formulari no s'aplica fins que el tornis a activar.

Preguntes freqüents

1. Aquesta configuració també s'aplica a l'app mòbil?
   Sí. El formulari és el mateix al web i a l'app mòbil.
   
2. Cada equip pot tenir un formulari diferent?
   No. El formulari és el mateix per a tota l'empresa. Per aplicar normes diferents a persones diferents, fes servir les verificacions de despesa. Consulta Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
   
3. Puc amagar completament les dietes?
   Sí. Desactiva Dietes a Tipus de despesa. Consulta Tria quins tipus de despesa poden crear els/les treballadors/es.
   
4. Encara puc editar el formulari de despeses a mà o ara tot es fa amb ONE?
   Sí, el formulari de despeses s'edita a mà a Configuració > Despeses > Formulari de despeses. Només el flux d'aprovació i les verificacions de despesa es configuren conversant amb ONE.