Quan un viatge o un esdeveniment et genera diverses despeses (un tren, un hotel, àpats, quilometratge, una dieta), un grup de despeses les manté juntes com un sol informe. El/la teu/teva aprovador/a revisa tot el viatge alhora i finances en veu el cost total.

Crea un grup i envia'l per aprovar

Descripció general

Fes servir un grup per a qualsevol cosa amb diverses despeses relacionades: un viatge de feina, un congrés o una visita a un client. Un grup pot incloure despeses ordinàries, quilometratge i dietes.

Com fer-ho

Crea el grup

• A l'app mòbil: ves a Despeses, toca Afegeix i després Grup. Introdueix un Títol del grup i toca Crea un grup nou.
• Al web: ves a Les meves despeses > Despeses, fes clic a Nova despesa i tria Afegeix un grup (o Afegeix un grup a la pestanya Grups). Introdueix un Títol del grup, per exemple «Visites a clients de Girona i Lleida, octubre», i fes clic a Crea.

Afegeix-hi despeses

• Despeses noves: obre el grup, fes clic a Nova despesa i tria Despesa ordinària, Quilometratge o Dieta. A l'app, toca Nova despesa.
• Despeses que ja has creat: a Les meves despeses > Despeses, selecciona un o més esborranys, fes clic a Afegeix al grup a la barra inferior, tria el grup (o Crea un grup nou) i fes clic a Afegeix les despeses. A l'app, obre la despesa i toca Afegeix a un grup.
• Per treure'n una: obre'n el menú i fes clic a Treu del grup.

Envia'l

1. Obre el grup i comprova que totes les despeses estiguin completes.
2. Fes clic a Envia per aprovar. Veuràs «El grup està a punt per revisar».

Revisa un grup (aprovadors/es i finances)

Com fer-ho

1. Ves a Despeses, obre la pestanya Grups i obre el grup.
2. Filtra per Cal revisar, A punt per aprovar, Aprovat o Pagat. Fes clic a Aprova el grup per aprovar les despeses que t'esperen en el teu pas, o a Rebutja-ho tot.

Per restablir-ne el flux d'aprovació, exportar-lo a PDF o treure'l de la nòmina, consulta les preguntes freqüents de més avall.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

• No veig Afegeix un grup. Els grups de despeses no estan activats a la teva empresa. Consulta-ho amb l'admin de Despeses. Els/les admins els activen a Configuració > Despeses, a Configuració > Grups de despeses, amb Activa els grups de despeses.
• No puc afegir una despesa a un grup. Només les teves despeses en esborrany es poden afegir als teus grups en esborrany. Primer recupera la despesa pendent amb Torna a esborrany. No es pot afegir una despesa que es reemborsa en una moneda diferent de la del grup. Si n'afegeixes diverses alhora, aquestes es queden fora sense cap missatge, així que obre el grup i comprova què conté.
• El meu grup ha desaparegut després de recuperar-ne les despeses. Quan l'última despesa surt d'un grup, el grup s'elimina. Les despeses són a la teva llista com a esborranys.
• He fet clic a Envia per aprovar i no s'ha enviat res. Si a una despesa del grup li falta informació, no s'envia res i se t'indica quina despesa has de corregir. Corregeix-la i torna a enviar el grup.

Preguntes freqüents

1. Puc crear un grup per a una altra persona?
   No. Un grup sempre pertany a la persona que el crea. Si declares despeses en nom d'una altra persona, crea-les una a una; després ella les pot agrupar.
    
2. Per què no puc canviar la moneda de reemborsament d'una despesa d'un grup?
   Un grup es reemborsa en una sola moneda (la de la teva entitat legal), així que totes les despeses del grup fan servir aquesta moneda. Igualment pots introduir cada rebut en la moneda en què l'has pagat.
    
3. Puc editar un grup després de crear-lo?
   Sí, mentre sigui un esborrany: pots canviar-ne el títol o la descripció, o afegir-hi i treure'n despeses.
    
4. Què passa si el/la meu/meva aprovador/a rebutja una despesa del grup?
   Aquesta despesa es queda al grup com a Rebutjat i deixa de comptar en el total. La resta del grup continua el procés.
    
5. Puc exportar diverses despeses a un sol PDF sense un grup?
   Sí, des de la llista de despeses de l'empresa. Consulta Exporta les despeses.
    
6. Qui aprova les despeses d'un grup?
   Cada despesa segueix el flux d'aprovació de la teva empresa. El/la teu/teva aprovador/a rep un sol avís per a tot el grup (Nou grup pendent) i el pot revisar des de la pàgina del grup.
    
7. Com canvio un grup després d'enviar-lo per aprovar?
   Mentre les despeses estiguin Pendent, selecciona-les i fes clic a Torna a esborrany per recuperar-les. Tornen a esborrany i surten del grup, així que les pots corregir i tornar a afegir. Si recuperes totes les despeses, el grup s'elimina.
    
8. ONE, el nostre assistent d'IA, pot gestionar els meus grups de despeses?
   Sí, si la teva empresa fa servir ONE. Demana-li coses com «Crea un grup que es digui Viatge a Girona i afegeix-hi els meus esborranys de la setmana passada» o «Envia per aprovar el grup Viatge a Girona». ONE només canvia els teus grups i despeses en esborrany, i t'avisa si no en pot afegir alguna.
    
9. Què fa Aprovació global en un grup?
   Els/les admins veuen Aprovació global en un grup a Despeses > Grups. Aprova totes les despeses pendents del grup.
    
10. Com torno a passar un grup pel flux d'aprovació?
    Si el flux d'aprovació ha canviat, obre el grup a Despeses > Grups i fes clic a Restableix el flux d'aprovació. Necessites permís per restablir els fluxos d'aprovació, i només funciona quan totes les despeses del grup es poden restablir (cadascuna Pendent, Aprovat o Rebutjat).
     
11. Com obtinc un PDF d'un grup amb els rebuts?
    Obre el grup a Despeses > Grups i fes clic a Exporta a PDF. Rebràs el PDF per correu electrònic.
     
12. He afegit per error un grup aprovat a la nòmina. Com ho desfaig?
    Obre el grup i fes clic a Treu de la nòmina. Les despeses tornen a Aprovat, de manera que es poden reemborsar d'una altra manera.
     
13. Finances pot reemborsar o exportar tot un grup de despeses alhora?
    Sí. Finances pot reemborsar o exportar un grup de despeses d'una vegada, en lloc de fer-ho despesa per despesa.
     
14. Com envio un grup de despeses per aprovar?
    Obre el grup i comprova que totes les despeses estiguin completes. Al web, fes clic a Envia per aprovar; a l'app mòbil, obre el grup i toca Envia per aprovar. Si a una despesa li falta informació, no s'envia res i se t'indica quina és.
     
15. Puc afegir a un grup una despesa que ja està pendent, aprovada o pagada?
    No. Només les teves despeses en esborrany es poden afegir als teus grups en esborrany. Primer recupera la despesa pendent amb Torna a esborrany; una despesa aprovada o pagada no es pot afegir. Una despesa que ja és en un altre grup s'ha de treure d'aquest grup primer.
     
16. Puc copiar un grup de despeses?
    No, no hi ha cap opció per copiar-lo. Crea un grup nou i afegeix-hi les despeses.
     
17. Puc posar dues tarifes de dietes diferents en un mateix viatge?
    Sí. Afegeix diverses tarifes a una mateixa dieta (cada tarifa una vegada), o afegeix al grup una dieta independent per a cada tarifa. Consulta Demana el reemborsament de les dietes.
     
18. Puc aprovar un grup des de l'app mòbil sense obrir cada despesa?
    L'aprovació d'un grup sencer es fa al web, a Despeses > Grups (Aprova el grup). L'app mòbil no té l'acció Aprova el grup.