Wenn eine Reise oder Veranstaltung mehrere Dinge kostet (Zug, Hotel, Mahlzeiten, Kilometer, eine Tagespauschale), hält eine Ausgabengruppe sie als einen Bericht zusammen. Ihre genehmigende Person prüft die ganze Reise auf einmal, und die Finanzabteilung sieht, was sie insgesamt gekostet hat.

Eine Gruppe erstellen und zur Genehmigung senden

Übersicht

Nutzen Sie eine Gruppe für alles mit mehreren zusammengehörigen Kosten: eine Dienstreise, eine Konferenz, einen Kundenbesuch. Eine Gruppe kann reguläre Ausgaben, Kilometerpauschalen und Tagespauschalen enthalten.

So geht's

Die Gruppe erstellen

• In der mobilen App: Gehen Sie zu Ausgaben, tippen Sie auf Hinzufügen und dann auf Gruppe. Geben Sie einen Gruppentitel ein und tippen Sie auf Neue Gruppe erstellen.
• Im Web: Gehen Sie zu Meine Ausgaben > Meine Ausgaben, klicken Sie auf Neue Ausgabe und wählen Sie Gruppe hinzufügen (oder Gruppe hinzufügen im Tab Gruppen). Geben Sie einen Gruppentitel ein, zum Beispiel „Kundenbesuche Leeds & Birmingham, Oktober“, und klicken Sie auf Erstellen.

Ausgaben hinzufügen

• Neue Ausgaben: Öffnen Sie die Gruppe, klicken Sie auf Neue Ausgabe und wählen Sie Reguläre Ausgabe, Kilometerpauschale oder Tagespauschale. In der App tippen Sie auf Neue Ausgabe.
• Bereits erstellte Ausgaben: Wählen Sie unter Meine Ausgaben > Meine Ausgaben einen oder mehrere Entwürfe aus, klicken Sie in der unteren Leiste auf Zur Gruppe hinzufügen, wählen Sie die Gruppe (oder Neue Gruppe erstellen) und klicken Sie auf Ausgaben hinzufügen. In der App öffnen Sie die Ausgabe und tippen auf Zu einer Gruppe hinzufügen.
• Um eine herauszunehmen: Öffnen Sie ihr Menü und klicken Sie auf Aus Gruppe entfernen.

Absenden

1. Öffnen Sie die Gruppe und prüfen Sie, ob jede Ausgabe vollständig ist.
2. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden. Sie sehen „Die Gruppe ist bereit zur Prüfung“.

Eine Gruppe prüfen (Genehmigende und Finanzabteilung)

So geht's

1. Gehen Sie zu Ausgaben, öffnen Sie den Tab Gruppen und öffnen Sie die Gruppe.
2. Filtern Sie nach Prüfung nötig, Bereit zur Genehmigung, Genehmigt oder Bezahlt. Klicken Sie auf Gruppe genehmigen, um die Ausgaben zu genehmigen, die in Ihrem Schritt auf Sie warten, oder auf Alle ablehnen.

Um den Genehmigungsablauf zurückzusetzen, sie als PDF zu exportieren oder aus der Lohnabrechnung zu entfernen, siehe die FAQ unten.

Tipps und bewährte Vorgehensweisen

Fehlerbehebung und FAQ

Fehlerbehebung

• Ich sehe Gruppe hinzufügen nicht. Ausgabengruppen sind für Ihr Unternehmen nicht aktiviert. Fragen Sie Ihre Ausgaben-Administration. Administratoren aktivieren sie unter Einstellungen > Ausgaben, unter Konfiguration > Ausgabengruppen, mit Ausgabengruppen aktivieren.
• Ich kann einer Gruppe keine Ausgabe hinzufügen. Nur Ihre eigenen Entwurfs-Ausgaben kommen in Ihre eigenen Entwurfsgruppen. Ziehen Sie eine ausstehende Ausgabe zuerst mit Als Entwurf zurücksetzen zurück. Eine Ausgabe, die in einer anderen Währung als der der Gruppe erstattet wird, kann nicht hinzugefügt werden. Wenn Sie mehrere auf einmal hinzufügen, werden diese ohne Meldung ausgelassen; öffnen Sie daher die Gruppe und prüfen Sie, was darin ist.
• Meine Gruppe ist verschwunden, nachdem ich ihre Ausgaben zurückgezogen habe. Wenn die letzte Ausgabe eine Gruppe verlässt, wird die Gruppe entfernt. Ihre Ausgaben stehen als Entwürfe in Ihrer Liste.
• Ich habe auf Zur Genehmigung senden geklickt und nichts wurde gesendet. Wenn bei einer Ausgabe der Gruppe Angaben fehlen, wird nichts gesendet, und es wird Ihnen gesagt, welche Ausgabe Sie korrigieren müssen. Korrigieren Sie sie und senden Sie die Gruppe erneut.

FAQ

1. Kann ich eine Gruppe für jemand anderen erstellen?

Nein. Eine Gruppe gehört immer der Person, die sie erstellt. Wenn Sie Ausgaben im Namen von jemandem erfassen, erstellen Sie seine Ausgaben einzeln; die Person kann sie gruppieren.

2. Warum kann ich die Erstattungswährung einer Ausgabe in einer Gruppe nicht ändern?

Eine Gruppe wird in einer Währung erstattet (der Ihrer Rechtseinheit), daher nutzt jede Ausgabe darin diese Währung. Sie können jeden Beleg trotzdem in der Währung eingeben, in der Sie bezahlt haben.

3. Kann ich eine Gruppe nach dem Erstellen bearbeiten?

Ja, solange sie ein Entwurf ist: Ändern Sie Titel oder Beschreibung oder fügen Sie Ausgaben hinzu und entfernen Sie sie.

4. Was passiert, wenn meine genehmigende Person eine Ausgabe der Gruppe ablehnt?

Diese Ausgabe bleibt als Abgelehnt in der Gruppe und zählt nicht mehr zur Summe. Der Rest der Gruppe läuft weiter.

5. Kann ich mehrere Ausgaben ohne Gruppe in eine PDF exportieren?

Ja, aus der Ausgabenliste des Unternehmens. Siehe Wie exportiere ich Ausgaben?

6. Wer genehmigt die Ausgaben einer Gruppe?

Jede Ausgabe folgt dem Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens. Ihre genehmigende Person wird einmal für die ganze Gruppe benachrichtigt (Neue ausstehende Gruppe) und kann sie auf der Gruppenseite prüfen.

7. Wie ändere ich eine Gruppe, nachdem ich sie zur Genehmigung gesendet habe?

Solange die Ausgaben Ausstehend sind, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Als Entwurf zurücksetzen, um sie zurückzuziehen. Sie gehen zurück in den Entwurf und verlassen die Gruppe, sodass Sie sie korrigieren und wieder hinzufügen können. Wenn Sie jede Ausgabe zurückziehen, wird die Gruppe entfernt.

8. Kann One, unser KI-Assistent, meine Ausgabengruppen verwalten?

Ja, wenn Ihr Unternehmen One nutzt. Bitten Sie es zum Beispiel: „Erstelle eine Gruppe namens Leeds-Reise und füge meine Entwürfe der letzten Woche hinzu“ oder „Sende die Gruppe Leeds-Reise zur Genehmigung“. One ändert nur Ihre eigenen Entwurfsgruppen und -ausgaben und sagt Ihnen, wenn es eine nicht hinzufügen kann.

9. Was bewirkt Globale Genehmigung bei einer Gruppe?

Administratoren sehen Globale Genehmigung bei einer Gruppe unter Ausgaben > Gruppen. Sie genehmigt jede ausstehende Ausgabe der Gruppe.

10. Wie sende ich eine Gruppe erneut durch den Genehmigungsablauf?

Wenn sich Ihr Genehmigungsablauf geändert hat, öffnen Sie die Gruppe unter Ausgaben > Gruppen und klicken Sie auf Genehmigungsablauf zurücksetzen. Sie brauchen die Berechtigung, Genehmigungsabläufe zurückzusetzen, und es funktioniert nur, wenn sich jede Ausgabe der Gruppe zurücksetzen lässt (jeweils Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt).

11. Wie bekomme ich eine PDF einer Gruppe mit ihren Belegen?

Öffnen Sie die Gruppe unter Ausgaben > Gruppen und klicken Sie auf Als PDF exportieren. Die PDF kommt per E-Mail.

12. Ich habe versehentlich eine genehmigte Gruppe zur Lohnabrechnung hinzugefügt. Wie mache ich das rückgängig?

Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie auf Aus Lohnabrechnung entfernen. Ihre Ausgaben gehen zurück auf Genehmigt, sodass sie auf andere Weise erstattet werden können.

13. Kann die Finanzabteilung eine ganze Ausgabengruppe auf einmal erstatten oder exportieren?

Ja. Die Finanzabteilung kann eine Ausgabengruppe in einem Zug erstatten oder exportieren, statt Ausgabe für Ausgabe.

14. Wie sende ich eine Ausgabengruppe zur Genehmigung?

Öffnen Sie die Gruppe und prüfen Sie, ob jede Ausgabe vollständig ist. Klicken Sie im Web auf Zur Genehmigung senden; öffnen Sie in der mobilen App die Gruppe und tippen Sie auf Zur Genehmigung senden. Wenn bei einer Ausgabe Angaben fehlen, wird nichts gesendet, und es wird Ihnen gesagt, welche.

15. Kann ich eine bereits ausstehende, genehmigte oder bezahlte Ausgabe zu einer Gruppe hinzufügen?

Nein. Nur Ihre eigenen Entwurfs-Ausgaben kommen in Ihre eigenen Entwurfsgruppen. Ziehen Sie eine ausstehende Ausgabe zuerst mit Als Entwurf zurücksetzen zurück; eine genehmigte oder bezahlte Ausgabe kann nicht hinzugefügt werden. Eine Ausgabe, die schon in einer anderen Gruppe ist, muss zuerst daraus entfernt werden.

16. Kann ich eine Ausgabengruppe kopieren?

Nein, es gibt keine Kopierfunktion. Erstellen Sie eine neue Gruppe und fügen Sie die Ausgaben hinzu.

17. Kann ich zwei verschiedene Tagespauschalsätze in einer Reise verwenden?

Ja. Fügen Sie einer Tagespauschale mehrere Sätze hinzu (jeden einmal) oder fügen Sie der Gruppe für jeden Satz eine eigene Tagespauschale hinzu. Siehe Wie rechne ich Tagespauschalen ab?

18. Kann ich eine Gruppe in der mobilen App genehmigen, ohne jede Ausgabe zu öffnen?

Eine ganze Gruppe zu genehmigen, geschieht im Web unter Ausgaben > Gruppen (Gruppe genehmigen). Die mobile App hat keine Aktion Gruppe genehmigen.