Gestionar documents i assegurar la conformitat pot ser llarg. Amb ONE, ara pots fer preguntes directament sobre els teus documents, carpetes i plantilles—estalviant temps i millorant la visibilitat a tota la teva organització.
Visió general
Aquesta funció et permet interactuar amb la teva base de dades de documents utilitzant llenguatge natural. En comptes de cercar manualment a través de carpetes o pestanyes, simplement pots preguntar a ONE i rebre respostes instantànies.
Quan i per què s'hauria d'utilitzar
Utilitza aquesta funció quan:
- Necessitis comprovar ràpidament la conformitat dels documents (per exemple, signatures o fitxers que falten)
- Vulguis verificar l'estat d'un document o empleat específic
- Estiguis preparant auditories i necessitis identificar llacunes
- Necessitis ajuda per entendre o utilitzar plantilles de documents
Com utilitzar
- Obre ONE
- Inicia una conversa: Escriu la teva pregunta utilitzant llenguatge natural (com si preguntessis a un/a company/a)
- Revisa la resposta proporcionada per ONE
- Refina la teva pregunta si cal per obtenir resultats més específics
- Seguiment de conformitat: "Mostra'm una llista de tots els empleats amb una signatura 'Pendent' per a la Nova Política de Seguretat."
- Estat individual: "Ha signat Eduardo Oliveira el seu últim contracte? Si és així, quan?"
- Auditoria i Llacunes: "Cruzament de contractacions de 2025 i llista de qui falta un fitxer a la seva carpeta de 'Documents d'ID'."
- Validació: "Confirma la data de càrrega del contracte de promoció de Maria Lopez i comprova si ha rebut el nou fitxer."
- Assistència amb plantilles: "Quines variables relacionades amb contractes puc utilitzar a les meves plantilles?"
Si no estàs obtenint els resultats esperats, prova a reformular la teva pregunta amb més detalls específics (per exemple, nom de l'empleat, tipus de document o data).
Si ONE no pot trobar la informació que estàs demanant, assegura't que el document existeix a la plataforma i està correctament categoritzat i comprova que tens permís per accedir a les dades sol·licitades.
Si la resposta sembla incompleta, fés una pregunta de seguiment o proporciona més context per refinar els resultats.
Prega a ONE que actuï sobre els teus documents
A més de respondre preguntes, ONE pot fer treballs diaris de documents per tu. Els administradors d'HR, gestors i empleats poden demanar a ONE, amb les seves pròpies paraules, que realitzi qualsevol acció que farien manualment en Documents:
- Emmagatzemar un fitxer: un fitxer que pugis, o un que ONE hagi creat, va a una carpeta que ONE suggereix. Pots confirmar-ho o triar una altra carpeta, incloent en els documents d'un altre empleat.
- Enviar per signatura: ONE sol·licita les signatures, i cada signant rep un correu electrònic.
- Comprovar qui no ha signat: ONE llista els signants pendents i pot enviar-los un recordatori.
- Moure documents: a la carpeta que nomenis.
- Trobar i obrir: ONE respon amb un enllaç al document, o llista les opcions quan diversos documents coincideixen.
- Eliminar i restaurar: el document va a la paperera i pot ser restaurat. ONE t'adverteix abans de cancel·lar una signatura en curs.
- Gestionar carpetes: crear o canviar el nom de carpetes i subcarpetes.
- Obre ONE
- Descriu l'acció que vols, o adjunta el fitxer que vols emmagatzemar
- Revisa el resum. Abans de qualsevol canvi, ONE mostra cada document amb el seu enllaç, espai i carpeta
- Confirma l'acció. Res no canvia fins que confirmis
ONE treballa dins de les permisos de cada persona a Factorial, així que només pots actuar sobre els documents i carpetes que ja pots gestionar manualment.
Recordatoris de signatura són el mateix correu electrònic que els signants van rebre la primera vegada. Cada document pendent envia un correu electrònic separat, així que un/a empleat/a amb diversos documents pendents rep un correu electrònic per document.
Enviar documents a diversos empleats alhora no està disponible a través de ONE encara. ONE pot enviar un o més documents a un/a empleat/a a la vegada. Per enviar documents a molts empleats, utilitza Enviar en massa a Documents.
Prega a ONE que creï i enviï plantilles de documents
ONE també pot crear plantilles de documents (DOCX i PDF) i enviar-les a un/a empleat/a per tu. Això està disponible per a usuaris que poden gestionar plantilles de documents.
Per crear una plantilla:
- Obre ONE a Inici
- Arrossega un fitxer a la xat de ONE i demana a ONE que el converteixi en una plantilla, o descriu el document que necessites
- Confirma. ONE el converteix en una plantilla
Per enviar una plantilla a un/a empleat/a:
- Obre ONE
- Demana a ONE que enviï la plantilla a l'empleat/a. Per exemple: "Envia la carta de promoció a Alda, nou títol Analista Sènior"
- ONE omple la plantilla amb les dades de l'empleat/a i et pregunta per qualsevol valor que Factorial no tingui (per exemple, un nou títol de feina o la data d'inici del següent contracte)
- Comprova la vista prèvia. ONE et mostra el document final abans que sigui enviat
- Tria la carpeta de destí i confirma
- Demana signatures si és necessari. Pots dir a ONE qui ha de signar primer
PDFs omplibles: quan demanes a ONE que enviï un PDF omplible, esculls si omplir-lo tu mateix/a o enviar-lo a l'empleat/a perquè ho ompli. Si ho omples tu, l'empleat/a rep la versió final, sense formulari a omplir.
Consells i millors pràctiques
- Sigues tan específic/a com sigui possible quan facis preguntes (per exemple, inclou noms, tipus de documents o terminis)
- Utilitza paraules clau clares com “signat”, “pendent”, “carregat” o “faltant”
- Descompon preguntes complexes en preguntes més petites per obtenir respostes més precises
- Comprova dues vegades la informació crítica de conformitat abans de prendre mesures
FAQ
-
Podeu comprovar si un document ha estat signat ONE?
Sí, ONE pot confirmar si un document ha estat signat i, si està disponible, proporcionar la data de signatura.
-
Puc utilitzar ONE per identificar documents que falten?
Sí, pots demanar a ONE que creui empleats o períodes de temps i ressalti fitxers que falten o carpetes incompletes.
-
Puc preguntar sobre empleats específics?
Sí, pots preguntar sobre empleats individuals i el seu estat de documents (per exemple, contractes signats, fitxers carregats).
-
Podeu ajudar-me amb plantilles de documents ONE?
Sí. Pots preguntar sobre variables disponibles i com utilitzar-les a les teves plantilles. ONE també pot convertir un fitxer o una descripció en una plantilla, i enviar una plantilla a un/a empleat/a omplerta amb les seves dades.
-
Podeu fer canvis als meus documents ONE?
Sí. ONE pot emmagatzemar, enviar per signatura, enviar recordatoris de signatura, moure, eliminar i restaurar documents, i crear o canviar el nom de carpetes. Abans de qualsevol canvi, ONE et mostra què farà i espera la teva confirmació.
-
Per què no pot accedir ONE a certs documents?
L'accés depèn dels teus permisos. Si no tens accés a un document, ONE no podrà recuperar informació sobre ell.
-
La informació proporcionada per ONE sempre està actualitzada?
ONE reflecteix les dades actuals disponibles a la plataforma. Assegura't que els documents estan correctament carregats i actualitzats per obtenir resultats precisos.