El teu flux d'aprovació decideix qui revisa una despesa, i quan. A Factorial el construeixes amb One, la nostra assistent d'IA: descriu la teva política d'aprovació amb les teves pròpies paraules, One redacta el flux, i tu el revises i el deses.

Per què configurar el teu flux d'aprovació amb One

• Qualsevol regla que la teva política necessiti. No estàs limitat a opcions preestablertes. Aprova per quantitat, categoria, equip, projecte, entitat legal, comerciant, centre de costos, o qualsevol combinació d'ells, amb tants passos com tingui el teu procés.
• Aprova automàticament el que ja està en política. Si utilitzes les verificacions de despesa, One verifica cada despesa amb la teva política de despesa abans que sigui revisada. El teu flux d'aprovació pot actuar en funció del resultat: aprovar automàticament les despeses que estan en política, enviar advertències a un revisor, i rebutjar o escalar el que està fora de política. El teu equip només passa temps en les despeses que ho necessiten.
• Segueix funcionant quan la teva empresa canvia. Les regles apunten a rols, com "el/la gestor/a de l'empleat/a", no a noms fixos. Quan algú canvia d'equip o un/a gestor/a marxa, el flux continua enviant despeses a la persona correcta, i ningú ha de modificar-ho.
• Res a aprendre. Sense formularis a omplir i sense configuracions a resoldre. Escriu la teva política com si l'expliquessis a un/a company/a, i One la configura.
• Tu et mantens al control. One només redacta. Veus el flux complet a la pàgina, i res canvia fins que facis clic a Desa.
• És gratuït. Configurar i editar el teu flux d'aprovació no utilitza crèdits de One, en cap pla.

On trobar fluxos d'aprovació

1. Ves a Configuració i cerca la configuració de Despeses, o ves a Finances > Despeses > Configuració.
2. Obre la secció del Flux d'aprovació: "Regles que decideixen qui revisa una despesa, i quan."

Crea el teu flux d'aprovació

1. Fes clic a Editar flux d'aprovació. El xat de One s'obre, ja configurat per ajudar-te amb el teu flux d'aprovació.
2. Descriu com la teva empresa aprova les despeses, en paraules senzilles. Per exemple:
   • "Requerir un/a gestor/a per aprovar despeses superiors a 500 €"
   • "Aprovar automàticament les despeses inferiors a 20 €"
   • "Enviar les despeses de viatge a finances per a revisió"
3. One redacta el flux i el mostra a la pàgina, així que pots revisar-lo abans que res canviï.
4. Si alguna cosa no està bé, continua xerrant amb One per ajustar-ho, per exemple "també demana al/la cap d'equip per despeses superiors a 1.000 €".
5. Quan el flux sembli correcte, fes clic a Desa. El nou flux s'aplicarà a les despeses presentades a partir d'ara.

Què pots demanar a One que faci

Pots combinar regles en el mateix flux. Per exemple:

• Pedir a algú que revisi una despesa: un/a gestor/a, una persona específica, o un equip com finances.
• Aprovar automàticament les despeses que compleixin una condició, com un import baix.
• Rebutjar automàticament les despeses que incompleixin una regla. Tu esculls el missatge que veu l'empleat/a.
• Utilitzar el resultat de les verificacions de despesa per decidir què passa a continuació (veure a continuació).
• Basar les regles en detalls de la despesa, com ara quantitat, equip, entitat legal, centre de costos, comerciant, grup de despeses, moneda, pressupost, o dates.

Automatitza les aprovacions amb les verificacions de despesa

Les verificacions de despesa revisen cada despesa presentada amb la teva política de despesa, per exemple "Les persones poden gastar com a màxim 100 € a la setmana en àpats" o "Els àpats superiors a 50 € necessiten una factura detallada que mostri l'IVA". Les configures amb One a la secció de Verificacions de despesa de les teves configuracions de despesa.

Cada nova empresa comença amb un conjunt de verificacions recomanades ja activades. Per canviar-les, ves a Configuració > Despeses > Verificacions de despesa > Editar verificacions. Cada despesa revisada utilitza 2 crèdits d'IA. Aprèn més a Verificacions de despesa: com es revisa cada despesa abans de l'aprovació.

Cada despesa revisada obté un d'aquests resultats, i el teu flux d'aprovació pot utilitzar-lo:

Per exemple, demana a One: "Aprovar automàticament les despeses que superin les verificacions de despesa, enviar advertències al/la gestor/a de l'empleat/a, i enviar qualsevol cosa fora de política a finances."

El flux d'aprovació espera que les verificacions acabin abans de començar, així que sempre actua sobre el resultat més recent.

Com s'apliquen les regles

• El flux comença quan un/a empleat/a presenta una despesa per a revisió. No afecta els esborranys.
• Les regles s'avaluen de dalt a baix. La primera que coincideix és la que s'aplica.
• Les despeses que no coincideixen amb cap regla segueixen la regla "Totes les altres despeses".
• Els/les revisors/es reben la sol·licitud a la seva bústia de Factorial i per correu electrònic. Les despeses del mateix informe s'agrupen en una sola sol·licitud.

Edita el teu flux d'aprovació

1. Ves a Flux d'aprovació i fes clic a Editar flux d'aprovació.
2. Digueu a One què vols canviar, per exemple "eliminar el pas de finances per a despeses inferiors a 100 €".
3. Revisa el flux actualitzat i fes clic a Desa.

Llegint el teu flux a la pàgina

• Flux de treball senzill: mostrat com una llista de regles que pots llegir d'un cop d'ull.
• Flux de treball complex: si el flux no es pot mostrar com una llista senzilla, la pàgina mostra la definició completa que One va escriure. Per entendre-ho o canviar-ho, pregunta a One al xat, per exemple "explica'm el meu flux d'aprovació".

Solució de problemes & FAQ

Solució de problemes

• "Aquest flux de treball no es va poder desar." L'esborrany de One no va passar la validació. Pregunta a One que ho refineixi i torna a provar-ho.
• No veig el botó Editar flux d'aprovació. Comprova que One està activat per a la teva empresa i que tens permís per personalitzar les configuracions de despesa.

FAQs

1. Puc configurar el flux d'aprovació manualment, sense One?
   No. One és l'única manera de configurar el flux d'aprovació. Això és el que et permet escriure qualsevol regla que la teva política necessiti, en comptes de triar d'una llista fixa d'opcions. Encara revises cada canvi i decideixes si desar-ho.
   
2. Configurar el flux d'aprovació utilitza els meus crèdits de One?
   No. Crear i editar el flux d'aprovació és gratuït en cada pla, incloent el pla gratuït de One.
   
3. Necessito actualitzar el flux quan algú s'uneix, canvia d'equip o marxa?
   No, sempre que les teves regles apuntin a rols, com "el/la gestor/a de l'empleat/a", i no a persones específiques. El flux escull el revisor correcte cada vegada que es presenta una despesa.
   
4. Necessito verificacions de despesa per utilitzar el flux d'aprovació?
   No. El flux d'aprovació funciona per si sol. Les verificacions de despesa afegeixen un resultat de política que el teu flux pot utilitzar per aprovar o rebutjar despeses automàticament.
   
5. One no va entendre bé la meva política. Què he de fer?
   Continua xerrant amb One i digues-li què canviar. Si encara estàs encallat/da, contacta amb el nostre equip de suport i t'ajudarem a configurar-ho.
   
6. Canvia One el meu flux per si sol?
   No. One només redacta. El canvi entra en vigor només quan facis clic a Desa.
   
7. Què passa amb els meus antics grups d'aprovació?
   S'han convertit en el teu nou flux d'aprovació, així que les despeses continuen seguint les mateixes regles. Per veure'ls o canviar-los, obre Flux d'aprovació o pregunta a One.