Visió general

Els tipus de compra consten de dues configuracions principals:

1. Formulari de sol·licitud – conté les preguntes que els empleats han de respondre per sol·licitar un producte o servei específic.
2. Flux de treball – defineix el procés pel qual ha de passar la sol·licitud de compra per ser aprovada.

Pas 1: Accedir als Tipus de Compra

Per gestionar els tipus de compra:

1. Fes clic a Despeses al teu panell lateral
2. A continuació, ves a la pàgina de Configuració a la cantonada dreta
3. Fes clic a adquisicions
   

   

Un cop a la configuració d'adquisicions, ves a la pestanya Tipus de Compra. Aquí pots:

• Editar o gestionar els tipus de compra existents
• Crear nous tipus de compra
• Editar els dos tipus de compra inicials: Nou producte o Programari

Pas 2: Crear un nou tipus de sol·licitud

1. Fes clic a Nou tipus de compra
2. Proporciona un nom i una descripció
3. Fes clic a Desa
    

Pas 3: Configurar el formulari de sol·licitud

Per defecte, el sistema proporciona 7 preguntes que no es poden eliminar però es poden fer no obligatòries:

• Títol de la sol·licitud
• Cost i moneda
• Nom del proveïdor
• URL del producte
• Data límit
• Descripció
   

Per afegir noves preguntes:

1. Fes clic a Afegir Contingut
2. Tria el tipus de pregunta:
   • Selecció única
   • Múltiple elecció
   • Data
   • Numèric
   • Text
   • URL
   • Desplegable
   • Secció
3. Previsualitza el formulari utilitzant Previsualitzar
4. Fes clic a Desa quan hagis acabat
   

   Si no s'ha establert cap flux de treball, fer clic a Publicar crearà automàticament un flux de treball per defecte amb un únic nivell d'aprovació per al rol d'administrador.

    

Pas 4: Configurar el flux de treball

Factorial proporciona un creador de flux de treball visual flexible.

Crear o editar fluxos de treball amb One

Pots utilitzar One per crear o editar fluxos de treball de sol·licitud de compra descrivint el que vols configurar en llenguatge clar.

Per utilitzar-lo:

1. Obre un tipus de sol·licitud i ves a la pestanya Flux de treball.
2. Digues a One què vols que faci el flux de treball.
3. One crea o actualitza el flux d'aprovació i el deixa com a esborrany.
4. Revisa el flux de treball al llenç.
5. Fes clic a Publicar quan el flux de treball estigui llest.

Pots utilitzar One per crear un nou flux de treball o editar un existent sense arrossegar i connectar manualment els nodes.

Res no es posa en marxa fins que revisis i publiquis el flux de treball.

4.1 Entendre els fluxos de treball

• El primer node és sempre un Trigger (no es pot editar ni eliminar)
• Per afegir passos, fes clic a + sota el node de trigger. Hi ha tres tipus de blocs disponibles:
  1. Condició
  2. Tasca
  3. Aprovació

4.2 Configurar Condicions

• Import de la sol·licitud
• Equip de l'empleat que presenta la sol·licitud
• Rol de l'empleat que presenta la sol·licitud

4.3 Configurar Tasques

Les tasques representen accions que s'han de completar:

• Tasca general – acció manual, per exemple, “Contacta amb el proveïdor per obtenir les seves dades fiscals”
• Document de sol·licitud – puja un document, per exemple, “Puja el pressupost enviat pel proveïdor”
• Proporcionar document – proporcionar un document per referència o completament

Per configurar una tasca:

1. Selecciona el tipus de tasca
2. Proporciona un títol i una descripció
3. Assigna una persona
4. Especifica el document (si s'escau)
5. Estableix una data límit

Les tasques permeten completar accions totalment dins de Factorial.

4.4 Configurar Aprovacions

Els blocs d'aprovació ofereixen tres opcions:

• Aprovació manual – assigna un o més aprovadors, estableix dies d'acabament esperats
• Auto-aprovació – aprovar automàticament basant-se en una condició
• Auto-rebuig – rebutjar automàticament basant-se en una condició

4.5 Delegador per a les persones assignades

Per evitar que els fluxos de treball es bloquegin:

• Assigna un Delegador (persona o equip) tant per a tasques com per a aprovacions manuals
• Això actua com a pla de reserva si la persona assignada principal no està disponible

4.6 Historial de versions

L'historial de versions del flux de treball et permet:

• Revisar versions anteriors
• Restaurar versions anteriors si és necessari
   

Per eliminar una condició, tasca o aprovació, simplement fes clic sobre ella i podràs editar-la o eliminar-la.