Aquest article és per: administradors, equips de finances, aprovadors i empleats.
Factorial comprova les despeses per duplicats i errors comuns tan aviat com es creen o s'editen. No hi ha res a configurar, i les comprovacions integrades no utilitzen One crèdits. Els empleats solucionen problemes abans d'enviar; els revisors miren de prop només on cal.
Comprovacions integrades
Visió general
Les comprovacions integrades avisen (una alerta; el revisor decideix) o bloquegen (la despesa no pot ser enviada fins que es corregeixi). No pots canviar-les ni desactivar-les.
| Comprovació | Què captura | Què veus | Qui ho veu | Bloqueja o avisa |
|---|---|---|---|---|
| Duplicat | El mateix rebut dues vegades, un pagament amb targeta també introduït a mà, dos per diems per a les mateixes dates | Duplicat | Persones que veuen totes les despeses de l'empresa | Avisa |
| Conflicte de categoria | Un per diem i una despesa de Àpats o Refrescos en les mateixes dates | Conflicte de categoria, i sobre la despesa Compara per veure ambdues costat a costat | Qualsevol persona que pugui veure la despesa | Avisa |
| Quilòmetres modificats | Una distància calculada canviada a mà | Modificat a la columna Alertes | Qualsevol persona que pugui veure la despesa | Avisa |
| Pressupost | Despeses properes o superiors a un pressupost | Risc de pressupost o Sobre pressupost | Qualsevol persona que obri la despesa | Avisa |
| Quantitats i dates | Quantitat reembossable per sobre del total del rebut o zero, data del document més d'un dia endavant, línies fiscals impossibles | Revisa els detalls de la teva despesa a la part superior de la despesa, amb el que cal corregir | La persona que envia | Bloqueja l'enviament |
| Pagaments amb targeta | Un pagament per sobre de l'import o límit, en una categoria bloquejada, o assenyalat com a arriscat | Rebutjat i un Motiu de rebuig | Titular de la targeta i gestors de la targeta | Bloqueja el pagament |
Detalls: Com gestiono les despeses duplicades?, Com aconsegueixo que les quantitats siguin correctes en una despesa?, Com estableixo un pressupost i segueixo les despeses en relació a ell?, Estats de les despeses i alertes i Com controlo quant pot gastar una targeta, i on?.
Comprovacions de despesa predefinides
Visió general
Si la teva empresa utilitza comprovacions de despesa, comença amb 28 comprovacions predefinides, activades per defecte. A diferència de les comprovacions integrades, pots canviar o eliminar qualsevol d'elles: pregunta a One, que és gratuït. Cada despesa comprovada utilitza 2 One crèdits, una vegada per despesa. Una bandera dura (fora de política) informa l'empleat que la despesa probablement tornarà. Una bandera suau (advertència) demana al revisor que hi doni una ullada. Cap bloqueja l'enviament.
| Grup | Bandera durs | Bandera suaus |
|---|---|---|
| Temporització | Data després de l'enviament · fora del contracte de l'empleat | Enviat més de 30 dies després de la data del document · data del document més d'un dia del rebut |
| Rebuts | Faltant, il·legible, tiquet de màquina de targeta, no itemitzat, facturat a un altre negoci | |
| Què es va comprar | Tabac i jocs d'atzar, multes, targetes de regal i efectiu, articles de la llar, extres d'hotel i viatge, cura personal, costos familiars i de mascotes, subscripcions personals, donacions | |
| Quantitats | Reclamar més d'un 1% per sobre del total del rebut | La moneda difereix del rebut |
| Context | Sense propòsit comercial, convidats no nomenats, la categoria no s'ajusta | |
| Val la pena revisar | Alcohol, classe business, cap de setmana o festa, temps lliure (necessita el mòdul de temps lliure), quilometratge en un dia de lloguer de cotxe |
Com es diferencien les comprovacions integrades de les comprovacions de despesa
Les comprovacions integrades són fixes, sempre activades, i poden bloquejar. Les comprovacions de despesa són les teves pròpies regles escrites amb One, i només recomanen. Veure Com comprovo les despeses amb la meva política de despeses?.
Consells i Millors Pràctiques
- Soluciona problemes en el borrador. Les comprovacions s'executen mentre la despesa encara és un borrador, el moment més barat per solucionar un rebut o una quantitat.
- Manten la despesa amb targeta, rebutja la còpia manual. Aquest és el duplicat més comú. Veure Com gestiono les despeses duplicades?.
- Finances: obre Despeses > Despeses dels empleats i utilitza el filtre Alertes per trobar despeses assenyalades.
- Relacionat: Despeses amb targeta i despeses manuals · Despeses sense rebut
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
Sé que una despesa és un duplicat però no hi ha alerta.
Les alertes de duplicat només es mostren a les persones que poden veure totes les despeses de l'empresa. Factorial també no captura cada duplicat, així que compara rebuts tu mateix quan alguna cosa et sembla familiar.
Una despesa que no vaig canviar va rebre una alerta de Duplicat.
Quan s'afegeix una despesa similar, Factorial torna a comprovar la anterior, així que ambdues es marquen.
No puc enviar la meva despesa.
Llegeix el missatge al camp: indica què cal corregir, per exemple la quantitat reembossable o la data del document. Un borrador es pot desar amb el problema, però no enviar.
FAQ
1. Per què la meva despesa va ser marcada com a possible duplicat?
Factorial marca una despesa que utilitza el mateix rebut que una altra, o el mateix proveïdor i número de factura llegit del rebut. També marca un pagament amb targeta i una despesa manual que semblen la mateixa compra, i dos per diems per als mateixos dies i tarifa. Les despeses rebutjades i els borradors manuals no es comparen.
2. Per què la meva despesa va ser marcada amb Conflicte de categoria o Modificat?
Una alerta de conflicte de categoria significa que un per diem i una despesa de Àpats o Refrescos de la mateixa persona cauen en les mateixes dates. Una alerta de Modificat significa que algú va canviar la distància que Factorial va calcular per a una despesa de quilometratge. Ambdues només informen al revisor.
3. Per què va desaparèixer l'alerta de Duplicat?
Factorial comprova una despesa de nou cada vegada que s'edita i manté només les alertes que encara s'apliquen. Una alerta de Duplicat desapareix després d'una edició quan la coincidència ha desaparegut, per exemple has adjuntat un rebut diferent, o l'altra despesa ha estat rebutjada des de llavors. Les persones que veuen totes les despeses de l'empresa també poden eliminar-la amb Eliminar alerta. Si la coincidència encara està present quan la despesa s'edita de nou, l'alerta pot tornar.
4. He de configurar la detecció de duplicats?
No. Factorial marca duplicats automàticament per a cada empresa, i no pots desactivar-ho. Si una alerta és incorrecta, les persones que poden veure totes les despeses de l'empresa poden eliminar-la.
5. Una alerta de duplicat atura que una despesa sigui aprovada?
No. Una alerta de Duplicat, Conflicte de categoria o Modificat només informa al revisor. Si la teva empresa utilitza comprovacions de despesa, la recomanació de One també té en compte aquestes alertes: una alerta de Duplicat o Conflicte de categoria porta a "Rebuig recomanat", i una alerta de Modificat per si sola a "Revisió recomanada". El revisor encara decideix.
6. Quins errors aturen que una despesa sigui enviada?
Una quantitat reembossable per sobre del total del rebut, o a zero quan el teu formulari de despesa ho requereix; una data del document més d'un dia en el futur; línies fiscals que no poden ser correctes; i una tarifa de quilometratge o total de per diem que no coincideix amb les teves tarifes. Un rebut faltant o un camp requerit també ho atura si el teu formulari de despesa ho requereix.
7. Quines comprovacions integrades avisen, i quines bloquegen?
Les alertes avisen. Les comprovacions de quantitat, data, fiscal i tarifa bloquegen l'enviament. Altres bloquejos: la quantitat, comerciant i moneda d'una despesa amb targeta no poden ser editades; un aprovador no pot aprovar una despesa que falli les comprovacions de quantitat, data, fiscal o tarifa esmentades anteriorment; una despesa amb una quantitat zero, o en un període de nòmina tancat, no pot ser afegida a la nòmina; els pagaments amb targeta rebutjats estan bloquejats a la targeta. Les comprovacions de despesa només recomanen.
8. Les comprovacions integrades utilitzen crèdits de One?
No. Les alertes de duplicat, conflicte de categoria, modificat, estat de pressupost i les comprovacions de quantitat i data no utilitzen crèdits de One. Només les comprovacions de despesa ho fan: cada despesa comprovada utilitza 2 One crèdits, una vegada per despesa, i tornar a comprovar-ho després d'una edició és gratuït.
9. Quan s'executen les comprovacions integrades?
Les alertes integrades s'executen quan una despesa es crea o s'edita mentre és un borrador, pendent o enviada per canvis. Les despeses aprovades, rebutjades i pagades no es tornen a comprovar.
10. Puc afegir les meves pròpies comprovacions?
Sí, amb les comprovacions de despesa. Veure Com comprovo les despeses amb la meva política de despeses?.
11. Què passa quan un pagament amb targeta excedeix el límit de la targeta?
El pagament és rebutjat i no crea cap despesa. El titular de la targeta és notificat quan un pagament és rebutjat a causa dels límits de la targeta o per falta de fons. Veure Com controlo quant pot gastar una targeta, i on?.
12. Quines comprovacions predefinides marquen una despesa com a fora de política?
Una data després del dia que es va enviar, una data fora del contracte de l'empleat, una reclamació més d'un 1% per sobre del total del rebut, i compres que normalment no es reembossen: tabac, jocs d'atzar i loteries, multes, targetes de regal i efectiu, compres de la llar, extres d'hotel i viatge, cura personal, costos familiars i de mascotes, subscripcions personals, i donacions. Tot lo demés és una advertència.
13. Puc eliminar una comprovació predefinida?
Sí. Pregunta a One, per exemple "elimina la comprovació del cap de setmana", i clica Desa. Les teves altres comprovacions es mantenen.
14. Funciona la comprovació de temps lliure predefinida per a cada empresa?
No. Necessita el mòdul de temps lliure. Sense ell, aquella comprovació no s'afegeix.
15. Si s'acaben els crèdits de One o desactivem les comprovacions de despesa, la detecció de duplicats segueix funcionant?
Sí. La detecció de duplicats i les altres comprovacions integrades s'executen per si soles, separades de les comprovacions de despesa, i no utilitzen crèdits de One. Continuen marcant duplicats, conflictes de categoria i quilometratge editat. Només el veredicte de les comprovacions de despesa (dins o fora de política) s'atura quan s'acaben els crèdits o les comprovacions de despesa estan desactivades.