Els permisos de despeses permeten als equips de recursos humans i finances controlar qui pot crear, veure, aprovar o gestionar informes de despeses dins del sistema. Amb aquests permisos, pots garantir que la informació financera sensible es gestioni de manera segura, que les aprovacions segueixin la política de l'empresa i que els empleats rebin el reemborsament amb precisió i puntualment. Aquest article explica els diferents permisos disponibles i com assignar-los de manera efectiva.
Els empleats han d'estar assignats al grup de permisos corresponent perquè s'apliquin els permisos de Despeses.
Com configurar els permisos de despeses
- A la barra lateral, ves a Configuració
- Fes clic a Permisos
- Selecciona la secció Despeses
- Activa o desactiva els permisos
- Fes clic a Desa els canvis
Alguns permisos permeten triar l' abast específic d'un permís : decidir sobre qui un usuari pot realitzar una acció .
- Per a ells mateixos: Només al seu propi perfil/dades.
- Per a subordinats directes i indirectes: Sobre els empleats que els reporten, directament o a través d'una jerarquia.
- Per a les persones dels equips que lideren: Només per als membres dels equips que gestionen.
- Per a persones de la seva entitat legal: Qualsevol persona del seu departament, sucursal o entitat empresarial.
- Per a tota l'empresa: per a tots els empleats de l'organització.
Permisos de despeses
-
Afegir noves despeses en nom d'una altra persona
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos crear despeses regulars i de quilometratge per a altres empleats.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
-
Pot accedir a la configuració de despeses
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos veure i gestionar la secció de configuració de despeses. Podran definir grups i fluxos d'aprovació, personalitzar els formularis de despeses i habilitar funcions per a l'aplicació Despeses.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
Activa aquest permís perquè Restableixi el flux d'aprovació de despeses perquè funcioni.
-
Pot gestionar targetes
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos gestionar totes les targetes.
Habilita aquest permís perquè funcionin:
- Cancel·lar una targeta Factorial
- Canviar el pressupost i els límits d'una targeta Factorial
- Canviar l'àlies d'una targeta Factorial
- Canviar el número de telèfon del titular de la targeta
- Crea una targeta Factorial
- Desactivar una targeta Factorial
- Reactivar una targeta Factorial
Comprova els Permisos de finances > Permisos bancaris
L'usuari ha de tenir permís per Veure targetes → Comprovar permisos de finances > Permisos bancaris
-
Pot reemborsar les despeses
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos reemborsar despeses mitjançant fitxer SEPA o nòmina.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
-
Es poden sol·licitar targetes
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos sol·licitar targetes d'un sol ús pel seu compte.
-
Pot veure les transaccions
Aquest permís permet que els empleats dins del grup específic de permisos vegin totes les transaccions.
-
Pots definir les despeses com a pagades
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos gestionar l'estat "Pagat" de les despeses.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
-
Aprovador global de despeses
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos gestionar completament una despesa que anul·la el flux d'aprovació aplicable.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
-
Gestionar despeses
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos gestionar les despeses mitjançant integracions.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
Quan un usuari no pot enviar o informar de despeses, normalment no és perquè no s'hagin concedit permisos, sinó perquè l'usuari no s'ha afegit directament al mòdul Despeses. Fins i tot després d'assignar els permisos correctes, el gestor també ha d'anar a Despeses → Despeses → Afegeix usuari i afegir-hi l'usuari. Un cop finalitzat aquest pas, l'usuari podrà enviar informes de despeses sense cap problema.
-
Restablir el flux d'aprovació de despeses
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos restablir tot el flux d'aprovació per a les despeses pendents, aprovades o rebutjades.
L'usuari ha de tenir permís per a
- Pots veure i descarregar "Despeses"
- Restablir el flux d'aprovació de despeses
-
Vegeu l'entitat jurídica de l'empleat
Aquest permís permet que els empleats dins del grup específic de permisos vegin l'entitat legal de l'empleat.
Habilita aquest permís per a Pot veure els empleats d'una entitat legal per treballar → Comprova els permisos de l'empresa.
-
Pot suprimir les despeses manuals rebutjades
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos eliminar permanentment els informes de despeses que s'han enviat manualment i posteriorment rebutjats.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
Pots triar l' abast d'aquest permís.
-
Pot editar despeses amb estat pendent
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos modificar els informes de despeses que s'han enviat però encara no s'han aprovat.
L'usuari ha de tenir permís per Veure i descarregar "Despeses".
Pots triar l' abast d'aquest permís.
-
Pots veure i descarregar "Despeses"
Aquest permís permet als empleats dins del grup específic de permisos veure la pestanya de despeses i exportar despeses com a fitxer (com ara CSV o Excel) per a la generació d'informes, anàlisis o manteniment de registres.
Habilita aquest permís perquè funcionin:
- Afegir noves despeses en nom d'una altra persona
- Pot accedir a la configuració de despeses
- Pot reemborsar les despeses
- Pots definir les despeses com a pagades
- Aprovador global de despeses
- Gestionar despeses
- Restablir el flux d'aprovació de despeses
- Pot suprimir les despeses manuals rebutjades
- Pot editar despeses amb estat pendent
Pots triar l' abast d'aquest permís.