Aquest article és per: equips de RRHH, equips de finances i administradors/es.
Quan algú marxa, les seves despeses no desapareixen, però algunes poden quedar-se encallades: les despeses pendents es mantenen pendents sense ningú que les aprovi. Resoleu-ho tot abans del seu últim dia, perquè la persona que marxa pugui ser reembolsada del que se li deu i no quedi res obert en Despeses.
Despeses després que una persona marxi
Visió general
Què passa un cop la terminació entra en vigor, el dia després de la data de terminació:
| Què passa | |
|---|---|
| Despeses pendents | Es mantenen Pendents. La seva aprovació pot aturar-se, així que ningú és preguntat per aprovar-les. |
| Despeses aprovades | Encara es poden reemborsar. |
| Totes les altres despeses | Es mantenen visibles i conserven el seu estat. |
| Factorial cards | Desactivades, així que no es poden utilitzar. |
| Usuari/a de despeses | Eliminat automàticament el dia després de la data de terminació. Fins aleshores, encara apareix a la llista d'usuaris/es de Despeses. |
Per trobar les despeses d'una persona que marxa a Despeses > Despeses de l'empleat/a, utilitza la cerca: el filtre Propietari/a només llista empleats/es actius/ves.
Abans de l'últim dia: llista de verificació
- Aprova o rebutja cada despesa pendent. Ves a Despeses > Despeses de l'empleat/a, cerca l'empleat/a pel nom i busca Pendent a la columna Estat. Demana als seus/les seus/ves aprovadors/es que decideixin abans de la data de terminació.
- Demana a l'empleat/a que enviï o elimini els seus/es borradors, perquè res del que volen que els hi reemborsin quedi sense enviar.
- Comprova que els seus pagaments amb targeta tinguin rebuts. Les seves targetes es desactivaran el dia després de la data de terminació, així que demana els rebuts que falten mentre encara són aquí.
- Reembolsa les despeses aprovades. Si reembolses a través de la nòmina, afegeix-les a la nómina mentre el període de nòmina encara està obert, i comprova amb el teu equip de nòmina a quina nòmina s'inclouen. Si no, utilitza un fitxer SEPA o Marca com a pagada.
- Deixa l'usuari/a de Despeses a Factorial. No cal que els eliminis manualment: això passa el dia després de la data de terminació.
Consells i millors pràctiques
- Afegeix "Resoldre despeses" a la teva llista de verificació d'ofboarding, una setmana abans de l'últim dia.
- Relacionat: Com puc reemborsar despeses a través de la nòmina? · Com puc afegir persones a Despeses? · Com puc reemborsar despeses amb un fitxer SEPA? · Com puc marcar una despesa com a pagada, o desfer-la? · Despeses FAQ per a RRHH i nòmina
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
No puc trobar una persona que marxa al filtre Propietari/a.
El filtre Propietari/a només llista empleats/es actius/ves. Cerca la persona pel nom en canvi.
Les despeses d'una persona que marxa estan encallades en Pendent.
Un cop la terminació entra en vigor, la seva aprovació pendent pot aturar-se, així que ningú és preguntat per aprovar-les. Demana al teu administrador/a que utilitzi Restablir flux d'aprovació sobre la despesa (funciona en qualsevol despesa Pendent). Si encara no mostra cap aprovadors/a, contacta amb el nostre equip de suport amb la despesa.
Una persona que marxa encara apareix com a usuari/a de Despeses.
Són eliminats/es el dia després de la seva data de terminació. Si encara apareixen després d'aquest dia, contacta amb el nostre equip de suport.
FAQ
1. Puc encara reemborsar les despeses aprovades d'una persona que marxa?
Sí. Les despeses aprovades d'un/a empleat/a que ha estat acomiadat/da encara es poden reemborsar. A través de la nòmina, el període de nòmina ha d'estar obert: no pots afegir compensacions a un període tancat. Si la nòmina no pot afegir-les, utilitza un fitxer SEPA o Marca com a pagada.
2. Esborraran les despeses d'una persona que marxa?
No. Les despeses d'un/a empleat/a acomiadat/da es mantenen visibles i conserven el seu estat.
3. Què passa amb les targetes Factorial de la persona que marxa?
Es desactiven el dia després de la data de terminació, així que no es poden utilitzar.
4. Necessito eliminar la persona que marxa dels usuaris/es de Despeses?
No. Factorial els elimina automàticament el dia després de la seva data de terminació, així que ja no compten com a usuari/a de Despeses.
5. Qui aprova les despeses pendents d'una persona que marxa?
Ningú és preguntat per aprovar-les: la seva aprovació pendent pot aturar-se un cop la terminació entra en vigor. Aconsegueix que siguin aprovades o rebutjades abans de la data de terminació. Si una ja està encallada, demana al teu administrador/a que utilitzi Restablir flux d'aprovació sobre ella.