Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, benötigen Personalabteilungen häufig Zugriff auf dessen historische Daten und können diese exportieren – beispielsweise für Berichte, Compliance-Zwecke oder interne Dokumentation. Factorial ermöglicht den Download verschiedener Informationen zu ehemaligen Mitarbeitern, selbst nachdem deren Profil deaktiviert wurde.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auf wichtige Zeiterfassungsdaten von ausgeschiedenen Mitarbeitern zugreifen und diese herunterladen können.
Überblick
Factorial speichert historische Daten von Mitarbeitern auch dann, wenn diese als ausgeschieden oder inaktiv markiert wurden. Personalmanager können diese Informationen über die entsprechenden Module exportieren, um Aufzeichnungen zu führen, Audits durchzuführen oder auf interne oder rechtliche Anfragen zu reagieren.
Wann und warum es verwendet werden sollte
Das Herunterladen von Informationen über ausgeschiedene Mitarbeiter ist nützlich, wenn Sie Folgendes benötigen:
- Pflege der Personaldokumentation und der Compliance-Aufzeichnungen
- Daten an Finanz-, Gehaltsabrechnungs- oder Rechtsabteilungen weitergeben
- Analyse der historischen Mitarbeiteraktivitäten
- Erstellung von Prüfberichten oder internen Berichten
- Informationen auf Anfrage an den Mitarbeiter weitergeben
Anleitung zur Verwendung
Häufig angeforderte Berichte über ehemalige Mitarbeiter umfassen:
- Freizeit
- Zeiterfassung
Die Exportberechtigungen können von Ihrer Benutzerrolle abhängen. Wenden Sie sich an Ihren Factorial Administrator, falls die Exportoption nicht angezeigt wird.
Abwesenheitsberichte
- Zur Organisation gehen
- Klicken Sie oben rechts auf „Daten exportieren“ .
- Wählen Sie „Zeit zum Abschalten“.
- Wählen Sie die Art der Abwesenheit:
- Betriebliche Freizeit
- Urlaubstage genommen
- Freizeitaktivitäten
- Urlaubsplan
- Klicken Sie unter „Mitarbeiter auswählen“ auf das Filtersymbol.
- Filtern nach Zugriffsstatus > Beendet
- Klicken Sie auf Herunterladen
Zeiterfassungsberichte
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu „Zeiterfassung“ .
- Mitarbeiter nach Status filtern > Ehemalige Mitarbeiter
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus, indem Sie das Kästchen links neben ihrem Namen markieren.
- Klicken Sie unten in der Leiste auf „Export herunterladen“.
- Wählen Sie einen Exporttyp aus
-
Zeiterfassungsexport – Vollversion. Wählen Sie:
- Dateiformat
- Zeitformat für Stundenverträge
- Abwesenheitszeiten
- Datum (von - bis)
-
Zeiterfassungsexport – Zusammenfassung. Auswählen:
- Dateiformat
- Zeitformat für Stundenverträge
- Datum (von - bis)
-
Zeiterfassung exportieren. Auswählen
- Exporttyp
- Dateiformat
- Zeitformat für Stundenverträge
- Periodenbasis
- Abwesenheitsarten
- Datum (von - bis)
-
Zeiterfassungsexport – Vollversion. Wählen Sie:
- Klicken Sie auf „Absenden“ .
Falls der Mitarbeiter nicht im Filter erscheint, stellen Sie sicher, dass inaktive oder ausgeschiedene Mitarbeiter in den Filtereinstellungen berücksichtigt werden .
Falls der exportierte Bericht nicht die vollständige Historie enthält, überprüfen Sie, ob der Datumsbereich die gesamte Beschäftigungsdauer des Mitarbeiters umfasst.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Daten exportieren, bevor Profile endgültig gelöscht werden: Historische Daten sind möglicherweise nicht mehr zugänglich, wenn ein Mitarbeiterprofil endgültig gelöscht wird.
- Verwenden Sie Datumsfilter, um sicherzustellen, dass Sie den gesamten Aktivitätszeitraum des Mitarbeiters erfassen.
- Wenn Sie regelmäßig Berichte für Offboarding-Prozesse benötigen, sollten Sie die Erstellung einer standardisierten Export-Checkliste für HR-Teams in Erwägung ziehen.
Häufig gestellte Fragen
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Kann ich nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses auf Mitarbeiterdaten zugreifen?
Ja. Factorial speichert historische Daten, sodass HR-Teams auf vergangene Daten inaktiver Mitarbeiter zugreifen und diese exportieren können.
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Kann ich die vollständige Zeiterfassungshistorie eines ehemaligen Mitarbeiters herunterladen?
Ja. Indem Sie den Mitarbeiter in den Zeiterfassungsberichten auswählen und den entsprechenden Datumsbereich festlegen, können Sie dessen vollständige Arbeitszeithistorie exportieren.