La funció d'alertes de control horari està dissenyada per optimitzar la gestió de les fitxes horàries, facilitant que els/les managers i els/les empleats/des identifiquin i resolguin les inconsistències. Amb aquesta funció, pots solucionar ràpidament qualsevol problema sense haver de revisar manualment les fitxes horàries de cada empleat/da.

Des de la pàgina de control horari, ara pots:

• Consultar la quantitat d'alertes i el seu tipus per període i empleat/da
• Filtrar per tipus d'alerta
• Ordenar per nombre d'alertes

A la pàgina del fitxatge:

• Els dies amb inconsistències ara es ressalten en vermell i mostren una descripció emergent amb les alertes detectades.
• Pots ajustar el full de temps per resoldre alertes

Les alertes del control horari (per exemple, Falta un relleu horari ) estan dissenyades per marcar les inconsistències en els fulls de temps perquè els directius i els/les empleats/des puguin revisar-les i corregir-les abans de l'aprovació.

Si la teva organització vol aplicar una regla de "no aprovació amb alertes" , això s'ha de gestionar a través de la teva política interna o flux de treball , ja que Factorial no proporciona una aturada definitiva integrada.

Passos pràctics per gestionar les alertes:

• Filtra els fulls de temps per tipus d'alerta → Falta el relleu de sortida.
• Obre el full de temps de l'empleat i corregeix els torns no resolts (busca --:-- ).
• Aprova el període un cop resoltes les alertes.

Configuració d'alertes de control horari

Pots personalitzar les alertes relacionades amb el temps per fer un seguiment dels esdeveniments clau del flux de treball del yeu equip. Aquests són els tipus d'alerta que s'admeten actualment:

1. Horari d'entrada perdut : Visible quan l'opció "Activa l'alerta de registre d'entrada perdut" està habilitada a Condicions del full de temps. Aquest alerta s'activa quan un/a empleat/da que s'espera que treballi encara no ha registrat l'entrada, cosa que ajuda els//les managers a identificar els membres de l'equip absents o que arriben tard.
2. Sense fitxar el torn : Visible quan l'opció "Restriccions de fitxar el torn" està habilitada i l'opció "Mantenir el torn com a no resolt" està seleccionada. Aquesta alerta marca els/les empleats/des que han fitxat l'entrada però no han fitxat la sortida, deixant el seu torn obert i no resolt.

3. Falta temps de descans : Visible quan l'opció "Alertes de descans durant el temps de treball" està habilitada. Aquesta alerta notifica als/les responsables quan un/a empleat/da no ha registrat cap descans durant el seu torn, cosa que pot indicar un risc de compliment de les normatives laborals.
4. Temps de descans insuficient : Visible quan l'opció "Alertes de descans durant el temps de treball" està habilitada. Aquesta alerta s'activa quan un/a empleat/da ha registrat un descans, però la seva durada cau per sota del llindar mínim requerit.

Gestió d'alertes i notificacions

Per ajudar a fer un seguiment de les alertes relacionades amb el temps, s'envien notificacions als/les managers de manera regular.

• Resums setmanals i mensuals : Els/les managers rebran informació general de les alertes pendents del seu equip.

• Notificacions diàries : Per a problemes més urgents, pots activar les notificacions diàries per mantenir-vos actualitzats en temps real.

Tipus d'alerta

• Configuració : Activa l'opció "Alerta de no haver fitxat l'entrada" a Condicions del full de temps a la configuració de la política de control horari. Quan es crea una política nova per a una empresa amb la funció d'inconsistències de control horari activada, aquesta configuració s'activa per defecte.
• Com ho veuen els/les directius/ves:
  • Tauler de control — Widget d'estat de l'equip: apareix una pestanya "Fitxatge d'entrada perdut" que mostra els/les empleats/des que encara no han fitxat l'entrada, amb un recompte. Cada empleat/da mostra una insígnia crítica vermella amb una icona de creu. Els/les responsables poden veure el retard de cada empleat/da (per exemple, "2 h 30 min de retard") i poden enviar un recordatori de fitxatge d'entrada per correu electrònic directament des del widget, ja sigui individualment o de manera massiva. El recordatori inclou un missatge personalitzat amb una opció per enviar una còpia al responsable.
  • Taula de control horari : Una columna "Alertes" mostra una insígnia vermella amb el recompte total d'alertes per empleat/da. Els/les managers poden filtrar la taula per tipus d'alerta, inclosa "No s'ha fitxat", per veure només els/les empleats/des afectats/des.
  • Consell d'incorporació: La primera vegada que la funció està activa, els/les managers veuran una guia de 3 passos que explica les alertes a la pàgina de control horari.
• Com ho veuen els/les empleats/des :
  • Notificació push : Els/les empleats/des reben una notificació push que diu "Recorda fitxar l'entrada" amb la seva hora d'entrada programada.
  • Notificació per correu electrònic: S'envia un correu electrònic amb el text "Encara no has fitxat l'entrada, vas tard a la feina avui?" i l'hora programada.
  • Recordatori de fitxatge d'entrada del/la manager : Si un/a manager envia un recordatori, l'empleat/da rep una notificació a la safata d'entrada, un correu electrònic i/o una notificació push que indica que el/la seu/seva manager ha enviat un recordatori de fitxatge.
  • Mòbil: Apareix una trucada d'inconsistència a la pantalla de control horari.
  • Consell d'incorporació : Els/les empleats/des veuen un tutorial pas a pas a la seva pàgina de registre d'entrada la primera vegada.
  • Resum setmanal: Si no es resol, l'alerta apareix al correu electrònic de notificació setmanal de l'empleat/da amb un enllaç al seu full de temps.
• Resolució automàtica: L'alerta es resol automàticament quan l'empleat/da fitxa la feina, es registra una baixa aprovada per a aquell dia o no s'esperava que l'empleat/da treballés.

• Configuració : Activeu l'opció "Restriccions de sortida" a Condicions del full de temps i, a continuació, selecciona l'opció "Mantenir el torn com a no resolt". També es pot configurar un llindar de tolerància (en minuts): l'alerta només s'activa quan el temps treballat de l'empleat/da supera la durada estimada del torn més aquesta tolerància.
• Hi ha dos modes de restricció de temps de sortida :
  • Sol·licita la confirmació del temps de sortida : Mostra un modal de confirmació a l'empleat/da que li demana que triï entre registrar el temps treballat o confirmar el temps estimat. Aquest mode no crea un torn sense resoldre.
  • Mantenir el torn com a no resolt: Deixa el torn obert i no resolt quan se supera el llindar. Aquest és el mode que genera l'alerta de sortida perduda.
• Com ho veuen els/les directius/ves:
  • Taula de control horari : La columna "Alertes" mostra el recompte d'alertes de sortida perdudes per empleat. Els/les managers poden filtrar per "Sortida perduda".
  • Vista del full de temps: Les files de torn afectades mostren una vora esquerra vermella. El camp de sortida del torn mostra --:--, cosa que indica que el torn no està resolt. Els/les managers amb permisos d'edició veuen una icona de llapis per crear sol·licituds d'edició.
  • Desplegable d'alerta: Si passes el cursor per sobre de la insígnia d'alerta, es mostra "Falta el rellotge de sortida" amb una descripció.
• Com ho veuen els/les empleats/des:
  • Web — Widget de fitxar l'entrada: apareix un widget "Has oblidat de fitxar la sortida" amb el missatge "Has deixat un torn sense resoldre el dia" i opcions per a "Resoldre" o "Ignorar".
  • Mòbil — Widget: Un bàner destacat diu "Sembla que t'has oblidat de fitxar la sortida" amb la data i un botó "Resol".
  • Mòbil — Vista diària: El torn afectat mostra l'etiqueta "Sense resoldre". El camp de tancament de torn mostra --:-- en vermell.
  • Comportament del torn : Quan un/a empleat/da intenta fitxar l'entrada mentre té un torn no resolt, el sistema crea una nova fitxa d'entrada en comptes de fitxar la sortida; el torn antic roman sense resoldre fins que es corregeix manualment.

• Configuració : Activeu les alertes, recordatoris i correccions de pausa a la política de control horari. Requereix:
  • Cal activar les pauses manuals (els/les empleats/des poden fer un seguiment de les pauses).
  • Cal activar les normes de temps de descans.
  • Cal configurar com a mínim una regla de durada de les pauses (per exemple, "Després de 6 hores de feina, cal una pausa de 30 minuts"). Es poden definir fins a 3 regles per política.
  • El mode de gestió de les infraccions de pausa ha d'estar definit com a "Sense acció" (només alerta). Si està definit com a "Correcció automàtica", el sistema dedueix automàticament el temps de pausa en lloc de mostrar alertes.
  • Les regles de durada de les pauses defineixen llindars: per exemple, 4 h → 15 min de pausa, 6 h → 30 min de pausa, 8 h → 45 min de pausa. El sistema selecciona la regla aplicable més alta en funció de les hores treballades.
• Com ho veuen els/les directius/ves:
  • Taula de control horari : El recompte d'alertes inclou les infraccions de temps de pausa perdut. Es pot filtrar per "Temps de pausa perdut".
  • Full de temps — Fila de torn: Una etiqueta d'alerta vermella a cada torn afectat mostra la norma específica violada (per exemple, "Després de 6 hores de treball cal una pausa de 30 minuts").
• Com ho veuen els/les empleats/des:
  • Web — Widget del tauler de control: Apareix un widget "Alertes d'interrupció" amb una descripció de la infracció i dues opcions: "Revisar el full de temps" o "Ignorar".
  • Web — Modal de fitxatge de sortida: Quan es fitxa la sortida amb una violació del temps de descans, un modal avisa sobre un temps de descans insuficient amb opcions per "Fitxar la sortida" o "Fitxar la sortida i corregir" (navega a la fitxa horària).
  • Mòbil : Apareix una pantalla superposada al moment de la sortida que explica la infracció (per exemple, "Has treballat més de 6 hores amb un temps de descans insuficient. Cal fer un descans de 30 minuts").
  • Notificació push : S'envia un recordatori durant la feina: "Recorda fer una pausa de 30 minuts cada 6 hores de feina".

• Configuració:
  • Utilitza la mateixa configuració que a Temps de pausa perdut (a Alertes, recordatoris i correccions de pausa). La configuració clau és la durada mínima de la pausa (base_minimal_duration), és a dir, la durada mínima que ha de tenir qualsevol sessió de pausa (per exemple, 15 minuts). Això és independent de les regles totals de temps de pausa. S'aplica la mateixa regla de supressió de correcció automàtica: si "Correcció automàtica" està activada, les alertes se suprimeixen i les correccions s'apliquen automàticament.
• Com ho veuen els directius:
  • Taula de control horari: el recompte d'alertes inclou infraccions de durada de pausa insuficient. Es pot filtrar per "Durada de pausa insuficient".
  • Full de temps — Fila de torns: Una etiqueta d'alerta vermella mostra "Les pauses han de tenir una durada mínima de X minuts".
• Com ho veuen els/les empleats/des:
  • Web — Widget del tauler de control: El mateix widget "Alertes de pausa" que "Temps de pausa perdut", amb una descripció específica de la violació de la durada mínima.
  • Mòbil — Modal : Quan finalitza una pausa massa curta, un modal diu "La teva pausa és massa curta" amb la durada mínima i els minuts restants, i ofereix "Continua la pausa" o "Torna a la feina".
  • Mòbil — Superposició de la data de sortida: Si es fa la sortida amb una pausa curta, una superposició explica que "Les pauses han de tenir una durada mínima de X minuts".

Sobre la configuració de l'alerta de marcatge d'entrada absent

Prerequisit: L'empleat/da ha d'haver activat el seu compte de Factorial

• El sistema d'alertes de fitxatge d'entrada absent realitza una comprovació prèvia de l'estat d'activació del compte abans d'avaluar si un/a empleat/da té un marcatge d'entrada absent.
• Els/les empleats/des que no hagin acceptat la seva invitació a Factorial queden exclosos completament del procés d'alerta.
• Per tant, és important que, perquè les alertes de control horari funcionin correctament, l'empleat/da hagi activat el seu compte de Factorial.

Web i mòbil

Fitxar via mòbil o web requereix que l'empleat/da iniciï la sessió a l'aplicació de Factorial.

Si l'empleat/da no ha acceptat la invitació, no podrà fitxar via web/aplicació mòbil; per tant, una alerta de "fitxatge pendent" seria falsa.