Die Funktion „Warnmeldungen bei der Zeiterfassung“ wurde entwickelt, um die Zeiterfassung zu vereinfachen und es Managern und Mitarbeitern zu erleichtern, Unstimmigkeiten zu erkennen und zu beheben. Mit dieser Funktion können Sie Probleme schnell angehen, ohne die Zeiterfassung jedes einzelnen Mitarbeiters manuell prüfen zu müssen.

Auf der Seite „Zeiterfassung“ haben Sie nun folgende Möglichkeiten:

• Prüfen Sie die Anzahl und Art der Benachrichtigungen nach Zeitraum und Mitarbeiter.
• Nach Alarmtyp filtern
• Sortieren nach Anzahl der Benachrichtigungen

Auf der Seite „Uhrzeit“:

• Tage mit Unstimmigkeiten werden nun rot hervorgehoben und zeigen einen Tooltip mit den erkannten Warnmeldungen an.
• Sie können die Stundenzettel anpassen, um Warnmeldungen zu beheben.

Einrichten von Zeiterfassungsbenachrichtigungen

Sie können zeitbezogene Benachrichtigungen anpassen, um wichtige Ereignisse im Arbeitsablauf Ihres Teams zu verfolgen. Folgende Benachrichtigungstypen werden derzeit unterstützt:

1. Fehlendes Einstempeln : Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Einstellung „Warnung bei fehlendem Einstempeln aktivieren“ unter „Zeiterfassungsbedingungen“ aktiviert ist. Sie wird ausgelöst, wenn ein Mitarbeiter, der zur Arbeit erwartet wird, sich noch nicht eingestempelt hat und hilft Managern so, abwesende oder verspätete Teammitglieder zu identifizieren.
2. Fehlende Ausstempelung : Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Einstellung „Ausstempelbeschränkungen“ aktiviert und die Option „Schicht als nicht abgeschlossen beibehalten“ ausgewählt ist. Sie kennzeichnet Mitarbeiter, die zwar eingestempelt, aber nicht ausgestempelt haben, wodurch ihre Schicht offen und nicht abgeschlossen bleibt.

3. Fehlende Pausenzeit : Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Einstellung „Pausenbenachrichtigungen während der Arbeitszeit“ aktiviert ist. Sie informiert Vorgesetzte, wenn ein Mitarbeiter während seiner Schicht keine Pause protokolliert hat, was ein Risiko hinsichtlich der Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen darstellen kann.
4. Unzureichende Pausenzeit : Diese Meldung wird angezeigt, wenn die Einstellung „Pausenbenachrichtigungen während der Arbeitszeit“ aktiviert ist. Sie erscheint, wenn ein Mitarbeiter eine Pause protokolliert hat, deren Dauer jedoch unter dem erforderlichen Mindestwert liegt.

Verwaltung von Warnungen und Benachrichtigungen

Um den Überblick über zeitbezogene Warnmeldungen zu behalten, werden regelmäßig Benachrichtigungen an die Manager versendet.

• Wöchentliche und monatliche Zusammenfassungen : Die Manager erhalten eine Übersicht über die anstehenden Benachrichtigungen für ihr Team.

• Tägliche Benachrichtigungen : Bei dringenderen Angelegenheiten können Sie tägliche Benachrichtigungen aktivieren, um in Echtzeit auf dem Laufenden zu bleiben.

Alarmtypen

• Konfiguration : Aktivieren Sie in den Zeiterfassungsrichtlinieneinstellungen unter „Zeiterfassungsbedingungen“ die Option „Warnung bei fehlender Zeiterfassung“. Wenn für ein Unternehmen, für das die Funktion zur Erkennung von Zeiterfassungsinkonsistenzen aktiviert ist, eine neue Richtlinie erstellt wird, ist diese Einstellung standardmäßig aktiviert.
• Wie Manager es sehen:
  • Dashboard – Teamstatus-Widget: Im Tab „Fehlende Zeiterfassung“ werden die Mitarbeiter angezeigt, die sich noch nicht eingestempelt haben, inklusive Anzahl. Jeder Mitarbeiter ist mit einem roten Warnsymbol (Kreuz) gekennzeichnet. Führungskräfte sehen die Verspätung jedes Mitarbeiters (z. B. „2 Std. 30 Min. zu spät“) und können direkt aus dem Widget eine Erinnerung per E-Mail versenden – entweder einzeln oder für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Die Erinnerung enthält eine individuelle Nachricht mit der Option, eine Kopie an die Führungskraft zu senden.
  • Zeiterfassungstabelle : Die Spalte „Warnungen“ zeigt ein rotes Symbol mit der Gesamtzahl der Warnungen pro Mitarbeiter an. Führungskräfte können die Tabelle nach Warnungstyp filtern, z. B. nach „Fehlendes Einstempeln“, um nur die betroffenen Mitarbeiter anzuzeigen.
  • Hinweis für Einsteiger: Wenn die Funktion zum ersten Mal aktiviert wird, sehen Manager eine dreistufige geführte Anleitung, die die Benachrichtigungen auf der Seite „Zeiterfassung“ erklärt.
• Wie die Mitarbeiter es sehen :
  • Push-Benachrichtigung : Die Mitarbeiter erhalten eine Push-Benachrichtigung mit dem Hinweis „Denken Sie daran, sich einzustempeln“ und ihrer geplanten Einstempelzeit.
  • E-Mail-Benachrichtigung: Es wird eine E-Mail mit folgendem Inhalt versendet: „Sie haben sich noch nicht eingestempelt, kommen Sie heute zu spät zur Arbeit?“ mit der geplanten Uhrzeit.
  • Zeiterfassungserinnerung vom Vorgesetzten : Wenn ein Vorgesetzter eine Erinnerung sendet, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung im Posteingang, eine E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung, dass sein Vorgesetzter eine Zeiterfassungserinnerung gesendet hat.
  • Mobil: Auf dem Zeiterfassungsbildschirm wird ein Hinweis auf eine Unstimmigkeit angezeigt.
  • Hinweis zum Onboarding : Beim ersten Mal sehen Mitarbeiter auf ihrer Zeiterfassungsseite eine einstufige Anleitung.
  • Wöchentliche Zusammenfassung: Falls das Problem nicht behoben wird, erscheint die Benachrichtigung in der wöchentlichen E-Mail des Mitarbeiters und verlinkt zu dessen Stundenzettel.
• Automatische Behebung: Die Warnung wird automatisch behoben, wenn der Mitarbeiter sich einstempelt, ein genehmigter Urlaub für diesen Tag erfasst wird oder der Mitarbeiter voraussichtlich nicht arbeiten wird.

• Konfiguration : Aktivieren Sie unter „Zeiterfassungsbedingungen“ die Option „Abmeldebeschränkungen“ und wählen Sie anschließend die Option „Schicht als nicht abgeschlossen beibehalten“. Sie können auch einen Toleranzschwellenwert (in Minuten) festlegen – die Warnung wird nur ausgelöst, wenn die Arbeitszeit des Mitarbeiters die geschätzte Schichtdauer zuzüglich dieses Toleranzwerts überschreitet.
• Es gibt zwei Ausschaltbeschränkungsmodi :
  • Bestätigung der Ausstempelung anfordern : Dem Mitarbeiter wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, in dem er zwischen der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit und der Bestätigung der geschätzten Arbeitszeit wählen kann. Dieser Modus erstellt keine ungelöste Schicht.
  • Schicht als ungelöst beibehalten: Die Schicht bleibt offen und ungelöst, sobald der Schwellenwert überschritten wird. In diesem Modus wird die Warnung „Fehlende Ausstempelung“ generiert.
• Wie Manager es sehen:
  • Zeiterfassungstabelle : Die Spalte „Warnungen“ zeigt die Anzahl der fehlenden Ausstempelwarnungen pro Mitarbeiter an. Führungskräfte können nach „Fehlende Ausstempelung“ filtern.
  • Zeiterfassungsansicht: Betroffene Schichtzeilen werden links rot umrandet. Im Feld „Ausstempeln“ wird „--:--“ angezeigt, was bedeutet, dass die Schicht noch nicht abgeschlossen ist. Manager mit Bearbeitungsberechtigung sehen ein Stiftsymbol, um Bearbeitungsanfragen zu erstellen.
  • Warnmeldung: Beim Überfahren des Warnsymbols mit der Maus wird „Fehlende Ausstempelung“ mit einer Beschreibung angezeigt.
• Wie die Mitarbeiter es sehen:
  • Web — Einstempel-Widget: Es erscheint ein Widget mit der Meldung "Ausstempeln vergessen" und dem Hinweis "Sie haben am [Datum] eine nicht abgeschlossene Schicht hinterlassen" sowie den Optionen "Abschließen" oder "Ignorieren".
  • Mobil – Widget: Ein auffälliges Banner zeigt die Meldung „Sie haben anscheinend vergessen, sich auszustempeln“ mit Datum und einer Schaltfläche „Beheben“.
  • Mobil – Tagesansicht: Die betroffene Schicht ist als „Nicht gelöst“ gekennzeichnet. Im Feld „Ausstempeln“ wird „--:--“ in Rot angezeigt.
  • Schichtverhalten : Wenn ein Mitarbeiter versucht, sich einzustempeln, während seine Schicht noch nicht abgeschlossen ist, erstellt das System einen neuen Einstempelvorgang, anstatt ihn auszustempeln – die alte Schicht bleibt so lange ungelöst, bis sie manuell korrigiert wird.

• Konfiguration : Aktivieren Sie diese Option unter „Pause-Benachrichtigungen, Erinnerungen und Korrekturen“ in den Zeiterfassungsrichtlinien. Erforderlich:
  • Manuelle Pausen müssen aktiviert sein (Mitarbeiter können Pausen erfassen).
  • Die Ruhezeitregeln müssen aktiviert sein.
  • Mindestens eine Pausenregel muss konfiguriert werden (z. B. „Nach 6 Stunden Arbeit ist eine 30-minütige Pause erforderlich“). Pro Richtlinie können bis zu 3 Regeln definiert werden.
  • Der Modus zur Behandlung von Pausenverstößen muss auf „Keine Aktion“ (nur Warnung) eingestellt sein. Bei der Einstellung „Automatische Korrektur“ zieht das System die Pausenzeit automatisch ab, anstatt Warnungen anzuzeigen.
  • Die Pausenregeln definieren Schwellenwerte: zum Beispiel 4 Stunden → 15 Minuten Pause, 6 Stunden → 30 Minuten Pause, 8 Stunden → 45 Minuten Pause. Das System wählt die längste anwendbare Regel basierend auf den geleisteten Arbeitsstunden aus.
• Wie Manager es sehen:
  • Zeiterfassungstabelle : Die Anzahl der Warnungen umfasst auch Verstöße gegen die Pausenzeitvorgaben. Filterbar nach „Fehlende Pausenzeit“.
  • Stundenzettel – Schichtzeile: Ein rotes Warnschild in jeder betroffenen Schicht zeigt die jeweils verletzte Regel an (z. B. „Nach 6 Stunden Arbeit ist eine 30-minütige Pause erforderlich“).
• Wie die Mitarbeiter es sehen:
  • Web — Dashboard-Widget: Es erscheint ein „Break Alerts“-Widget mit einer Beschreibung des Verstoßes und zwei Optionen: „Stundenzettel prüfen“ oder „Ignorieren“.
  • Web — Ausstempel-Modal: Beim Ausstempeln mit Überschreitung der Ruhezeit erscheint ein Modal mit einer Warnung vor unzureichender Pausenzeit und den Optionen „Ausstempeln“ oder „Ausstempeln und korrigieren“ (führt zum Stundenzettel).
  • Auf Mobilgeräten erscheint beim Ausstempeln eine Einblendung, die den Verstoß erklärt (z. B. „Sie haben über 6 Stunden gearbeitet und hatten nicht genügend Pausenzeit. Eine 30-minütige Pause ist erforderlich.“)
  • Push-Benachrichtigung : Während der Arbeitszeit wird eine Erinnerung versendet: „Denken Sie daran, alle 6 Arbeitsstunden eine 30-minütige Pause einzulegen.“

• Konfiguration:
  • Verwendet dieselben Einstellungen wie „Fehlende Pausenzeit“ (unter „Pausenbenachrichtigungen, -erinnerungen und -korrekturen“). Die wichtigste Einstellung ist die Mindestdauer einer Pause (base_minimal_duration) – die Mindestlänge, die eine einzelne Pausensitzung haben muss (z. B. 15 Minuten). Diese Einstellung ist unabhängig von den Regeln für die Gesamtpausenzeit. Es gilt dieselbe Regel zur Unterdrückung der automatischen Korrektur: Wenn „Automatische Korrektur“ aktiviert ist, werden Benachrichtigungen unterdrückt und Korrekturen automatisch angewendet.
• Wie Manager es sehen:
  • Zeiterfassungstabelle: Die Anzahl der Warnungen umfasst auch Verstöße gegen die Pausendauer. Filterbar nach „Unzureichende Pausendauer“.
  • Stundenzettel – Schichtzeile: Ein roter Warnhinweis zeigt an: „Pausen müssen mindestens X Minuten lang sein.“
• Wie die Mitarbeiter es sehen:
  • Web — Dashboard-Widget: Das gleiche "Pause-Alarme"-Widget wie bei "Fehlende Pausenzeit", mit einer Beschreibung speziell für die Verletzung der Mindestdauer.
  • Mobil – Modal : Wenn eine Pause zu kurz ist, erscheint ein Modal mit der Meldung „Ihre Pause ist zu kurz“ und der Angabe der Mindestdauer und der verbleibenden Minuten. Es werden die Optionen „Pause fortsetzen“ oder „Zurück an die Arbeit“ angeboten.
  • Mobilgeräte — Ausstempel-Overlay: Wenn Sie mit einer kurzen Pause ausstempeln, wird ein Overlay angezeigt, das erklärt: „Pausen müssen mindestens X Minuten lang sein.“