Questo articolo è per: admin, team finance, approvatori e dipendenti.
Factorial controlla le spese per individuare duplicati ed errori comuni non appena vengono create o modificate. Non c'è nulla da configurare e i controlli integrati non usano crediti One. I dipendenti correggono i problemi prima di inviare; i revisori guardano con attenzione solo dove serve.
Controlli integrati
Panoramica
I controlli integrati avvisano (un avviso; decide il revisore) o bloccano (la spesa non può essere inviata finché non viene corretta). Non puoi modificarli né disattivarli.
| Controllo | Cosa rileva | Cosa vedi | Chi lo vede | Blocca o avvisa |
|---|---|---|---|---|
| Duplicato | La stessa ricevuta due volte, un pagamento con carta inserito anche a mano, due diarie per gli stessi giorni | Duplicato | Le persone che vedono tutte le spese dell'azienda | Avvisa |
| Conflitto di categoria | Una diaria e una spesa Pasti o Ristoro negli stessi giorni | Conflitto di categoria e, sulla spesa, Confronta per vederle affiancate | Chiunque possa vedere la spesa | Avvisa |
| Chilometraggio modificato | Una distanza calcolata modificata a mano | Modificato nella colonna Avvisi | Chiunque possa vedere la spesa | Avvisa |
| Budget | Spesa vicina o superiore a un budget | A rischio budget od Oltre il budget | Chiunque apra la spesa | Avvisa |
| Importi e date | Importo rimborsabile superiore al totale della ricevuta o pari a zero, data del documento con più di un giorno di anticipo, righe fiscali impossibili | Controlla i dati della tua spesa in alto nella spesa, con cosa correggere | La persona che invia | Blocca l'invio |
| Pagamenti con carta | Un pagamento superiore al saldo o al limite, in una categoria bloccata o segnalato come rischioso | Rifiutato e un Motivo del rifiuto | Titolare della carta e gestori delle carte | Blocca il pagamento |
Dettagli: Come gestisco le spese duplicate?, Come faccio a ottenere gli importi corretti in una spesa?, Come imposto un budget e monitoro le spese rispetto ad esso?, Stati e avvisi delle spese e Come controllo quanto e dove può spendere una carta?.
Controlli delle spese predefiniti
Panoramica
Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, parte con 28 controlli predefiniti, attivi per impostazione predefinita. A differenza dei controlli integrati, puoi modificare o rimuovere qualsiasi controllo predefinito: chiedilo a One, è gratuito. Ogni spesa controllata usa 2 crediti One, una volta per spesa. Una segnalazione grave (non conforme alla policy) dice al dipendente che la spesa gli verrà probabilmente rimandata. Una segnalazione lieve (avviso) chiede al revisore di dare un'occhiata. Nessuna delle due blocca l'invio.
| Gruppo | Segnalazioni gravi | Segnalazioni lievi |
|---|---|---|
| Tempistica | Data successiva all'invio · fuori dal contratto del dipendente | Inviata oltre 30 giorni dopo la data del documento · data del documento che differisce di oltre un giorno dalla ricevuta |
| Ricevute | Mancante, illeggibile, scontrino del POS, non dettagliata, fatturata a un'altra azienda | |
| Cosa è stato acquistato | Tabacco e gioco d'azzardo, multe, carte regalo e contanti, articoli per la casa, extra di hotel e viaggio, cura della persona, spese per famiglia e animali, abbonamenti personali, donazioni | |
| Importi | Richiesta di rimborso superiore dell'1% al totale della ricevuta | Valuta diversa da quella della ricevuta |
| Contesto | Nessuna finalità aziendale, ospiti non indicati, categoria non adatta | |
| Da controllare | Alcolici, business class, fine settimana o festivi, ferie e permessi (richiede il modulo Assenze), chilometraggio in un giorno di noleggio auto |
In cosa i controlli integrati differiscono dai Controlli delle spese
I controlli integrati sono fissi, sempre attivi e possono bloccare. I Controlli delle spese sono le tue regole scritte con One e si limitano a raccomandare. Vedi Come controllo le spese rispetto alla mia policy di spesa?.
Suggerimenti e buone pratiche
- Correggi i problemi sulla bozza. I controlli vengono eseguiti mentre la spesa è ancora una bozza, il momento più semplice per correggere una ricevuta o un importo.
- Tieni la spesa con carta, rifiuta la copia manuale. È il duplicato più comune. Vedi Come gestisco le spese duplicate?.
- Team finance: apri Spese > Spese dei dipendenti e usa il filtro Avvisi per trovare le spese segnalate.
- Correlati: Spese con carta e spese manuali · Spese senza ricevuta
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
So che una spesa è un duplicato ma non c'è nessun avviso.
Gli avvisi di duplicato sono mostrati solo alle persone che possono vedere tutte le spese dell'azienda. Inoltre Factorial non rileva ogni duplicato, quindi confronta tu stesso le ricevute quando qualcosa ti sembra familiare.
Una spesa che non ho modificato ha ricevuto un avviso di Duplicato.
Quando viene aggiunta una spesa simile, Factorial ricontrolla quella precedente, quindi entrambe vengono segnalate.
Non riesco a inviare la mia spesa.
Leggi il messaggio sul campo: indica cosa correggere, ad esempio l'importo rimborsabile o la data del documento. Una bozza può essere salvata con il problema, ma non inviata.
FAQ
1. Perché la mia spesa è stata segnalata come possibile duplicato?
Factorial segnala una spesa che usa la stessa ricevuta di un'altra, oppure lo stesso fornitore e lo stesso numero di fattura letti dalla ricevuta. Segnala anche un pagamento con carta e una spesa manuale che sembrano lo stesso acquisto, e due diarie per gli stessi giorni e la stessa tariffa. Le spese rifiutate e le bozze manuali non vengono confrontate.
2. Perché la mia spesa è stata segnalata con Conflitto di categoria o Modificato?
Un avviso di Conflitto di categoria significa che una diaria e una spesa Pasti o Ristoro della stessa persona cadono negli stessi giorni. Un avviso Modificato significa che qualcuno ha cambiato la distanza calcolata da Factorial per una spesa di chilometraggio. Entrambi informano solo il revisore.
3. Perché l'avviso di Duplicato è scomparso?
Factorial ricontrolla una spesa a ogni modifica e mantiene solo gli avvisi ancora validi. Un avviso di Duplicato scompare dopo una modifica quando la corrispondenza non c'è più, ad esempio perché hai allegato una ricevuta diversa o perché l'altra spesa nel frattempo è stata rifiutata. Le persone che vedono tutte le spese dell'azienda possono anche rimuoverlo con Rimuovi avviso. Se la corrispondenza c'è ancora quando la spesa viene modificata di nuovo, l'avviso può tornare.
4. Devo configurare il rilevamento dei duplicati?
No. Factorial segnala i duplicati automaticamente per ogni azienda e non puoi disattivarlo. Se un avviso è sbagliato, le persone che possono vedere tutte le spese dell'azienda possono rimuoverlo.
5. Un avviso di duplicato impedisce di approvare una spesa?
No. Un avviso di Duplicato, Conflitto di categoria o Modificato informa solo il revisore. Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, anche la raccomandazione di One tiene conto di questi avvisi: un avviso di Duplicato o di Conflitto di categoria porta a "Rifiuto consigliato" e un avviso di Modificato da solo a "Revisione consigliata". Decide comunque il revisore.
6. Quali errori impediscono di inviare una spesa?
Un importo rimborsabile superiore al totale della ricevuta, o pari a zero quando il tuo modulo di spesa lo richiede; una data del documento più di un giorno nel futuro; righe fiscali che non possono essere corrette; e una tariffa chilometrica o un totale di diaria che non corrisponde alle tue tariffe. Anche una ricevuta o un campo obbligatorio mancante lo impedisce se il tuo modulo di spesa lo richiede.
7. Quali controlli integrati avvisano e quali bloccano?
Gli avvisi avvisano. I controlli su importo, data, imposte e tariffe bloccano l'invio. Altri blocchi: importo, esercente e valuta di una spesa con carta non possono essere modificati; un approvatore non può approvare una spesa che non supera i controlli su importo, data, imposte o tariffe indicati sopra; una spesa con importo zero, o in un periodo di payroll chiuso, non può essere aggiunta al payroll; i pagamenti con carta rifiutati vengono bloccati sulla carta. I Controlli delle spese si limitano a raccomandare.
8. I controlli integrati usano crediti One?
No. Gli avvisi di Duplicato, Conflitto di categoria, Modificato, lo stato del budget e i blocchi su importo e data non usano crediti One. Li usano solo i Controlli delle spese: ogni spesa controllata usa 2 crediti One, una volta per spesa, e ricontrollarla dopo una modifica è gratuito.
9. Quando vengono eseguiti i controlli integrati?
Gli avvisi integrati vengono eseguiti quando una spesa viene creata o modificata mentre è in bozza, in sospeso o rimandata indietro per modifiche. Le spese approvate, rifiutate e pagate non vengono ricontrollate.
10. Posso aggiungere i miei controlli?
Sì, con i Controlli delle spese. Vedi Come controllo le spese rispetto alla mia policy di spesa?.
11. Cosa succede quando un pagamento con carta supera il limite della carta?
Il pagamento viene rifiutato e non crea nessuna spesa. Il titolare della carta viene avvisato quando un pagamento viene rifiutato a causa dei limiti della carta o per mancanza di fondi. Vedi Come controllo quanto e dove può spendere una carta?.
12. Quali controlli predefiniti segnalano una spesa come non conforme alla policy?
Una data successiva al giorno in cui è stata inviata, una data fuori dal contratto del dipendente, una richiesta superiore dell'1% al totale della ricevuta e acquisti che di solito non vengono rimborsati: tabacco, gioco d'azzardo e lotterie, multe, carte regalo e contanti, spesa per la casa, extra di hotel e viaggio, cura della persona, spese per famiglia e animali, abbonamenti personali e donazioni. Tutto il resto è un avviso.
13. Posso rimuovere un controllo predefinito?
Sì. Chiedi a One, ad esempio "rimuovi il controllo del fine settimana", e clicca su Salva. Gli altri tuoi controlli restano.
14. Il controllo predefinito sulle assenze funziona per ogni azienda?
No. Richiede il modulo Assenze. Senza, quel controllo non viene aggiunto.
15. Se finiamo i crediti One o disattiviamo i Controlli delle spese, il rilevamento dei duplicati funziona ancora?
Sì. Il rilevamento dei duplicati e gli altri controlli integrati funzionano in autonomia, separati dai Controlli delle spese, e non usano crediti One. Continuano a segnalare duplicati, Conflitti di categoria e chilometraggio modificato. Si ferma solo l'esito dei Controlli delle spese (conforme o non conforme alla policy) quando i crediti finiscono o i Controlli delle spese sono disattivati.