Gli admin creano una carta virtuale, fisica o monouso (una carta spese aziendale) per qualsiasi dipendente e i dipendenti possono richiedere una carta monouso per un acquisto una tantum. Nessuno anticipa denaro.

Prima l'azienda ha bisogno di un conto carte: aprirlo e alimentarlo è un articolo a parte (vedi Correlati).

Creare una carta Spese per un dipendente (admin)

Panoramica

Ti servono Può gestire le carte e un conto carte per la persona giuridica che paga. Il dipendente deve essere un utente di Spese (qualcuno che può creare spese) con un'email nel profilo.

Come si usa

1. Vai su Spese > Spese dei dipendenti e clicca Nuova carta.
2. Scegli Carta monouso, Carta virtuale o Carta fisica.
3. In Dipendente, scegli il titolare della carta.
4. In Persona giuridica, scegli il conto carte di chi paga (di default quello del dipendente).
5. Sulla sua prima carta su quel conto, compila le Informazioni sul titolare, incluso un Cellulare per i codici di sicurezza.
6. Per una carta fisica, compila le Informazioni di spedizione: inviala al Titolare o all'Azienda.
7. In Impostazioni della carta, aggiungi un Alias della carta. Per una carta monouso, imposta anche il Budget.
8. Clicca Crea carta.

Le carte virtuali e monouso funzionano subito. Una carta fisica arriva per posta e il titolare la attiva.

Richiedere una carta Spese monouso (dipendenti)

Panoramica

Devi pagare un corso o un biglietto? Richiedi una carta per l'importo esatto. Una volta approvata, paghi con essa e la spesa viene creata per te. Ti servono Può richiedere carte (attivo per la maggior parte dei dipendenti) e un conto carte aziendale.

Come si usa

1. Vai su Le mie spese > Le mie carte e clicca Richiedi.
2. Sulla tua prima carta, compila le tue Informazioni sul titolare.
3. Inserisci il Budget (tasse incluse), un Alias della carta e il Motivo della richiesta.
4. Clicca Richiedi.

Approvare o rifiutare una richiesta di carta (admin)

Panoramica

Tutte le persone con Può gestire le carte possono approvare o rifiutare una richiesta.

Come si usa

1. Vai su Tesoreria > Carte. Le richieste hanno lo stato Richiesta.
2. Nel menu delle azioni, scegli Approva o Rifiuta (Visualizza dettagli mostra il motivo).
3. Per approvare, conferma la Persona giuridica da addebitare e clicca Sì, approva. Il titolare viene avvisato e la carta non può più essere modificata.
4. Per rifiutare, aggiungi un commento per il dipendente e clicca Sì, rifiuta.

Suggerimenti e buone pratiche

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Ho il permesso ma non riesco a creare una carta. Controlla in quest'ordine: hai Può gestire le carte (un gruppo con molti permessi potrebbe non includerlo); il dipendente è un utente di Spese con un'email nel profilo; la persona giuridica ha un conto carte; e il tuo piano include quel tipo di carta.
• Non riesco ad aprire la pagina Nuova carta. È per le persone con Può gestire le carte. I dipendenti richiedono una carta da Le mie spese > Le mie carte.
• Un tipo di carta mi chiede di fare l'upgrade, oppure il pulsante Richiedi è disattivato. I tipi di carta che si possono creare o richiedere dipendono dal tuo piano. Il tuo Account Manager può confermarlo.
• "Questo dipendente non può creare spese, requisito necessario per ottenere una carta spese." Le carte sono solo per gli utenti di Spese. Prima aggiungi il dipendente a Spese: vedi Come aggiungo persone a Spese?.
• Non si può creare una carta per un dipendente senza email. Aggiungi l'email nel suo profilo e riprova.
• "Nessun conto carte ancora" accanto a una persona giuridica. Quella persona giuridica non ha un conto carte. Clicca Crea conto nel messaggio che compare oppure scegli un'altra persona giuridica.
• "Il nome completo deve avere al massimo 24 caratteri." Nome e cognome insieme possono avere al massimo 24 caratteri sulla carta.
• "Il numero di cellulare è obbligatorio." Il Cellulare deve essere un numero di cellulare.

FAQ

1. Posso creare una carta sul conto carte di un'altra persona giuridica?

Sì. Scegli quella persona giuridica in Persona giuridica quando crei la carta, oppure in Persona giuridica da addebitare quando approvi una richiesta.

2. Posso dare una carta Factorial esistente a un'altra persona?

No. Una carta appartiene a una sola persona. Annullala ed emettine una nuova per il nuovo titolare.

3. Posso emettere molte carte in una volta?

Sì, con One: condividi l'elenco delle persone (o un file) e One prepara le carte da farti confermare. Le carte fisiche sono l'eccezione.

4. I dipendenti possono richiedere una carta fisica o virtuale?

Nell'app, i dipendenti richiedono carte monouso da Le mie spese > Le mie carte. Con One possono anche chiedere una carta virtuale, che va agli stessi approvatori. Le carte fisiche vengono create dagli admin. Vedi Chi può gestire e richiedere le carte Factorial?.

5. Chi approva una richiesta di carta, il responsabile?

Tutte le persone con Può gestire le carte vengono avvisate e possono decidere. Il responsabile del dipendente non è coinvolto e può approvare solo con quel permesso.

6. Cosa succede a una carta monouso dopo l'uso?

Si chiude dopo il primo pagamento, quindi non c'è nulla da annullare. Richiedine una nuova per l'acquisto successivo. Se un pagamento non è andato a buon fine, controlla lo stato della carta prima di riprovare.

7. Cosa succede alle carte di una persona quando se ne va?

Quando lascia l'azienda o smette di essere un utente di Spese, le sue carte Spese attive vengono disattivate, non annullate. Chi ha Può gestire le carte può annullarle.

8. Come creo una carta virtuale per un dipendente?

Vai su Spese > Spese dei dipendenti, clicca Nuova carta, scegli Carta virtuale, seleziona il Dipendente e la Persona giuridica, aggiungi un Alias della carta e clicca Crea carta. Funziona subito.

9. Come richiedo una carta fisica per un dipendente?

Le carte fisiche vengono create dagli admin, non richieste: Spese > Spese dei dipendenti > Nuova carta > Carta fisica, poi compila le Informazioni di spedizione. I dipendenti non possono richiedere da soli una carta fisica.