Questo articolo è per: admin e team finance.
Ogni carta Factorial può avere un limite di spesa che si rinnova ogni giorno, settimana, mese o anno e un elenco di categorie merceologiche in cui funziona o non funziona. Un pagamento fuori da queste regole viene rifiutato prima che venga speso del denaro, quindi non devi rincorrerlo dopo.
Impostare un limite di spesa
Panoramica
Abbina ogni carta al suo budget, ad esempio £500 a settimana per una carta di progetto o £100 al mese per una carta abbonamenti. Ti serve Può gestire le carte o il permesso Modificare il budget e i limiti di una carta Factorial.
- I limiti si applicano alle carte virtuali e fisiche. Una carta monouso riceve il suo importo quando viene richiesta e non può essere modificato.
- Un pagamento che supererebbe il limite viene rifiutato.
- Un rimborso restituisce budget: l'importo rimborsato può essere speso di nuovo nello stesso periodo.
Come si usa
- Vai su Tesoreria > Carte.
- Apri il menu delle azioni sulla carta e scegli Visualizza dettagli.
- Apri la scheda Controlli.
- In Limite, inserisci l'importo massimo.
- In Periodo di rinnovo, scegli Giornaliero, Settimanale, Mensile o Annuale.
- Clicca Aggiorna.
La scheda Pagamenti con carta mostra il budget della carta, quanto è Speso e quanto è Disponibile nel periodo corrente. I titolari vedono lo stesso in Le mie spese > Le mie carte.
Scegliere dove si può usare una carta
Panoramica
Limita una carta agli esercenti per cui è pensata: una carta viaggi solo presso compagnie aeree e hotel, oppure una carta ufficio bloccata nei ristoranti. Le categorie descrivono il tipo di attività in cui viene usata una carta, come compagnie aeree o ristoranti. Provengono dai circuiti delle carte e non sono le tue categorie di spesa.
Come si usa
- Apri la scheda Controlli della carta.
- In Controllo delle categorie, scegli Consenti tutte le categorie, Consenti categorie specifiche (ogni altro acquisto viene bloccato) o Blocca categorie specifiche (la carta funziona ovunque altrove).
- Seleziona le categorie e clicca Aggiorna.
Suggerimenti e buone pratiche
- Combina un limite e le categorie per un controllo più stretto, ad esempio £300 al mese, consentita solo nelle categorie viaggi.
- Dai alle carte di progetto o temporanee un periodo di rinnovo breve e un limite più basso.
- Rivedi i limiti quando i budget cambiano. Le modifiche si applicano quando clicchi Aggiorna.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- Un pagamento con carta è stato rifiutato con "Autorizzazione rifiutata a causa dei tuoi controlli di spesa." Il pagamento ha superato il limite oppure l'esercente è in una categoria bloccata. Controlla i Controlli della carta, poi alza il limite o consenti la categoria se l'acquisto deve andare a buon fine.
- Non riesco a modificare i controlli. I controlli di una carta monouso vengono impostati quando la carta viene richiesta e non si possono cambiare, e una carta annullata non si può modificare. Altrimenti ti serve Può gestire le carte o il permesso Modificare il budget e i limiti di una carta Factorial.
- "Seleziona almeno una categoria." Quando consenti o blocchi categorie specifiche, scegline almeno una.
FAQ
1. Posso usare un limite e restrizioni di categoria sulla stessa carta?
Sì, si applicano entrambi contemporaneamente.
2. I limiti di spesa funzionano allo stesso modo su carte fisiche e virtuali?
Sì. I limiti e i controlli per categoria si applicano allo stesso modo a entrambe.
3. Posso cambiare il limite di una carta dopo averla emessa?
Sì, in qualsiasi momento dalla scheda Controlli. L'importo di una carta monouso non può essere modificato.
4. I dipendenti possono modificare i propri limiti?
No. I titolari possono vedere il proprio limite e ciò che resta, ma solo chi gestisce le carte può cambiarlo. Vedi Chi può gestire e richiedere le carte Factorial?.
5. In quale valuta è il limite di una carta?
Nella valuta del conto carte da cui paga la carta.
6. Quando si rinnova il limite?
All'inizio di ogni periodo che hai scelto in Periodo di rinnovo: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese di calendario o ogni anno.
7. Come vedo il saldo di una carta o quanto resta?
Apri la scheda Pagamenti con carta della carta: mostra il budget della carta, quanto è Speso e quanto è Disponibile nel periodo corrente. I titolari vedono lo stesso in Le mie spese > Le mie carte e l'app mostra l'importo disponibile e speso. Il denaro nel conto carte è un saldo diverso: vedi Come apro un conto carte Factorial, aggiungo fondi e controllo il saldo?.
8. Come impedisco a un dipendente di spendere più di un importo stabilito al mese?
Dai alla sua carta un Limite con Mensile in Periodo di rinnovo (passaggi sopra). Un pagamento oltre il limite viene rifiutato.