Questo articolo è per: team finanza e amministratori.
Rimborsa molti dipendenti in una volta con un solo file bancario: Factorial prepara un file di bonifici SEPA con ogni spesa approvata che selezioni, e tu lo carichi sulla tua banca. Niente IBAN e importi digitati a mano, e i dipendenti possono seguire ogni spesa da Approvata a Inviata al pagamento a Pagata.
Invia le spese approvate al pagamento
Panoramica
Usalo per rimborsare spese di tasca propria in euro, fuori dalla busta paga.
Prima di iniziare
- Il tuo piano include il rimborso delle spese con SEPA e hai il permesso di rimborsare le spese.
- Le spese sono Approvate, le ha pagate il dipendente (di tasca propria) e vanno rimborsate in euro (EUR).
- Ogni dipendente ha un IBAN nel suo profilo, in Informazioni bancarie.
- La tua azienda ha un conto bancario aggiunto in Tesoreria, da cui pagare.
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti e fai clic sulla scheda Approvate.
- Seleziona le spese che vuoi rimborsare.
- Fai clic su Rimborsa > Rimborsa tramite SEPA.
- In Rimborso tramite SEPA, controlla il numero di spese e il totale, e imposta la Data prevista del rimborso (oggi per impostazione predefinita): la data in cui prevedi che i dipendenti vengano pagati.
- Fai clic su Invia. Le spese passano a Inviata al pagamento (nella scheda Pagate), e per ciascuna viene creata una richiesta di pagamento in Tesoreria.
Crea il file SEPA e pagalo
Come si usa
- Vai su Tesoreria > Pagamenti > Richieste di pagamento.
- Seleziona le richieste di pagamento delle spese e fai clic su Invia al pagamento.
- In Invia richieste di pagamento al pagamento, scegli Crea nuovo pagamento cumulativo (oppure Aggiungi a un pagamento cumulativo esistente) e fai clic su Continua.
- Controlla il Nome, scegli File SEPA in Metodo di pagamento e il Conto da cui pagare, poi fai clic su Continua. Se la tua azienda ha un conto bancario Factorial, puoi invece scegliere Paga con Factorial.
- Si apre il pagamento cumulativo, con l'IBAN e l'importo di ogni dipendente. Fai clic su Scarica file SEPA e caricalo sul tuo home banking.
- Quando la tua banca ha eseguito i bonifici, apri il pagamento cumulativo in Factorial e fai clic su Segna come pagato. Le spese diventano Pagate (con Paga con Factorial, quando il pagamento è completato).
Consigli e buone pratiche
- Correggi gli IBAN mancanti prima della fine del mese. Chiedi ai dipendenti di aggiungere il loro IBAN nel profilo, in Informazioni bancarie, così nessuno viene escluso.
- Più spese con lo stesso IBAN vengono combinate in un solo bonifico nel file, così il dipendente riceve un pagamento, non dieci.
- Spese in un'altra valuta? Rimborsale tramite busta paga se la valuta coincide con quella dello stipendio del dipendente, oppure pagale fuori da Factorial e segnale come pagate (vedi Come segno una spesa come pagata o annullo l'operazione? e Spese in un'altra valuta).
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Risoluzione dei problemi e domande frequenti
Risoluzione dei problemi
"IBAN mancante": non posso inviare le spese al pagamento.
"Non puoi elaborare rimborsi senza l'IBAN del dipendente." Alcuni dipendenti non hanno un IBAN nel profilo. Puoi:
- aggiungere l'IBAN mancante nel profilo del dipendente (Informazioni bancarie > IBAN) e riprovare, oppure
- fare clic su Salta e continua per pagare subito tutti gli altri, e pagare gli altri più tardi.
"Impossibile generare il file SEPA. L'IBAN di [nome] non è valido."
Correggi l'IBAN di quel dipendente nel suo profilo, poi genera di nuovo il file.
Non vedo "Rimborsa tramite SEPA".
Controlla che le spese siano Approvate, di tasca propria e in euro, e che tu abbia il permesso di rimborsare le spese.
"Nessuna delle spese selezionate può essere rimborsata tramite SEPA."
Ogni spesa deve essere approvata e in euro, e il suo dipendente ha bisogno di un conto bancario valido e di un'entità legale.
"L'entità legale [nome] non ha una partita IVA. Aggiungila prima di generare il file SEPA."
Per le aziende in Spagna o Portogallo, le banche richiedono nel file il codice fiscale dell'entità legale. Chiedi al tuo amministratore di aggiungerlo all'entità legale, poi genera di nuovo il file.
Ho inviato una spesa al pagamento per errore.
Elimina la sua richiesta di pagamento in Tesoreria > Pagamenti > Richieste di pagamento, prima che il pagamento venga effettuato. La spesa torna a Approvata.
Domande frequenti
1. Il file SEPA segue lo standard ISO 20022?
Sì. È un file XML nel formato di bonifico SEPA ISO 20022 (pain.001.001.03), un formato standard usato dalle banche dell'area SEPA. Verifica con la tua banca che lo accetti.
2. Posso rimborsare spese in altre valute con SEPA?
No. I pagamenti SEPA sono solo in euro. Usa la busta paga, oppure pagale in altro modo e segnale come pagate.
3. Da dove viene il conto bancario del dipendente?
Dal suo profilo di dipendente, in Informazioni bancarie.
4. Devo collegare la mia banca a Factorial?
No. Scarichi il file e lo carichi tu sulla tua banca. Se hai un conto bancario Factorial, puoi anche scegliere Paga con Factorial.
5. Quando vede il dipendente la spesa come pagata?
Quando il pagamento cumulativo viene segnato come pagato in Factorial, o quando il bonifico è completato se hai pagato con Factorial. Fino ad allora vede Inviata al pagamento. Una volta Pagata, il dipendente vede Pagata sulla sua spesa, con la data in cui è stata segnata come pagata.
6. Vedo "Rimborsa tramite SEPA". Significa che funzionerà?
L'opzione è offerta per spese approvate, di tasca propria e in euro, se il tuo piano e i tuoi permessi lo consentono. Quando fai clic, Factorial controlla ogni dipendente: senza un IBAN nel profilo vedi IBAN mancante, e una spesa che non può essere pagata così viene lasciata fuori ("Nessuna delle spese selezionate può essere rimborsata tramite SEPA.").
7. Dove compaiono in Tesoreria le spese che ho inviato al pagamento?
In Tesoreria > Pagamenti > Richieste di pagamento, una richiesta per ogni spesa. Selezionale e fai clic su Invia al pagamento per metterle in un pagamento cumulativo. In Spese appaiono come Inviata al pagamento finché il pagamento non viene segnato come pagato.