Questo articolo è per: admin, team finance, team HR, approvatori e dipendenti.
Spese in Factorial gestisce ogni spesa dal momento in cui viene pagata a quello in cui arriva in contabilità, tutto in un unico posto. Così ci sono meno ricevute smarrite, fogli di calcolo e approvazioni da sollecitare, e meno riconciliazioni a fine mese.
Dalla ricevuta alla contabilità, in un unico posto
Panoramica
Ogni spesa segue gli stessi sei passaggi. One, il nostro assistente AI, ti aiuta in ciascuno di essi.
| Passaggio | Cosa succede | Cosa ti fa risparmiare |
|---|---|---|
| 1. Invio | I dipendenti scattano una foto della ricevuta dal telefono o la caricano dal web; Factorial la legge e compila la spesa perché possano verificarla. Rimborsi chilometrici e diarie usano le tariffe della tua azienda. I pagamenti con carta Factorial diventano spese automaticamente. | Niente carta, digitazione o fogli di calcolo. |
| 2. Revisione | I controlli spese verificano ogni spesa rispetto alla tua policy aziendale non appena ha i dettagli necessari e leggono la ricevuta per individuare, ad esempio, l'IVA mancante o totali che non tornano. I dipendenti vedono cosa correggere prima di inviare. | Meno controlli manuali delle ricevute. |
| 3. Approvazione | Il tuo flusso di approvazione invia ogni spesa alla persona giusta, in base a importo, team, categoria o qualsiasi regola. Le spese conformi alla policy possono essere approvate automaticamente. Gli approvatori ricevono la richiesta nella loro Inbox e decidono dal web o dall'app mobile. | Meno solleciti. Le spese che non richiedono interventi non restano in attesa. |
| 4. Rimborso | Tramite payroll, file di pagamento SEPA o impostando la spesa come pagata manualmente (in base al tuo piano). Con il payroll, le spese approvate vengono aggiunte alla busta paga, ciascuna sotto la voce di payroll collegata alla sua categoria. | Con il payroll, niente bonifico separato per ogni persona. |
| 5. Report | Spesa per persona, team, categoria, progetto o budget, pronta da esportare. I budget mostrano quanto resta man mano che arrivano le spese. | Sai quanto hai speso quando i dati sono ancora freschi. |
| 6. Sincronizzazione | Le spese approvate arrivano alla tua contabilità con categoria, conto contabile, imposte e ricevuta, e possono essere inviate al tuo software di contabilità. | Meno riconciliazioni a fine mese. |
One in ogni passaggio: i dipendenti possono chiedere a One di creare una spesa da una ricevuta o da un viaggio con rimborso chilometrico, i revisori possono chiedere a One di approvare le spese, e gli admin configurano il flusso di approvazione e i controlli spese descrivendoli con parole proprie.
Per iniziare (admin)
- Aggiungi le persone che useranno Spese. Vedi Come aggiungo persone a Spese?
- Scegli i tipi di spesa che rimborsi. Vedi Come scelgo quali tipi di spesa possono creare i dipendenti?
- Configura le tariffe chilometriche e le diarie, se le usi. Vedi Come configuro le tariffe chilometriche e le diarie?
- Configura il flusso di approvazione con One. Vedi Come configuro il flusso di approvazione?
- Controlla i controlli spese predefiniti e aggiungi le tue regole. Vedi Come verifico le spese rispetto alla mia policy?
- Collega le categorie ai tuoi conti contabili. Vedi Come configuro categorie e sottocategorie di spesa?
- Se rimborsi tramite payroll, collega ogni categoria a una voce di payroll. Vedi Come configuro come appaiono le spese in busta paga?
Consigli e best practice
- Parti dalle impostazioni predefinite e regola dopo il primo mese: i controlli spese predefiniti e un flusso di approvazione semplice bastano alla maggior parte delle aziende.
- Invita i dipendenti a installare l'app mobile, così possono inviare una ricevuta nel momento stesso in cui pagano.
- Correlati: Glossario di Spese · Come creo una spesa? · FAQ su Spese per HR e payroll
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Non vedo Spese nella barra laterale.
La tua azienda potrebbe non avere Spese nel proprio piano, oppure potresti non avere ancora accesso. Chiedi al tuo admin.
Vedo Le mie spese ma non il pulsante Nuova spesa.
Non sei ancora stato aggiunto a Spese. Chiedi al tuo admin di aggiungerti. Vedi Come aggiungo persone a Spese?
FAQ
1. Mi servono le carte Factorial per usare Spese?
No. Spese funziona con spese anticipate dai dipendenti, rimborsi chilometrici e diarie. Le carte Factorial sono carte aziendali fisiche e virtuali i cui pagamenti diventano spese automaticamente, così i dipendenti non anticipano di tasca propria e tu vedi subito la spesa. Vedi Cosa sono le carte Factorial e perché usarle per le spese aziendali?
2. I dipendenti possono inviare le spese dal telefono?
Sì, dall'app mobile di Factorial.
3. Come vengono rimborsati i dipendenti?
Tramite payroll, con un file di pagamento SEPA, oppure con Imposta come pagata dopo averli pagati in un altro modo, in base al tuo piano.
4. Devo usare One?
Dipendenti e approvatori possono fare tutto in Spese senza One. Gli admin configurano il flusso di approvazione e i controlli spese chattando con One; le altre impostazioni si modificano manualmente.
5. Chi aiuta Spese?
I dipendenti inviano una spesa in pochi tocchi, vedono il suo stato in qualsiasi momento e vengono rimborsati senza dover sollecitare nessuno. Gli approvatori ricevono solo le spese che richiedono il loro intervento, con ricevuta, esito della policy e commenti in un unico posto, dal web o dal telefono. I team finance hanno un unico posto per ogni spesa, pagamento con carta e ricevuta, con regole applicate automaticamente ed esportazioni e contabilità pronte a fine mese. I team HR e payroll rimborsano le spese approvate in busta paga, ciascuna sotto la propria voce di payroll, e regolano le spese di chi lascia l'azienda prima del suo ultimo giorno. Vedi FAQ su Spese per HR e payroll e Cosa succede alle spese quando un dipendente lascia l'azienda?
6. Dove trovo Spese?
Dipende dal tuo ruolo e dai tuoi permessi. I dipendenti vanno su Le mie spese per creare e seguire le spese, e su Le mie carte per una carta Factorial; nell'app mobile aprono Spese. I team finance e gli admin vanno su Spese > Spese dei dipendenti per vedere e gestire le spese di tutti, i gruppi di spese, i report e i budget. Gli admin configurano Spese in Impostazioni > Spese.
7. Posso importare le spese da un altro strumento?
No. Spese non ha un'importazione per le spese passate da un altro strumento o da un foglio di calcolo. Dal giorno in cui inizi, i dipendenti creano le proprie spese in Factorial da una ricevuta, dal web o dall'app mobile, oppure inviando le ricevute a One. Vedi Come creo una spesa?.