Assicurati che i tuoi dipendenti facciano le pause richieste dalla legge, assicurandoti anche che non facciano pause eccessivamente lunghe. La conformità alle leggi sul lavoro e il mantenimento della produttività sono le massime priorità.
Come aggiungere pause
Hai due opzioni per aggiungere pause
1. Aggiungere pause nelle categorie di tempo
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni → Tempo
- Fai clic su Categorie di tempo
- Scorri verso il basso fino a Tipi di pausa
- Fai clic su Nuovo tipo di pausa
- Apparirà un modulo pop-up:
- Scrivi il nome della pausa che stai creando
- Scegli il tipo: Pausa retribuita o Pausa non retribuita
- Fai clic su Salva
I tipi di pausa non possono essere eliminati, possono solo essere archiviati. Questo è irreversibile e il suo nome non può essere riutilizzato per nuovi tipi di pausa.
2. Aggiungere pause nelle pause automatiche
- Vai su Impostazioni → Monitoraggio del tempo
- Seleziona la politica di monitoraggio del tempo dove vuoi aggiungere pause
- Fai clic sulla scheda Pause e scorri verso il basso fino alla sezione Pausa automatica
- Puoi creare una nuova pausa direttamente da questa sezione facendo clic su Nuova pausa (disponibile per gli utenti con le autorizzazioni pertinenti)
- Quando crei una pausa, specifica:
- Nome e descrizione
- Se la pausa è Retribuita o Non retribuita
- Salva la pausa
- Applicala alla regola corrispondente
Per poter vedere questo pulsante, deve essere abilitata l'autorizzazione Crea e archivia pause.
3. Aggiungere pause ai turni
Aggiungi più pause ai turni indicando se sono retribuite o meno.
Se vuoi aggiungere una pausa a un turno esistente:
- Fai clic sul turno a cui vuoi aggiungere pause
- Fai clic su Modifica
- Nella barra laterale Modifica turno, fai clic su Aggiungi pause
- Seleziona la pausa che hai creato in precedenza
- Scegli tra:
- Flessibile
- Semiflessibile: pause con una durata
- Fissa: pause con un orario di inizio e fine specifico
- Seleziona la quantità di tempo
- Fai clic su Modifica turno per salvare
4. Aggiungi una pausa a un orario di lavoro fisso
- Nella tua barra laterale, vai su Impostazioni → Orari di lavoro
- Seleziona un orario fisso o creane uno nuovo
- Aggiungi la pausa
- Fai clic su Salva
Alla prima riga, elenca tutte le ore lavorative che il dipendente deve completare, e alla seconda riga, specifica la durata della pausa
Abilita pause manuali
- Vai su Impostazioni
- Scorri verso il basso fino a Tempo
- Seleziona Monitoraggio del tempo
- Scegli la politica in cui vuoi aggiungere pause manuali
- Fai clic sulla sezione Pause
- Abilita pause
Tutte le pause che hai creato appariranno qui, abilita quelle che desideri
Abilita pause automatiche
- Vai su Impostazioni
- Scorri verso il basso fino a Tempo
- Seleziona Monitoraggio del tempo
- Seleziona la politica in cui vuoi aggiungere pause automatiche
- Fai clic sulla sezione Pause
- Abilita Pause automatiche
Tipi di pause automatiche
Con le pause automatiche, Factorial aggiunge pause ai fogli di presenza dei dipendenti in base a regole predefinite. Questo garantisce coerenza e conformità senza richiedere ai dipendenti di registrare manualmente le pause.
Le pause automatiche sono considerate tempo di lavoro solo se pianificate.
Opzioni di inizio pausa
Puoi scegliere come devono essere attivate le pause automatiche:
-
Dopo un certo numero di ore: Le pause vengono aggiunte automaticamente in base a quanto tempo è passato dall'entrata del dipendente — non in base a un orario specifico della giornata. Ogni regola include:
- Tipo di pausa: Seleziona un tipo di pausa predefinito (ad es. pranzo, riposo).
- Dopo l'entrata: Definisci quanto tempo dopo l'entrata la pausa dovrebbe essere attivata (ad es. 2h 0min).
- Durata della pausa: Imposta quanto dovrebbe durare la pausa (ad es. 15 minuti).
Puoi creare fino a cinque regole di pausa di questo tipo per politica.
- All'orario pianificato: Le pause vengono aggiunte automaticamente agli orari specifici definiti nel turno o nell'orario di lavoro del dipendente. Questo si applica solo a pause fisse con un orario di inizio e fine definito.
Notifiche e salvataggio
Puoi scegliere di notificare i dipendenti riguardo a qualsiasi modifica alle regole delle pause automatiche selezionando la casella di notifica.
Assicurati di fare clic su Salva per applicare la tua configurazione.
Attiva avvisi, promemoria e correzioni automatiche delle pause
Puoi impostare promemoria per le pause in base a quanto tempo qualcuno ha lavorato e correggere automaticamente pause mancanti o insufficienti per rispettare le regole aziendali.
Quando Avvisi, promemoria e correzioni delle pause sono attivati, i dipendenti riceveranno un promemoria per fare una pausa dopo aver lavorato un certo periodo di tempo. Se saltano la pausa o ne prendono una troppo breve, verranno avvisati al momento dell'uscita. Se correzioni automatiche sono attivate, il loro foglio di presenza verrà anche regolato per rispettare le regole definite.
Come configurare
- Durata minima della pausa
Imposta la pausa più breve che dovrebbe essere considerata valida.
Se impostata su 0h 0min, tutte le pause contano, indipendentemente da quanto siano brevi.
Esempio: Se la imposti su 0h 15min, solo le pause di 15 minuti o più saranno considerate.
- Regole di durata della pausa ➝ Tempo di lavoro
Definisci quando e quanto a lungo dovrebbero essere le pause. Puoi aggiungere fino a tre regole (ad es., dopo 6h, dopo 9h).
Esempio: Dopo 6 ore di lavoro, fai una pausa di 30 minuti.
Per disattivare questa funzione, lascia entrambi i valori a 0h 0min.
- Correzioni automatiche
Scegli se le pause che non soddisfano le regole sopra menzionate devono essere corrette automaticamente nel foglio di presenza. I dipendenti vedranno un avviso al momento dell'uscita che mostra quanti minuti verranno detratti per rimanere conformi.
Fai clic su Salva modifiche per applicare le tue impostazioni.
Come archiviare i tipi di pausa
- Fai clic sull'icona dei tre punti accanto al tipo di pausa selezionato e seleziona Archivia
- Fai clic su Archivia una volta che sei sicuro, poiché questa azione è irreversibile
Come registrare una pausa dal desktop
Dal widget di entrata
- Dal tuo Dashboard
- Vai alla sezione Entrata
- Fai clic su Pausa
- Scegli tra i tipi di pausa che hai creato in precedenza.
- Ad esempio: Pausa caffè
- Una volta terminata la pausa, fai clic su Torna al lavoro
Ricorda che per registrare una pausa devi essere entrato.
Dal clock in
- Dal menu della tua barra laterale, vai su Clock in
- Scegli il giorno in cui vuoi registrare la pausa
- Fai clic su + Aggiungi
- Seleziona Pausa
- Compila l'orario e il Tipo di pausa
- Fai clic su Applica
Ogni pausa registrata è identificata visivamente nel foglio di presenza utilizzando etichette colorate:
- Pause retribuite sono visualizzate con un'etichetta verde
- Pause non retribuite sono visualizzate con un'etichetta blu
- Quando passi il mouse su un'etichetta di pausa, appare un tooltip che indica:
- Se la pausa è Manuale o Automatica
- Se la pausa è Retribuita o Non retribuita
Come registrare una pausa dalla tua app mobile
- Dal sezione di entrata
- Fai clic su Pause
- Scegli tra i tipi di pausa che hai creato in precedenza.
- Ad esempio: Pausa caffè
- Una volta terminata la pausa, tocca Riprendi per tornare al lavoro
Il dipendente riceverà un avviso se la pausa non è conforme alla politica definita.