Questo articolo è per: dipendenti, approvatori, admin e team finance.
Una spesa che ti è stata rimandata indietro (Modifiche richieste) si corregge e si reinvia così com'è. Una spesa Rifiutata si crea di nuovo, oppure viene riaperta da un admin se il rifiuto è stato un errore. Un admin può anche riaprire una spesa Approvata che non doveva essere approvata.
Correggi una spesa che ti è stata rimandata indietro
Come si usa
- Apri la spesa dalla notifica oppure da Le mie spese > Le mie spese.
- Leggi il motivo del tuo approvatore in alto nella spesa.
- Clicca su Modifica, cambia ciò che ti è stato chiesto e clicca su Salva. Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, vengono eseguiti di nuovo subito.
- Clicca su Invia per approvazione. La spesa è di nuovo In sospeso e rientra nel flusso di approvazione.
Nell'app mobile apri la spesa da Spese, modificala e tocca Invia per approvazione. Altro sulla modifica: Come modifico o ritiro una spesa?.
Correggi una spesa rifiutata
Panoramica
Una spesa rifiutata non si può modificare né reinviare: creala di nuovo. Se il rifiuto è stato un errore, chiedi al tuo admin o al team finance di reimpostare il suo flusso di approvazione.
Come si usa
- Apri la spesa rifiutata e leggi il motivo.
- Crea una nuova spesa con i dati corretti e la ricevuta. Vedi Come creo una spesa?.
- Nella descrizione indica che sostituisce quella rifiutata.
- Clicca su Invia per approvazione.
Reimposta il flusso di approvazione di una spesa rifiutata o approvata (admin e finance)
Panoramica
Per un rifiuto dato per errore o un'approvazione che non doveva avvenire. La stessa spesa torna In sospeso al primo passaggio del flusso di approvazione, con ricevuta, dettagli e cronologia conservati. Funziona sulle spese In sospeso, Approvate e Rifiutate, non quando sono già In payroll, Inviate al pagamento o Pagate. Serve il permesso Reimpostare il flusso di approvazione della spesa; gli approvatori di solito non ce l'hanno.
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti e filtra per Stato > Rifiutata (o Approvata).
- Seleziona la spesa e clicca su Reimposta il flusso di approvazione nella barra in basso, poi conferma con Reimposta ("Vuoi davvero reimpostare il flusso di approvazione?"). Nel menu delle azioni di una riga si applica subito, senza conferma. In entrambi i casi lo stato diventa In sospeso (la spesa esce dall'elenco delle Rifiutate) e la cronologia delle approvazioni mostra un nuovo orario di richiesta.
Consigli e buone pratiche
- Controlla il risultato della policy prima di inviare. Se la tua azienda usa i Controlli delle spese, la spesa ti avvisa se è probabile che ti torni indietro, così puoi correggerla prima.
- Rispondi esattamente a ciò che è stato chiesto, così la spesa non ti viene rimandata indietro due volte.
- Tieni aggiornato il tuo IBAN nel tuo profilo, in Informazioni bancarie, se la tua azienda paga le spese con bonifico bancario.
- Approvatori: usate "Richiedi modifiche" quando il dipendente può risolvere il problema. Riservate Rifiuta alle spese che l'azienda non dovrebbe mai pagare, come quelle personali o duplicate.
- Approvatori: aggiungete sempre un motivo quando rifiutate. Il dipendente lo vede e sa cosa fare dopo.
- Admin: aggiungete un commento quando reimpostate un rifiuto, così la cronologia mostra perché è stata riaperta.
Articoli correlati: Come creo una spesa? · Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa? · Perché una spesa è bloccata In sospeso o ha l'approvatore sbagliato? · Stati e avvisi delle spese
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
-
Non riesco a modificare la mia spesa.
Puoi modificare le spese in Bozza o in Modifiche richieste. Se è In sospeso, clicca prima su Riporta in bozza. Le spese Approvate, Rifiutate e Pagate non si possono modificare: per una rifiutata, crea una nuova spesa o chiedi di reimpostare il suo flusso di approvazione. -
Non vedo "Riporta in bozza".
La spesa non è più In sospeso (per esempio è stata approvata, rifiutata o rimandata indietro), oppure non è tua né l'hai creata tu. -
"L'importo rimborsabile non può superare l'importo della ricevuta."
L'importo che chiedi indietro è superiore a quello consentito: l'importo della ricevuta, o fino al 5% in più dell'importo convertito se le valute sono diverse. Abbassa l'Importo rimborsabile. Nel frattempo puoi salvare la spesa come bozza, ma non puoi inviarla. -
Ho pagato in un'altra valuta e la mia banca mi ha addebitato più dell'importo convertito.
Puoi chiedere fino al 5% in più dell'importo convertito per coprire piccole differenze, ma non di più. Contatta il tuo team finance. Vedi Come faccio a ottenere gli importi corretti in una spesa?. -
Ho inviato la spesa corretta, ma il mio approvatore non l'ha vista.
È in attesa nella sua Posta in arrivo. Se è urgente, avvisalo che l'hai inviata. -
Non vedo "Reimposta il flusso di approvazione".
Non hai il permesso Reimpostare il flusso di approvazione della spesa, oppure la spesa è già in payroll, inviata al pagamento o pagata. Chiedi al tuo admin delle Spese. -
Ho cliccato su Reimposta il flusso di approvazione nel menu delle azioni di una riga e sembra che non sia successo nulla.
Nel menu delle azioni di una riga, Reimposta il flusso di approvazione si applica subito, senza finestra di conferma né messaggio. Controlla lo stato della spesa (In sospeso) e la sua cronologia delle approvazioni, che mostra un nuovo orario di richiesta. -
Dopo la reimpostazione, la spesa è andata allo stesso approvatore che l'aveva rifiutata.
È normale: la reimpostazione riavvia il flusso di approvazione dal primo passaggio. Avvisa l'approvatore che il rifiuto è stato un errore.
FAQ
1. Come reinvio una spesa rifiutata?
Non puoi reinviare tu la stessa spesa. Creane una nuova con le correzioni oppure, se il rifiuto è stato un errore, chiedi al tuo admin o al team finance di reimpostare il suo flusso di approvazione.
2. Dove vedo perché la mia spesa è stata rimandata indietro o rifiutata?
In alto nella spesa, in Le mie spese > Le mie spese.
3. Il mio approvatore saprà che ho corretto la spesa?
Sì: quando clicchi su Invia per approvazione, gli torna come richiesta in sospeso.
4. Reimpostare il flusso di approvazione riporta la spesa in bozza?
No. Torna In sospeso, al primo passaggio, con gli stessi dettagli. Non torna al dipendente.
5. L'approvatore che ha rifiutato la spesa può annullare il rifiuto?
Solo se ha anche il permesso Reimpostare il flusso di approvazione della spesa.
6. Posso eliminare una spesa rifiutata?
Possono farlo solo le persone con il permesso Può eliminare le spese manuali rifiutate, e solo per le spese manuali, non per quelle con carta.
7. Quando riceverò i miei soldi?
Dipende da come la tua azienda rimborsa le spese: con lo stipendio (In payroll) o con bonifico bancario (Inviata al pagamento, poi Pagata). Una volta Pagata, può volerci un po' prima che arrivi sul tuo conto. Chiedi al tuo team finance le date di pagamento.
8. Ho notato un errore prima che il mio approvatore me lo chiedesse. Cosa faccio?
Finché la spesa è ancora In sospeso, clicca su Riporta in bozza per ritirarla, correggila e inviala di nuovo. Vedi Come modifico o ritiro una spesa?.
9. Una spesa rifiutata verrà rimborsata?
No. Una spesa Rifiutata non viene rimborsata. Leggi il motivo nella spesa, poi creane una nuova o chiedi di reimpostare il suo flusso di approvazione.
10. Come seguo la mia spesa fino al pagamento?
Apri Le mie spese > Le mie spese e controlla il suo stato: In sospeso (in attesa del tuo approvatore), Modifiche richieste (c'è qualcosa da correggere), Approvata (in attesa di pagamento), In payroll (pagata con lo stipendio), Inviata al pagamento (bonifico in arrivo) o Pagata. Vedi Stati e avvisi delle spese.
11. Devo fare qualcosa quando un admin reimposta la mia spesa rifiutata?
No. La stessa spesa torna In sospeso con la sua ricevuta e i suoi dettagli, e il tuo approvatore la revisiona di nuovo.
12. Cosa succede dopo che un admin reimposta il flusso di approvazione di una spesa rifiutata?
La spesa è di nuovo In sospeso e il primo approvatore riceve la richiesta. Se c'è qualcosa da correggere, l'approvatore può ora usare Richiedi modifiche così il dipendente può modificarla.
13. Cosa significa Modifiche richieste?
Il tuo approvatore ha cliccato su Richiedi modifiche: la spesa ti torna con il suo motivo in alto. Correggi la stessa spesa e la reinvii, senza bisogno di crearne una nuova.
14. Si può annullare una spesa approvata?
Non il dipendente né l'approvatore. Chi ha il permesso Reimpostare il flusso di approvazione della spesa può reimpostarla: torna In sospeso al primo passaggio e gli approvatori decidono di nuovo. Non funziona quando è già In payroll, Inviata al pagamento o Pagata: prima vanno annullati questi stati (vedi Come rimborso le spese tramite payroll? e Come segno una spesa come pagata o annullo il pagamento?).