Questo articolo è per: amministratori.
I permessi decidono chi può vedere le spese, modificarle, impostarle come pagate, rimborsarle o cambiare le impostazioni di Spese. Impostali una volta sola, così il team finance può lavorare senza chiedere ogni volta a un amministratore e nessuno vede più del dovuto.
Imposta i permessi di Spese
Panoramica
- I permessi si assegnano tramite gruppi di permessi. Ogni dipendente appartiene a un gruppo e ottiene tutti i permessi di quel gruppo.
- Factorial include tre gruppi: Amministratori (tutti i permessi, non modificabile), Gruppo predefinito (chiunque non sia stato spostato in un altro gruppo; la sua pagina si intitola Dipendenti predefiniti) e Spazio di benvenuto. Modifica il Gruppo predefinito oppure crea i tuoi gruppi, per esempio "Team finance" o "Responsabili di team".
- I permessi non decidono chi approva una spesa (lo decide il tuo flusso di approvazione) né, se la tua azienda paga per utente, chi può creare spese (lo decide l'essere utente di Spese). Vedi le FAQ 4 e 5.
Come si usa
- Vai su Impostazioni > Permessi.
- Fai clic su Visualizza gruppo su un gruppo (per esempio Gruppo predefinito, che comprende chiunque non sia stato spostato in un altro gruppo), oppure creane uno con Nuovo gruppo personalizzato.
- Scorri fino alla sezione Spese.
- Seleziona i permessi che ti servono. Per i tre permessi che hanno un ambito, seleziona anche a chi si applicano (vedi FAQ 8).
- Scorri in fondo e fai clic su Salva. Se lasci la pagina senza salvare, le modifiche vengono perse.
Attenzione: un permesso senza ambito (per esempio Può impostare le spese come pagate) concede anche Può visualizzare e scaricare "Spese" per tutta l'azienda. Vedi FAQ 6.
I permessi di Spese
Permessi che si applicano a tutta l'azienda:
| Permesso | Cosa permette di fare |
|---|---|
| Aggiungere nuove spese per conto di altri | Creare spese per altri dipendenti. Dipende dal tuo piano. |
| Può accedere alle impostazioni delle spese | Vedere e modificare Impostazioni > Spese: tipi, modulo, tariffe, flusso di approvazione, controlli spese e altro. |
| Può creare una spesa | Registrare le proprie spese. Appare solo se la tua azienda non paga per utente. |
| Può gestire le carte | Gestire tutte le carte aziendali. |
| Può rimborsare le spese | Rimborsare le spese con un file SEPA o tramite la busta paga. Dipende dal tuo piano. |
| Può richiedere carte | Richiedere carte monouso per sé. |
| Può vedere le transazioni | Vedere tutte le transazioni con carta. |
| Può impostare le spese come pagate | Usare Imposta come pagata sulle spese e Annulla stato pagato. |
| Approvatore globale di Spese | Approvare, rifiutare o intervenire su qualsiasi spesa, a prescindere dal suo flusso di approvazione. |
| Reimpostare il flusso di approvazione delle spese | Riavviare l'approvazione di spese in sospeso, approvate o rifiutate. |
| Vedere l'entità legale del dipendente | Vedere a quale entità legale appartiene ogni dipendente. |
Permessi che puoi limitare ad alcune persone (FAQ 8): Può visualizzare e scaricare "Spese" (vedere l'elenco delle spese ed esportarlo), Può modificare le spese in stato in sospeso, Può eliminare le spese manuali rifiutate.
Suggerimenti e best practice
- Crea i gruppi per ruolo (finance, responsabili di team, assistenti), non per persona. Quando qualcuno cambia ruolo, spostalo in un altro gruppo.
- Assegna Approvatore globale di Spese a pochissime persone: consente di decidere su qualsiasi spesa, saltando il tuo flusso di approvazione.
- Assegna Può accedere alle impostazioni delle spese solo a chi è responsabile della tua policy di spesa. Consente anche di modificare il flusso di approvazione e i controlli spese.
- Correlati: Come aggiungo persone a Spese? · Come imposto il flusso di approvazione? · Come verifico le spese rispetto alla mia policy di spesa? · Chi può gestire e richiedere le carte Factorial?
Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Chi ha i permessi non riesce comunque a creare spese.
Se la tua azienda paga per utente, la persona deve essere un utente di Spese. Consulta Come aggiungo persone a Spese?
Un responsabile di team vede le spese di tutti, non solo quelle del suo team.
Controlla i permessi a interruttore singolo del gruppo. Attivarne uno (per esempio Può impostare le spese come pagate) concede Può visualizzare e scaricare "Spese" per tutta l'azienda.
Non vedo Aggiungere nuove spese per conto di altri o Può rimborsare le spese.
Dipendono dal tuo piano. Il tuo Account Manager può confermarlo.
Qualcuno non riesce ad aprire né a cliccare nulla in Impostazioni > Spese (policy, flusso di approvazione, controlli spese).
Ha bisogno di Può accedere alle impostazioni delle spese.
Un permesso che non avevo selezionato si è attivato da solo.
Alcuni permessi ne richiedono altri per funzionare, quindi Factorial li attiva per te. Vedi FAQ 6.
Le mie modifiche ai permessi sono scomparse.
Le modifiche non vengono salvate finché non fai clic su Salva in fondo alla pagina; se esci senza salvare, vengono perse.
FAQ
1. Le impostazioni ora si aprono con One. Gli amministratori possono ancora modificarle a mano?
Per la maggior parte sì: tipi di spesa, modulo spese, tariffe, gruppi di spesa e contabilità si modificano ancora a mano. Il flusso di approvazione e i controlli spese si creano e si modificano solo conversando con One: controlli il risultato e non cambia nulla finché non fai clic su Salva. Per entrambi serve Può accedere alle impostazioni delle spese.
2. Un dipendente può appartenere a più di un gruppo di permessi?
No. Ogni dipendente appartiene a un solo gruppo. Per cambiare i permessi di qualcuno, spostalo in un altro gruppo o modifica il suo gruppo.
3. Dov'è finito l'elenco degli utenti di Spese? Prima era in Permessi.
Ora è in Impostazioni > Abbonamento > Utenti di Spese.
4. I permessi decidono chi approva una spesa?
No. Il tuo flusso di approvazione decide chi approva una spesa, e i revisori possono sempre vedere le spese che devono revisionare. Consulta Come imposto il flusso di approvazione?
5. I permessi decidono chi può creare spese?
Se la tua azienda paga per utente, no: lo decide l'essere utente di Spese. Altrimenti lo decide il permesso Può creare una spesa. Consulta Come aggiungo persone a Spese?
6. Quali permessi di Spese ne attivano automaticamente altri?
- Modificare le spese in sospeso, eliminare quelle rifiutate, reimpostare il flusso di approvazione, impostare come pagata, Approvatore globale e vedere l'entità legale attivano tutti Può visualizzare e scaricare "Spese". I permessi senza ambito lo concedono per tutta l'azienda, quindi se qualcuno deve vedere solo le spese del suo team, non dargli un permesso senza ambito.
- Aggiungere nuove spese per conto di altri attiva anche Può creare una spesa e Può visualizzare e scaricare "Spese".
- Può rimborsare le spese attiva anche Può impostare le spese come pagate e il permesso di busta paga per creare integrazioni dalle spese.
- Può accedere alle impostazioni delle spese attiva anche Modifica configurazione approvazioni.
- Può gestire le carte attiva i permessi su carte e conti bancari di cui ha bisogno.
7. Come imposto un gruppo di permessi per il mio team finance?
Un team finance tipico rivede le spese di tutti, le rimborsa e mantiene aggiornate le impostazioni. Vai su Impostazioni > Permessi e crea un gruppo chiamato, per esempio, "Team finance". In Spese, attiva Può visualizzare e scaricare "Spese" Per tutta l'azienda, poi Può impostare le spese come pagate, Può rimborsare le spese (se il tuo piano lo include) e Può accedere alle impostazioni delle spese. Aggiungi al gruppo le persone del team finance e salva.
8. Quali permessi di Spese posso limitare ad alcune persone (ambito), e a chi posso limitarli?
Si possono limitare tre permessi. Scegli tra Per sé stessi, Per i collaboratori diretti e indiretti, Per le persone dei team che guidano, Per le persone della loro entità legale o Per tutta l'azienda:
| Permesso | Cosa permette di fare |
|---|---|
| Può visualizzare e scaricare "Spese" | Vedere l'elenco delle spese ed esportarlo. |
| Può modificare le spese in stato in sospeso | Modificare una spesa mentre è in attesa di approvazione. La spesa resta in sospeso e la sua approvazione non riparte. |
| Può eliminare le spese manuali rifiutate | Eliminare le spese rifiutate che non sono state pagate con carta. |
Ogni altro permesso di Spese si applica a tutta l'azienda.
9. Come impedisco ai dipendenti di vedere le spese degli altri?
Vai su Impostazioni > Permessi e apri il gruppo a cui appartengono (per tutti, il Gruppo predefinito). In Spese, imposta Può visualizzare e scaricare "Spese" su Per sé stessi, oppure deselezionalo. Controlla anche che il gruppo non abbia attivo alcun permesso senza ambito (per esempio Può impostare le spese come pagate), perché lo concedono per tutta l'azienda. Fai clic su Salva.
10. Qualcuno ha il permesso ma non vede le spese di un'altra entità legale. Perché?
Controlla l'ambito di Può visualizzare e scaricare "Spese". Per le persone della loro entità legale limita il permesso alla loro entità legale; scegli Per tutta l'azienda per includere le altre. Vedere l'entità legale del dipendente mostra solo a quale entità legale appartiene ogni dipendente: non dà accesso alle sue spese.
11. Perché qualcuno non vede Spese > Spese dei dipendenti, o vede solo le spese di alcuni dipendenti?
Quella pagina mostra le spese di altre persone. Serve Può visualizzare e scaricare "Spese" per i collaboratori diretti e indiretti, i team che guidano o tutta l'azienda, oppure essere stati incaricati di approvare una spesa. Ognuno vede le proprie spese in Le mie spese > Le mie spese. Se la pagina manca a chi dovrebbe vederla, consulta Perché non vedo Spese o il pulsante Nuova spesa?