Perché configurare il modulo spese?
Modificando le impostazioni del modulo Spese , gli amministratori e i team finanziari garantiscono che i dipendenti inviino le spese con i dati corretti fin dall'inizio. Questo riduce i tempi di attesa, favorisce la conformità e mantiene la contabilità pulita.
Grazie ai moduli Regular, Mileage e Per Diem personalizzati in base alle esigenze della tua azienda, i dipendenti possono inviare le spese più velocemente, mentre il reparto finanziario ottiene dati accurati fin dall'inizio.
Puoi decidere:
- Quali campi vengono visualizzati dai dipendenti quando inviano spese regolari, chilometriche o giornaliere.
- Quali campi sono facoltativi o obbligatori .
- Se vengono visualizzati campi importanti come sottocategorie, progetti o centri di costo.
Accesso alle impostazioni del modulo spese
- Nella barra laterale, vai su Impostazioni e poi cerca l'opzione Impostazioni spese .
- Una volta dentro, cerca la sezione del modulo Spese .
- Seleziona il tipo di spesa che desideri configurare: Regolare , Chilometraggio o Giornaliera .
- Per ogni campo, scegli una delle seguenti opzioni:
- Obbligatorio : i dipendenti non possono inviare il modulo senza compilare questo campo.
- Facoltativo : i dipendenti possono lasciare il campo vuoto.
- Nascosto : il campo non viene visualizzato nel modulo.
- Salva le modifiche.
Solo gli amministratori o gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono modificare i moduli. I dipendenti vedranno immediatamente il modulo aggiornato nella sezione Spese quando creano nuove spese.
Configurazione del modulo Spese regolari
Nel modulo Spese > Regolare , puoi abilitare o richiedere campi quali:
| Campo | Obbligatorio per impostazione predefinita |
|---|---|
| Bilancio | Opzionale |
| Categoria | Opzionale |
| Centro di costo | Opzionale |
| Descrizione | Opzionale |
| Documento | Obbligatorio |
| Valuta del documento | Obbligatorio |
| Data del documento | Obbligatorio |
| Numero del documento | Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta |
| Importo totale del documento | Obbligatorio |
| Tipo di documento | Opzionale |
| Tasso di cambio | Opzionale |
| Riferimento interno | Opzionale |
| Metodo di pagamento | Opzionale |
| Tipo di pagamento (rimborsabile o meno) | Obbligatorio |
| Progetto | Opzionale |
| Nome del fornitore | Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta |
| Fornitore NIF | Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta |
| Importo rimborsabile | Obbligatorio |
| Valuta rimborsabile | Opzionale |
| Sottocategoria | Opzionale |
| Imposta (importo base, tipo di imposta, importo dell'imposta) | Obbligatorio se Documento = Fattura; Facoltativo se Documento = Ricevuta |
Suggerimento : l'OCR di Factorial estrae automaticamente molti di questi valori quando viene caricata una ricevuta.
Configurazione del modulo Spese chilometriche
Nel modulo Spese > Chilometraggio , puoi gestire:
| Campo | Obbligatorio per impostazione predefinita |
|---|---|
| Bilancio | Opzionale |
| Centro di costo | Opzionale |
| Valuta | Obbligatorio |
| Data | Obbligatorio |
| Descrizione | Opzionale |
| Documento | Opzionale |
| Riferimento interno | Opzionale |
| Unità di misura | Obbligatorio |
| tariffa chilometrica | Obbligatorio |
| Origine | Opzionale |
| Progetto | Opzionale |
| Importo rimborsabile | Obbligatorio |
| Sottocategoria | Opzionale |
| Distanza totale | Obbligatorio |
Configurazione del modulo di spesa Per Diem
Nel modulo Spese > Per Diem , è possibile definire i seguenti campi:
| Campo | Obbligatorio per impostazione predefinita |
|---|---|
| Bilancio | Opzionale |
| Descrizione | Opzionale |
| Destinazione | Opzionale |
| Documento | Opzionale |
| Data di fine | Obbligatorio |
| Riferimento interno | Opzionale |
| Origine | Opzionale |
| Tariffa giornaliera | Obbligatorio |
| Progetto | Opzionale |
| Data di inizio | Obbligatorio |
| Sottocategoria | Opzionale |
Aggiunta di sottocategorie
È possibile aggiungere sottocategorie per rendere le categorie più dettagliate:
- Aprire il modulo di spesa pertinente (Regolare, Chilometraggio o Diaria).
- Scorrere fino a Sottocategorie .
- Scegli una categoria padre, quindi fai clic su Aggiungi opzione .
Visualizzazione dei centri di costo e dei progetti
- Abilita il campo Centro di costo se vuoi che i dipendenti contrassegnino le loro spese in base al centro di costo.
- Attiva il campo Progetto per collegare le spese a progetti specifici e monitorare l'utilizzo del budget.
Comportamento OCR e riempimento automatico
Quando i dipendenti caricano una ricevuta (Regolare/Chilometraggio):
- L'OCR estrae valori quali data, commerciante, totale e tasse .
- Questi sono precompilati nel modulo.
- I dipendenti possono rivedere e apportare modifiche prima dell'invio.
Per le indennità giornaliere, l'OCR non è rilevante poiché solitamente non sono richieste ricevute, ma è comunque possibile consentire ai dipendenti di allegare documenti se necessario.
Buone pratiche
- Inizia in modo semplice : abilita solo i campi di cui hai realmente bisogno.
- Rendi obbligatorio solo ciò che è essenziale : ad esempio fornitore, importo, ricevuta per la tariffa regolare; date e tariffa per la tariffa giornaliera.
- Rispecchia le tue esigenze contabili : se desideri richiedere il rimborso dell'IVA, rendi obbligatori i campi relativi alle imposte.
- Tieni presente che i dipendenti devono tenere presente che troppi campi obbligatori rallentano l'invio dei dati e causano errori.
- Revisione periodica : le esigenze aziendali evolvono: rivedi le impostazioni del modulo ogni trimestre per garantirne l'allineamento.
Domande frequenti
-
Queste impostazioni valgono anche per i dispositivi mobili?
Sì, i dipendenti vedono gli stessi campi del modulo sia sul Web che sui dispositivi mobili.
-
Squadre diverse possono vedere forme diverse?
No, il modulo è globale. Utilizza policy e flussi di approvazione per regole specifiche del team.
-
Possiamo nascondere la diaria se non la utilizziamo?
Sì, puoi semplicemente evitare di abilitare il modulo Per Diem nelle impostazioni.
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