Il collegamento automatico delle transazioni garantisce che ogni acquisto effettuato con una carta Factorial venga immediatamente tracciato, abbinato e preparato per la rendicontazione delle spese. Ciò elimina il lavoro manuale per i dipendenti e offre ai team finanziari piena visibilità e controllo sulla spesa aziendale.
Ogni volta che viene effettuata una transazione con successo con una carta Factorial , Factorial crea automaticamente una nota spese provvisoria collegata al titolare della carta. Questo processo consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e garantire che le spese aziendali siano sempre registrate e visibili in tempo reale.
Come funziona
Ogni volta che una transazione con una Carta Factorial va a buon fine:
- Viene creata automaticamente una bozza di spesa
- Collegata al dipendente titolare della carta (persona che la possiede).
- Contiene dettagli chiave come data, importo e commerciante.
- Questa bozza compare nella sezione "Le mie spese" del dipendente.
- Viene inviata una notifica push al titolare della carta.
- Si ricorda al dipendente di caricare la ricevuta o la fattura.
- Una volta caricati i dati, possono inviare la richiesta di spesa per l'approvazione.
- Visibilità delle transazioni in diverse sezioni
- Visualizzazione dei dettagli della carta : nella scheda Pagamenti con carta (visualizzazione predefinita), la transazione viene visualizzata immediatamente.
- Tesoreria → Carte : i responsabili e gli amministratori finanziari visualizzano il pagamento collegato alla carta corretta.
- Tesoreria → Banche : nell'estratto conto della carta spese collegata a quella Carta Factorial , l'elenco completo delle transazioni include anche la nuova transazione.
- Contabilità : Le transazioni vengono registrate anche nei registri contabili per una corretta tenuta della contabilità.
Factorial non offre la possibilità di configurare o visualizzare il Registro Commerciale Centrale (RCM) nei dettagli delle transazioni di spesa. Il sistema estrae automaticamente i dati del registro commerciale quando una fattura viene scansionata tramite OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). Tuttavia, non esiste un'impostazione manuale che consenta all'utente di aggiungere o configurare questi dati.
Perché questo è utile
- Per i dipendenti : non è necessario creare manualmente le note spese: le bozze vengono create automaticamente, risparmiando tempo e garantendo che nulla venga dimenticato.
- Per i manager : la revisione delle spese è più rapida poiché le transazioni sono collegate ai pagamenti con carta in tempo reale.
- Per i team finanziari : visibilità completa sulle spese, riconciliazione senza intoppi e meno errori.
Note importanti
- Solo le transazioni andate a buon fine generano una spesa provvisoria. Le transazioni rifiutate o in sospeso non la generano.
- I dipendenti devono comunque caricare la ricevuta per completare la richiesta di rimborso spese prima che questa possa procedere con l'approvazione.
- Le spese collegate automaticamente tramite transazioni con carta seguono lo stesso flusso di approvazione e le stesse regole di budget delle spese inserite manualmente.
FAQ
- Le transazioni rifiutate generano spese di addebito?
No, solo le transazioni andate a buon fine generano una spesa di bozza.
- I dipendenti possono modificare le note spese generate automaticamente in bozza?
Sì, i dipendenti possono modificare i dettagli o aggiungere le informazioni mancanti prima dell'invio.
- Le spese automatiche seguono lo stesso iter di approvazione di quelle manuali?
Sì, tutte le spese (manuali o automatiche) seguono le stesse regole di approvazione e di budget.