Questo articolo è per: dipendenti e team finance.
Questo articolo tratta i rimborsi sulle carte Factorial usate in Spese. Quando un esercente restituisce denaro alla carta, la spesa originale non cambia. Il rimborso compare come riga a sé sulla carta (Rimborsato) e sul conto carte (Rimborso carta) e l'importo torna nel budget della carta. Non devi registrarlo: lo fa Factorial. Ecco dove trovare un rimborso e come mantenere corrette le tue spese e la contabilità.
Trovare un rimborso
Panoramica
Factorial registra un rimborso come riga separata con lo stato Rimborsato. La spesa originale mantiene il suo importo intero e per il rimborso non viene creata nessuna nuova spesa. L'importo rimborsato è di nuovo disponibile da spendere entro il periodo di limite corrente della carta.
Come si usa
- Sulla carta: apri la carta (Le mie spese > Le mie carte, oppure Tesoreria > Carte > Visualizza dettagli), vai su Pagamenti con carta e filtra Stato per Rimborsato.
- Sul conto carte: vai su Tesoreria > Conti, apri il conto carte e controlla le sue transazioni. I rimborsi compaiono come Rimborso carta.
- La spesa originale: trovala in Spese > Spese dei dipendenti. Mostra ancora l'importo addebitato inizialmente.
Mantenere corrette la spesa e la contabilità
Panoramica
Poiché la spesa originale mantiene il suo importo intero, concorda con il tuo team come annotare i rimborsi in modo che nulla venga riportato due volte. Le spese con carta non vengono mai rimborsate al dipendente, quindi un rimborso incide solo sui tuoi report e sulla contabilità.
Come si usa
- Trova la spesa originale e la riga del rimborso (stesso esercente, date vicine).
- Aggiungi una nota alla descrizione della spesa, ad esempio "Rimborsati £30 il 12 nov", così chi la rivede lo sa.
- Il finance può usare la transazione Rimborso carta nel conto carte per la registrazione corrispondente nella tua contabilità. Per scaricarla, clicca Esporta transazioni sul conto.
Suggerimenti e buone pratiche
- Non trattare la riga del rimborso come un duplicato e non eliminare nulla: è il denaro che torna indietro.
- Per un rimborso totale di un acquisto non ancora approvato, avvisa il tuo approvatore nella descrizione della spesa.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
- Il rimborso non è ancora sulla carta. Il rimborso compare quando l'esercente lo invia, il che può richiedere alcuni giorni. Ricontrolla più tardi.
- Il pagamento risulta Stornato invece di Rimborsato. L'esercente ha annullato il pagamento. Lo stato della spesa passa a Pagamento stornato e non c'è nient'altro da fare.
- Non riesco a ridurre l'importo della spesa. L'importo di una spesa con carta deriva dal pagamento con carta e non si può modificare.
FAQ
1. Perché il rimborso non riduce la spesa originale?
Factorial registra un rimborso come riga a sé e non lo collega alla spesa originale, quindi l'originale mantiene il suo importo intero.
2. Il rimborso manca o è stato importato in modo errato?
No. Un rimborso compare come riga a sé con lo stato Rimborsato e per esso non viene creata nessuna spesa.
3. Un rimborso restituisce denaro al limite della carta?
Sì. La spesa della carta nel periodo di limite corrente è data dai suoi pagamenti meno i suoi rimborsi, quindi un rimborso libera budget.
4. In cosa una contestazione (chargeback) è diversa da un rimborso?
Un rimborso è denaro che l'esercente restituisce. Una contestazione è un reclamo contro un pagamento con carta ed è collegata al pagamento originale. Se non riconosci un pagamento, disattiva la carta e contatta il nostro team di supporto: in Factorial non c'è una schermata per aprire da soli una contestazione.