Nichts in einem Gehaltsüberprüfungszyklus ist verbindlich, solange der Zyklus offen ist. Entscheidungen können überdacht, Beträge neu kalibriert und Einstellungen geändert werden. Das endet, wenn ein Eigentümer den Zyklus sperrt: Die genehmigten Änderungen verlassen die Gehaltsüberprüfungen und werden zu echten Änderungen in den Verträgen der Personen.
Dieser Artikel erklärt, was du überprüfen solltest, bevor du sperrst, was das Sperren bewirkt und welcher Schritt danach noch erfolgen muss, bevor jemand tatsächlich mehr bezahlt wird.
Bevor du sperrst
Das Sperren kann nicht rückgängig gemacht werden, also ist es wert, einen letzten Durchgang zu machen. Überprüfe, dass:
- Jeder Vorschlag entschieden wurde. Alles, was beim Sperren noch unentschieden ist, geht nirgendwohin.
- Die Gesamtsummen deinen Erwartungen entsprechen. Bis zu diesem Punkt wurde das Budget nicht durchgesetzt, also ist dies der letzte Moment, um eine Überausgabe zu bemerken.
- Die kalibrierten Beträge die sind, die du gemeint hast. Was angewendet wird, ist die endgültige Zahl in der Zeile, nicht das, was der Manager ursprünglich vorgeschlagen hat.
- Das Wirksamkeitsdatum korrekt ist. Es gilt für den gesamten Zyklus, also ist ein falsches Datum für alle darin falsch.
- Deine Genehmiger tatsächlich fertig sind. Nichts sagt dir, dass sie es sind — frag sie.
Den Zyklus sperren
Nur ein Eigentümer kann einen Zyklus sperren, indem er Zyklus sperren verwendet. Die Entscheidung über den letzten Vorschlag bewirkt das nicht; ein vollständig entschiedener Zyklus bleibt auf In Überprüfung stehen, bis jemand ihn sperrt.
Das Sperren verschiebt den Zyklus auf Geschlossen und wendet jede genehmigte Änderung an.
Der Zyklus kann nicht rückgängig gemacht werden. Ein geschlossener Zyklus kann nicht wieder geöffnet werden und nichts darin kann bearbeitet werden. Ab diesem Punkt wird eine Änderung im Vertrag des Mitarbeitenden korrigiert, nicht hier.
Was mit einer genehmigten Änderung passiert
Jeder genehmigte Vorschlag wird zu einer Änderung des Vertrags des Mitarbeitenden, die das Wirksamkeitsdatum des Zyklus trägt. Niemand tippt etwas neu, und es gibt keinen Export-Schritt dazwischen.
Die Änderung erscheint auch als Aktualisierung in Vergütung, genau wie Vertragsaktualisierungen und Beförderungen, die heute von Hand erfasst werden — sodass die Gehaltshistorie der Person als ein durchgehendes Dokument erscheint, anstatt eine Lücke zu zeigen, wo die Überprüfung stattgefunden hat.
Abgelehnte Vorschläge bewirken nichts. Sie bleiben im Zyklus als Teil seines Protokolls, aber nichts erreicht den Mitarbeitenden oder ihren Vertrag.
Was noch zu tun ist
Das Sperren schreibt die Änderung in den Vertrag des Mitarbeitenden innerhalb von Factorial. Zwei Dinge geschehen nicht von selbst:
- Das unterschriebene Dokument. Eine Vertragsaktualisierung aus einem Zyklus erzeugt kein Dokument für den Mitarbeitenden zum Unterschreiben. Wenn dein Prozess eines benötigt, gehe damit um, wie du es für jede andere Vertragsänderung tun würdest.
- Die Gehaltsabrechnung. Die Änderung aktualisiert die Lohnabrechnung nicht. Stelle sicher, dass sie rechtzeitig beimjenigen ankommt, der deine Gehaltsabrechnungen erstellt, um das Wirksamkeitsdatum zu berücksichtigen.
Das Wirksamkeitsdatum
Das Wirksamkeitsdatum gehört zum Zyklus, nicht zu einzelnen Personen. Jede genehmigte Änderung im Zyklus tritt am selben Tag in Kraft.
Setze das Wirksamkeitsdatum so, dass es widerspiegelt, wann die Gehaltserhöhungen tatsächlich beginnen sollten, nicht wann du erwartest, mit der Entscheidung fertig zu sein. Die beiden sind selten identisch, und das Datum ist das, nach dem jeder später gefragt wird.
Was nicht enthalten ist
Nur Grundgehalt. Ein Gehaltsüberprüfungszyklus ändert das Grundgehalt. Boni, Zuschläge und variable Vergütung sind nicht Teil davon — diese leben in der Vergütung und werden dort verwaltet.
Kein Export aus dem Zyklus selbst. Ein Zyklus zu schließen, erzeugt keine Datei. Die genehmigten Änderungen werden in der Vergütung gesammelt, wo sie wie jede andere Gehaltsänderung behandelt werden.
Was der Mitarbeitende sieht
Nichts vom Zyklus. Weder der Vorschlag, noch die Begründung, noch die Kommentare, noch wer was entschieden hat.
Sie sehen das Ergebnis: einen aktualisierten Vertrag mit seinem Wirksamkeitsdatum, wie bei jeder anderen Vertragsänderung.
Das System wird niemandem mitteilen, dass sie eine Gehaltserhöhung erhalten haben. Plane, wie dieses Gespräch stattfinden soll — das Erscheinen des Vertrags ist nicht die Ankündigung.
Ein Fehler nach dem Sperren beheben
Ein geschlossener Zyklus kann nicht wieder geöffnet werden, also wird eine versehentlich angewendete Änderung dort korrigiert, wo sie jetzt existiert: im Vertrag des Mitarbeitenden.
Diese Korrektur ist eine normale Vertragsänderung. Sie wird nicht im Zyklus erscheinen, und das Protokoll des Zyklus wird weiterhin zeigen, was ursprünglich genehmigt wurde — was das richtige Ergebnis für eine Prüfspur ist, auch wenn es bedeutet, dass die beiden nicht mehr übereinstimmen.
Best Practices
- Absichtlich sperren, nicht als Hauskeeping. Es ist die eine irreversible Handlung im gesamten Zyklus.
- Das Wirksamkeitsdatum vor dem Öffnen des Zyklus vereinbaren. Es spät zu ändern, bedeutet, es allen zu erklären, die bereits das alte gehört haben.
- Die Arbeit in der Vergütung abschließen. Das Sperren des Zyklus fühlt sich wie das Ende der Arbeit an. Ist es nicht — die Aktualisierungen bleiben auf Nicht gesendet, bis jemand sie sendet.
- Informiere die Manager, wenn du gesperrt hast. Sie werden nicht benachrichtigt, und bis du das tust, können sie nicht sicher mit ihren Teams sprechen.
- Schließe keinen Zyklus mit unentschiedenen Vorschlägen. Diese Personen erhalten nichts, und es gibt kein Zeichen, dass sie übersehen wurden.
- Halte das Gehaltsgespräch aus dem Produkt heraus. Die Vertragsaktualisierung ist das Protokoll, nicht die Nachricht.