Qualsevol document més gran de 15 MB no serà acceptat.
On trobar documents
- Al teu menú lateral, ves a Documents
- Des d'aquí pots accedir a:
- Públics
- Interns
- Empleat/da
- Enviar en massa
- Plantilles de documents
- Paperera
Documents Públics
En la secció "Públic", pots pujar documents públics perquè tota l'empresa els pugui veure. Si els fas públics, tots els empleats/ades podran veure'ls.
Per pujar nous documents:
- Fes clic a Carregar Arxius a la cantonada superior dreta
- Arrossega i deixa anar el document
- Fes clic a Carregar Arxius
Pots escollir si els empleats/ades veuran el document o no clicant a l'ull
En fer visible un document per als empleats/ades, pots escollir si seran notificats o no.
Documents Privats
En la secció "Privat", pots gestionar els documents interns de l'empresa. Només els empleats/ades amb permisos poden accedir a aquest espai.
Com pujar o enviar a la paperera documents privats
- Fes clic a Carregar arxius a la cantonada superior dreta
- Arrossega i deixa anar el document
- Selecciona una carpeta
- Activa el commutador si vols sol·licitar signatura electrònica
- Fes clic a Carregar arxius
Com esborrar un document
- Fes clic a (..)
- Selecciona Mou a la paperera
Si els fitxers han estat esborrats en els darrers 30 dies, es poden recuperar. Si han estat esborrats fa més de 30 dies, la recuperació ja no és possible.
L'administrador/a pot anar a Fitxers → Paperera per recuperar els fitxers d'allà.
Com esborrar permanentment un document
Per esborrar un fitxer de manera permanent, navega a la secció de la paperera, selecciona el fitxer i tria l'opció per esborrar-lo de manera permanent.
Documents d'Empleats/ades
En la secció "Documents d'Empleats/ades", pots aplicar diversos filtres per trobar documents fàcilment. Aquesta funció et permet localitzar documents per a tots els empleats/ades que gestiones, accedir-hi directament o realitzar accions com canviar la visibilitat, enviar-los a la paperera, descarregar, moure o enviar recordatoris de signatura, ja sigui individualment o en massa.
Previsualitzar documents
Pots obrir i llegir documents directament a Factorial, sense descarregar-los o obrir-los en una altra aplicació. El visualitzador de documents admet els següents tipus de fitxers:
- Fitxers PDF
- Imatges
- Documents de Word (.docx)
- Fulls de càlcul d'Excel (.xlsx)
- Fitxers CSV (.csv)
Quan obris un document, pots:
- Augmentar i disminuir el zoom utilitzant els botons – i + o el menú de percentatge de zoom
- Descarregar el fitxer utilitzant la icona de descarrega
- Moure't entre documents utilitzant les fletxes al costat del comptador de documents
La previsualització de documents està disponible tant per a administradors/es com per a empleats/ades en totes les empreses.
Quan un fitxer CSV és molt gran, la previsualització només mostra les primeres 1.000 files. Per veure el fitxer complet, fes clic a Descarregar a la part inferior del visualitzador.
Enviar en Massa
Pots enviar diversos tipus de documents en massa utilitzant els nostres diferents fluxos de treball: nòmines, mateix fitxer per a tothom, fitxers personals, i plantilles de documents. Pots escollir dividir el PDF en documents separats, deixar-los sense canvis o combinar-los en un sol document.
El selector d'empleats/ades classifica els empleats/ades per un puntuació de coincidència calculada a partir del text extret de cada fitxer (nom, cognom, ID), mostrant primer la persona més probable, i mostra etiquetes per a les coincidències més fortes. Això funciona tant en fitxers personals com en nòmines.
.png)
Crear carpetes i subcarpetes
Per afegir una carpeta
- Ves a Configuració
- En General, obre Documents
- Selecciona l'espai on vols afegir una nova carpeta (Empleat/da, Privat o Públic)
- Fes clic a + Nova carpeta per afegir una nova
Per afegir una subcarpeta
- Obre una carpeta de la teva preferència
- Fes clic a + Nova carpeta
- Es crearà una subcarpeta dins de la carpeta principal
Per afegir informació extra als teus documents, pots aplicar Camp personalitzats a cada carpeta i subcarpeta.
Plantilles de Documents
Les Plantilles de Documents et fan estalviar temps en gestionar documents d'empleats/ades. Aquesta funció et permet enviar el mateix document a múltiples empleats/ades substituint automàticament la informació personal en cada document final mitjançant variables.
