Quando un viaggio o un evento ti costa più cose (un treno, un hotel, pasti, chilometraggio, una diaria), un gruppo di spese le tiene insieme come un unico resoconto. Il tuo approvatore controlla l'intero viaggio in una volta e la finanza vede quanto è costato in totale.

Creare un gruppo e inviarlo per approvazione

Panoramica

Usa un gruppo per tutto ciò che ha più costi collegati: una trasferta, una conferenza, una visita a un cliente. Un gruppo può contenere spese ordinarie, chilometraggio e diarie.

Come si usa

Creare il gruppo

• Nell'app mobile: vai su Spese, tocca Aggiungi, poi Gruppo. Inserisci un Titolo del gruppo e tocca Crea nuovo gruppo.
• Sul web: vai su Le mie spese > Le mie spese, fai clic su Nuova spesa e scegli Aggiungi gruppo (oppure Aggiungi gruppo nella scheda Gruppi). Inserisci un Titolo del gruppo, per esempio "Visite ai clienti Leeds & Birmingham, ottobre", e fai clic su Crea.

Aggiungere spese

• Nuove spese: apri il gruppo, fai clic su Nuova spesa e scegli Spesa ordinaria, Chilometraggio o Diaria. Nell'app, tocca Nuova spesa.
• Spese che hai già creato: in Le mie spese > Le mie spese, seleziona una o più bozze, fai clic su Aggiungi al gruppo nella barra in basso, scegli il gruppo (oppure Crea nuovo gruppo) e fai clic su Aggiungi spese. Nell'app, apri la spesa e tocca Aggiungi a un gruppo.
• Per toglierne una: apri il suo menu e fai clic su Rimuovi dal gruppo.

Inviarlo

1. Apri il gruppo e controlla che ogni spesa sia completa.
2. Fai clic su Invia per approvazione. Vedrai "Il gruppo è pronto per essere revisionato".

Revisionare un gruppo (approvatori e finanza)

Come si usa

1. Vai su Spese, apri la scheda Gruppi e apri il gruppo.
2. Filtra per Da controllare, Pronte da approvare, Approvate o Pagate. Fai clic su Approva gruppo per approvare le spese che attendono te al tuo passaggio, oppure su Rifiuta tutto.

Per reimpostare il suo flusso di approvazione, esportarlo in PDF o rimuoverlo dal payroll, consulta le FAQ qui sotto.

Suggerimenti e best practice

Risoluzione dei problemi e FAQ

Risoluzione dei problemi

• Non vedo Aggiungi gruppo. I gruppi di spese non sono attivi per la tua azienda. Chiedi al tuo amministratore di Spese. Gli amministratori li attivano in Impostazioni > Spese, in Configurazione > Gruppi di spese, con Attiva i gruppi di spese.
• Non riesco ad aggiungere una spesa a un gruppo. Solo le tue spese in bozza vanno nei tuoi gruppi in bozza. Ritira prima una spesa in sospeso con Riporta in bozza. Una spesa rimborsata in una valuta diversa da quella del gruppo non può essere aggiunta. Se ne aggiungi diverse insieme, quelle non adatte vengono escluse senza messaggio, quindi apri il gruppo e controlla cosa contiene.
• Il mio gruppo è sparito dopo che ho ritirato le sue spese. Quando l'ultima spesa esce da un gruppo, il gruppo viene rimosso. Le tue spese sono nel tuo elenco come bozze.
• Ho fatto clic su Invia per approvazione e non è stato inviato nulla. Se a una spesa del gruppo mancano informazioni, non viene inviato nulla e ti viene detto quale spesa correggere. Correggila e invia di nuovo il gruppo.

FAQ

1. Posso creare un gruppo per un'altra persona?

No. Un gruppo appartiene sempre a chi lo crea. Se registri spese per conto di qualcuno, crea le sue spese una per una; la persona potrà raggrupparle.

2. Perché non posso cambiare la valuta di rimborso di una spesa in un gruppo?

Un gruppo viene rimborsato in una sola valuta (quella della tua entità legale), quindi ogni spesa al suo interno usa quella valuta. Puoi comunque inserire ogni ricevuta nella valuta in cui hai pagato.

3. Posso modificare un gruppo dopo averlo creato?

Sì, finché è in bozza: cambia il titolo o la descrizione, oppure aggiungi e rimuovi spese.

4. Cosa succede se il mio approvatore rifiuta una spesa del gruppo?

Quella spesa resta nel gruppo come Rifiutata e non conta più nel totale. Il resto del gruppo prosegue.

5. Posso esportare più spese in un unico PDF senza un gruppo?

Sì, dall'elenco delle spese dell'azienda. Consulta Come esporto le spese?

6. Chi approva le spese di un gruppo?

Ogni spesa segue il flusso di approvazione della tua azienda. Il tuo approvatore riceve una sola notifica per l'intero gruppo (Nuovo gruppo in sospeso) e può revisionarlo dalla pagina del gruppo.

7. Come modifico un gruppo dopo averlo inviato per approvazione?

Finché le spese sono In sospeso, selezionale e fai clic su Riporta in bozza per ritirarle. Tornano in bozza e lasciano il gruppo, così puoi correggerle e aggiungerle di nuovo. Se ritiri tutte le spese, il gruppo viene rimosso.

8. One, il nostro assistente IA, può gestire i miei gruppi di spese?

Sì, se la tua azienda usa One. Chiedigli cose come "Crea un gruppo chiamato Viaggio a Leeds e aggiungi le mie bozze della settimana scorsa" oppure "Invia per approvazione il gruppo Viaggio a Leeds". One modifica solo i tuoi gruppi e le tue spese in bozza e ti dice se non può aggiungerne una.

9. Cosa fa Approvazione globale su un gruppo?

Gli amministratori vedono Approvazione globale su un gruppo in Spese > Gruppi. Approva tutte le spese in sospeso del gruppo.

10. Come invio di nuovo un gruppo attraverso il flusso di approvazione?

Se il tuo flusso di approvazione è cambiato, apri il gruppo in Spese > Gruppi e fai clic su Reimposta il flusso di approvazione. Ti serve il permesso di reimpostare i flussi di approvazione e funziona solo se ogni spesa del gruppo può essere reimpostata (ognuna In sospeso, Approvata o Rifiutata).

11. Come ottengo un PDF di un gruppo con le sue ricevute?

Apri il gruppo in Spese > Gruppi e fai clic su Esporta in PDF. Il PDF arriva via email.

12. Ho aggiunto per errore un gruppo approvato al payroll. Come annullo?

Apri il gruppo e fai clic su Rimuovi dal payroll. Le sue spese tornano in Approvata, così possono essere rimborsate in un altro modo.

13. La finanza può rimborsare o esportare un intero gruppo di spese in una volta?

Sì. La finanza può rimborsare o esportare un gruppo di spese in un'unica operazione, invece di spesa per spesa.

14. Come invio un gruppo di spese per approvazione?

Apri il gruppo e controlla che ogni spesa sia completa. Sul web, fai clic su Invia per approvazione; nell'app mobile, apri il gruppo e tocca Invia per approvazione. Se a una spesa mancano informazioni, non viene inviato nulla e ti viene detto quale.

15. Posso aggiungere a un gruppo una spesa già in sospeso, approvata o pagata?

No. Solo le tue spese in bozza vanno nei tuoi gruppi in bozza. Ritira prima una spesa in sospeso con Riporta in bozza; una spesa approvata o pagata non può essere aggiunta. Una spesa già in un altro gruppo deve prima esserne rimossa.

16. Posso copiare un gruppo di spese?

No, non c'è un'opzione di copia. Crea un nuovo gruppo e aggiungici le spese.

17. Posso mettere due tariffe di diaria diverse nello stesso viaggio?

Sì. Aggiungi più tariffe a una sola diaria (ciascuna una volta), oppure aggiungi al gruppo una diaria separata per ogni tariffa. Consulta Come richiedo le diarie?

18. Posso approvare un gruppo dall'app mobile senza aprire ogni spesa?

L'approvazione di un intero gruppo si fa sul web, in Spese > Gruppi (Approva gruppo). L'app mobile non ha l'azione Approva gruppo.