Questo articolo è per: team finanza, amministratori e team HR.
Hai rimborsato un dipendente fuori da Factorial, ad esempio con un bonifico manuale, in contanti o con un altro strumento di paghe? Segna la spesa come pagata, così i tuoi registri corrispondono alla realtà e il dipendente vede che è stata pagata.
Segna una spesa come pagata
Panoramica
Segna come pagata chiude una spesa approvata senza inviare denaro da Factorial. Usalo solo dopo aver pagato il dipendente in un altro modo. Funziona in qualsiasi valuta.
Prima di iniziare
- Hai il permesso Può segnare le spese come Pagate. Gli approvatori non lo hanno per impostazione predefinita.
- La spesa è Approvata.
Come si usa
- Vai su Spese > Spese dei dipendenti e fai clic sulla scheda Approvate.
- Seleziona le spese e fai clic su Segna come pagata nella barra in basso. Vengono segnate come pagate subito e passano alla scheda Pagate.
Per una sola spesa, puoi anche aprirla, fare clic sulla freccia accanto a Rimborsa e scegliere Segna come pagata.
La spesa diventa Pagata, con oggi come data di pagamento. Il dipendente vede Pagata e il messaggio "Questa spesa è stata segnata come pagata il [data], ma potrebbe volerci un po' prima di vederla sul tuo conto. Contatta il tuo responsabile per maggiori dettagli."
Annulla lo stato di pagata
Panoramica
Hai segnato una spesa come pagata per errore? Puoi annullare, purché sia stata segnata come pagata con Segna come pagata. Serve lo stesso permesso. Le spese pagate tramite busta paga o con un pagamento SEPA si annullano dove sono state pagate: toglile dal cedolino, oppure elimina la richiesta di pagamento.
Come si usa
- Trova la spesa Pagata in Spese > Spese dei dipendenti > scheda Pagate.
- Aprila, fai clic sul menu ⋯ in alto e scegli Annulla stato di pagata. Puoi anche selezionarne diverse e fare clic su Annulla stato di pagata.
- La spesa torna a Approvata: "La spesa è tornata a 'Approvata'".
Con One
Chiedilo a One, il nostro assistente IA, ad esempio "Segna come pagate le spese approvate del viaggio a Leeds". One lo fa subito, senza conferma, quindi chiedigli prima di elencarle se non sei sicuro. Per annullare, chiedi "Annulla lo stato di pagata della spesa del taxi di Ana": torna a Approvata. Nessuna delle due azioni sposta denaro. One non può cambiare lo stato di pagata di spese rimborsate tramite busta paga o con un pagamento SEPA, e ha bisogno del tuo permesso per segnare le spese come pagate.
Consigli e buone pratiche
- Preferisci la busta paga o SEPA quando puoi. Pagano e aggiornano lo stato in un solo passaggio, così nulla viene segnato come pagato per errore. Vedi Come rimborso le spese tramite la busta paga? e Come rimborso le spese con un file SEPA?.
- Segna come pagata il giorno in cui paghi. La data di pagamento è il giorno in cui fai clic, ed è quello che vede il dipendente.
Articoli correlati: Come rimborso le spese tramite la busta paga? · Come rimborso le spese con un file SEPA? · Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa?
Risoluzione dei problemi e domande frequenti
Risoluzione dei problemi
Non vedo "Segna come pagata".
La spesa non è Approvata, oppure non hai il permesso Può segnare le spese come Pagate.
Non vedo "Annulla stato di pagata".
La spesa è stata pagata tramite busta paga o con un pagamento SEPA, oppure non hai il permesso Può segnare le spese come Pagate. Per busta paga o SEPA, toglila invece dal cedolino, oppure elimina la sua richiesta di pagamento in Tesoreria.
Domande frequenti
1. Gli approvatori possono segnare una spesa come pagata?
Solo se hanno anche il permesso di segnare le spese come pagate. Approvare e pagare sono passaggi separati.
2. "Segna come pagata" invia denaro al dipendente?
No. Registra solo che l'hai pagato in un altro modo.
3. Posso segnare come pagata una spesa in un'altra valuta?
Sì. A differenza di busta paga e SEPA, Segna come pagata funziona in qualsiasi valuta. Vedi Spese in un'altra valuta.
4. Posso modificare una spesa dopo che è stata pagata?
No. Le spese pagate e approvate non si possono modificare. Annulla prima lo stato di pagata; la spesa torna a Approvata. Poi qualcuno con il permesso Reimpostare il flusso di approvazione delle spese reimposta il suo flusso di approvazione, e l'approvatore può usare Richiedi modifiche perché il dipendente la corregga. Vedi Come correggo una spesa rimandata indietro o rifiutata?.