Dieser Artikel richtet sich an: Administratoren.
Berechtigungen legen fest, wer Ausgaben sehen, bearbeiten, als bezahlt markieren, erstatten oder Ihre Ausgaben-Einstellungen ändern darf. Richten Sie sie einmal ein, damit die Finanzabteilung arbeiten kann, ohne jedes Mal einen Administrator zu fragen, und niemand mehr sieht, als er sollte.
Ausgaben-Berechtigungen festlegen
Übersicht
- Berechtigungen werden über Berechtigungsgruppen vergeben. Jeder Mitarbeitende gehört einer Gruppe an und erhält alle Berechtigungen dieser Gruppe.
- Factorial enthält drei Gruppen: Administratoren (alle Berechtigungen, nicht bearbeitbar), Standardgruppe (alle, die nicht in eine andere Gruppe verschoben wurden; die Seite heißt Standard-Mitarbeitende) und Willkommensbereich. Bearbeiten Sie die Standardgruppe oder erstellen Sie eigene Gruppen, zum Beispiel „Finanzteam" oder „Teamleitungen".
- Berechtigungen bestimmen nicht, wer eine Ausgabe genehmigt (das tut Ihr Genehmigungsablauf) oder, wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, wer Ausgaben erstellen kann (das hängt davon ab, ob die Person Ausgaben-Nutzer ist). Siehe FAQ 4 und 5.
So geht's
- Gehen Sie zu Einstellungen > Berechtigungen.
- Klicken Sie bei einer Gruppe auf Gruppe anzeigen (zum Beispiel Standardgruppe, die alle enthält, die nicht in eine andere Gruppe verschoben wurden) oder erstellen Sie mit Neue benutzerdefinierte Gruppe eine neue.
- Scrollen Sie nach unten zum Bereich Ausgaben.
- Markieren Sie die benötigten Berechtigungen. Bei den drei Berechtigungen mit Geltungsbereich markieren Sie zusätzlich, für wen sie gelten (siehe FAQ 8).
- Scrollen Sie ans Ende und klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, gehen Ihre Änderungen verloren.
Achtung: Eine Berechtigung ohne Geltungsbereich (zum Beispiel Kann Ausgaben als bezahlt markieren) gewährt zusätzlich Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen für das gesamte Unternehmen. Siehe FAQ 6.
Die Ausgaben-Berechtigungen
Berechtigungen, die für das gesamte Unternehmen gelten:
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen | Ausgaben für andere Mitarbeitende erstellen. Abhängig von Ihrem Tarif. |
| Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen | Einstellungen > Ausgaben ansehen und ändern: Arten, Formular, Sätze, Genehmigungsablauf, Ausgabenprüfungen und mehr. |
| Kann eine Ausgabe erstellen | Eigene Ausgaben erfassen. Wird nur angezeigt, wenn Ihr Unternehmen nicht pro Nutzer bezahlt. |
| Kann Karten verwalten | Alle Unternehmenskarten verwalten. |
| Kann Ausgaben erstatten | Ausgaben per SEPA-Datei oder über die Gehaltsabrechnung erstatten. Abhängig von Ihrem Tarif. |
| Kann Karten anfordern | Einmalkarten für sich selbst anfordern. |
| Kann Transaktionen ansehen | Alle Kartentransaktionen ansehen. |
| Kann Ausgaben als bezahlt markieren | Als bezahlt markieren bei Ausgaben verwenden sowie Bezahlt-Status rückgängig machen. |
| Globaler Genehmiger für Ausgaben | Jede Ausgabe genehmigen, ablehnen oder bearbeiten, unabhängig vom jeweiligen Genehmigungsablauf. |
| Genehmigungsablauf für Ausgaben zurücksetzen | Die Genehmigung ausstehender, genehmigter oder abgelehnter Ausgaben neu starten. |
| Rechtseinheit der Mitarbeitenden ansehen | Sehen, zu welcher Rechtseinheit jeder Mitarbeitende gehört. |
Berechtigungen, die Sie auf bestimmte Personen beschränken können (FAQ 8): Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen (die Ausgabenliste ansehen und exportieren), Kann ausstehende Ausgaben bearbeiten, Kann abgelehnte manuelle Ausgaben löschen.
Tipps und bewährte Vorgehensweisen
- Erstellen Sie Gruppen nach Rolle (Finanzen, Teamleitungen, Assistenz), nicht nach Person. Wechselt jemand die Rolle, verschieben Sie ihn in eine andere Gruppe.
- Vergeben Sie Globaler Genehmiger für Ausgaben an sehr wenige Personen: Sie dürfen damit jede Ausgabe entscheiden und umgehen Ihren Genehmigungsablauf.
- Vergeben Sie Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen nur an die Personen, die für Ihre Ausgabenrichtlinie zuständig sind. Damit können sie auch Ihren Genehmigungsablauf und Ihre Ausgabenprüfungen ändern.
- Siehe auch: Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu? · Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein? · Wie prüfe ich Ausgaben anhand meiner Ausgabenrichtlinie? · Wer kann Factorial-Karten verwalten und anfordern?
Fehlerbehebung und FAQ
Fehlerbehebung
Jemand mit Berechtigungen kann trotzdem keine Ausgaben erstellen.
Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, muss die Person Ausgaben-Nutzer sein. Lesen Sie Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?
Eine Teamleitung sieht die Ausgaben aller, nicht nur die ihres Teams.
Prüfen Sie die Einzelschalter-Berechtigungen der Gruppe. Sobald eine davon aktiviert ist (zum Beispiel Kann Ausgaben als bezahlt markieren), gilt Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen für das gesamte Unternehmen.
Ich sehe „Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen" oder „Kann Ausgaben erstatten" nicht.
Sie hängen von Ihrem Tarif ab. Ihr Account Manager kann das bestätigen.
Jemand kann in Einstellungen > Ausgaben (Richtlinien, Genehmigungsablauf, Ausgabenprüfungen) nichts öffnen oder anklicken.
Die Person benötigt Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen.
Eine Berechtigung, die ich nicht markiert habe, hat sich von selbst aktiviert.
Manche Berechtigungen setzen andere voraus, daher aktiviert Factorial diese für Sie. Siehe FAQ 6.
Meine Berechtigungsänderungen sind verschwunden.
Änderungen werden erst gespeichert, wenn Sie unten auf der Seite auf Speichern klicken; wenn Sie die Seite ohne Speichern verlassen, werden sie verworfen.
FAQ
1. Einstellungen öffnen jetzt One. Können Administratoren Einstellungen weiterhin manuell ändern?
Die meisten Einstellungen ja: Arten von Ausgaben, das Ausgabenformular, Sätze, Ausgabengruppen und die Buchhaltung werden weiterhin manuell geändert. Der Genehmigungsablauf und die Ausgabenprüfungen werden ausschließlich im Chat mit One erstellt und geändert: Sie prüfen das Ergebnis, und erst wenn Sie auf Speichern klicken, ändert sich etwas. Für beides benötigen Sie Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen.
2. Kann ein Mitarbeitender mehreren Berechtigungsgruppen angehören?
Nein. Jeder Mitarbeitende gehört einer Gruppe an. Um die Berechtigungen einer Person zu ändern, verschieben Sie sie in eine andere Gruppe oder bearbeiten Sie ihre Gruppe.
3. Wo ist die Liste der Ausgaben-Nutzer geblieben? Früher war sie unter Berechtigungen.
Sie befindet sich jetzt unter Einstellungen > Abonnement > Ausgaben-Nutzer.
4. Bestimmen Berechtigungen, wer eine Ausgabe genehmigt?
Nein. Ihr Genehmigungsablauf bestimmt, wer eine Ausgabe genehmigt, und Prüfende können die Ausgaben, die sie prüfen sollen, immer sehen. Lesen Sie Wie richte ich den Genehmigungsablauf ein?
5. Bestimmen Berechtigungen, wer Ausgaben erstellen kann?
Wenn Ihr Unternehmen pro Nutzer bezahlt, nein: Entscheidend ist, ob die Person Ausgaben-Nutzer ist. Andernfalls ist es die Berechtigung Kann eine Ausgabe erstellen. Lesen Sie Wie füge ich Personen zu Ausgaben hinzu?
6. Welche Ausgaben-Berechtigungen aktivieren automatisch andere Berechtigungen?
- Ausstehende bearbeiten, abgelehnte löschen, Genehmigungsablauf zurücksetzen, als bezahlt markieren, Globaler Genehmiger und Rechtseinheit ansehen aktivieren alle Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen. Berechtigungen ohne Geltungsbereich gewähren sie für das gesamte Unternehmen; wenn jemand nur die Ausgaben seines Teams sehen soll, vergeben Sie keine Berechtigung ohne Geltungsbereich.
- Neue Ausgaben im Namen einer anderen Person hinzufügen aktiviert außerdem Kann eine Ausgabe erstellen und Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen.
- Kann Ausgaben erstatten aktiviert außerdem Kann Ausgaben als bezahlt markieren und die Gehaltsabrechnungs-Berechtigung zum Erstellen von Zusatzzahlungen aus Ausgaben.
- Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen aktiviert außerdem Genehmigungskonfiguration bearbeiten.
- Kann Karten verwalten aktiviert die dafür nötigen Karten- und Bankkonto-Berechtigungen.
7. Wie richte ich eine Berechtigungsgruppe für mein Finanzteam ein?
Ein typisches Finanzteam prüft die Ausgaben aller, erstattet sie und hält die Einstellungen aktuell. Gehen Sie zu Einstellungen > Berechtigungen und erstellen Sie eine Gruppe, zum Beispiel „Finanzteam". Aktivieren Sie unter Ausgaben Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen mit Für das gesamte Unternehmen, dann Kann Ausgaben als bezahlt markieren, Kann Ausgaben erstatten (wenn Ihr Tarif es enthält) und Kann auf Ausgaben-Einstellungen zugreifen. Fügen Sie die Personen Ihres Finanzteams zur Gruppe hinzu und speichern Sie.
8. Welche Ausgaben-Berechtigungen kann ich auf bestimmte Personen beschränken (Geltungsbereich), und auf wen?
Drei Berechtigungen lassen sich beschränken. Sie wählen Für sich selbst, Für direkte und indirekte Mitarbeitende, Für Personen in Teams, die sie leiten, Für Personen in ihrer Rechtseinheit oder Für das gesamte Unternehmen:
| Berechtigung | Was sie erlaubt |
|---|---|
| Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen | Die Ausgabenliste ansehen und exportieren. |
| Kann ausstehende Ausgaben bearbeiten | Eine Ausgabe ändern, während sie auf Genehmigung wartet. Die Ausgabe bleibt ausstehend, und ihre Genehmigung beginnt nicht neu. |
| Kann abgelehnte manuelle Ausgaben löschen | Abgelehnte Ausgaben löschen, die nicht mit Karte bezahlt wurden. |
Alle anderen Ausgaben-Berechtigungen gelten für das gesamte Unternehmen.
9. Wie verhindere ich, dass Mitarbeitende die Ausgaben der anderen sehen?
Gehen Sie zu Einstellungen > Berechtigungen und öffnen Sie die Gruppe, zu der sie gehören (für alle die Standardgruppe). Setzen Sie unter Ausgaben Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen auf Für sich selbst oder entfernen Sie den Haken. Prüfen Sie außerdem, dass in der Gruppe keine Berechtigung ohne Geltungsbereich aktiviert ist (zum Beispiel Kann Ausgaben als bezahlt markieren), da diese den Zugriff für das gesamte Unternehmen gewähren. Klicken Sie auf Speichern.
10. Jemand hat die Berechtigung, sieht aber keine Ausgaben einer anderen Rechtseinheit. Warum?
Prüfen Sie den Geltungsbereich von Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen. Für Personen in ihrer Rechtseinheit beschränkt die Berechtigung auf die eigene Rechtseinheit; wählen Sie Für das gesamte Unternehmen, um die anderen einzuschließen. Rechtseinheit der Mitarbeitenden ansehen zeigt nur, zu welcher Rechtseinheit jeder Mitarbeitende gehört: Sie gewährt keinen Zugriff auf deren Ausgaben.
11. Warum sieht jemand Ausgaben > Mitarbeiterausgaben nicht oder nur die Ausgaben einiger Mitarbeitender?
Diese Seite zeigt die Ausgaben anderer Personen. Die Person benötigt Kann „Ausgaben" ansehen und herunterladen für ihre direkten und indirekten Mitarbeitenden, die von ihr geleiteten Teams oder das gesamte Unternehmen, oder sie wurde gebeten, eine Ausgabe zu prüfen. Jeder sieht die eigenen Ausgaben unter Meine Ausgaben. Wenn die Seite bei jemandem fehlt, der sie sehen sollte, lesen Sie Warum sehe ich Ausgaben oder die Schaltfläche „Neue Ausgabe" nicht?