Questo articolo è per: approvatori.
Le spese ti arrivano in due modi: da un pagamento con una carta Factorial, oppure inserite a mano da un dipendente che ha pagato con i propri soldi (una spesa manuale, anticipata dal dipendente). Le approvi allo stesso modo, ma controlli cose diverse, così revisioni più in fretta e rimborsi solo ciò che devi.
Spese con carta e spese anticipate dal dipendente
Panoramica
| Spesa con carta | Spesa anticipata dal dipendente | |
|---|---|---|
| Chi ha pagato | L'azienda, con una carta Factorial | Il dipendente, con i propri soldi |
| Come viene creata | Automaticamente, come bozza, quando si usa la carta. Il dipendente aggiunge la ricevuta e la invia. | Il dipendente la crea sul web o nell'app. |
| Rimborsata al dipendente? | No, non c'è nulla da rimborsare | Sì, una volta approvata |
| Controlli prima del pagamento | I limiti e le restrizioni della carta si applicano quando il dipendente paga | Nessuno: i controlli avvengono dopo l'invio della spesa |
| Cosa controlli principalmente | Che la ricevuta ci sia e che l'acquisto fosse per lavoro | La ricevuta, l'importo da rimborsare, la categoria e la policy |
Entrambe seguono il flusso di approvazione della tua azienda ed entrambe vengono controllate dai Controlli delle spese se la tua azienda li usa.
Come si usa
Revisionare una spesa con carta
- Open the expense. Card expenses have a Transaction row: click View details to see the card payment they come from. Their total reimbursement is £0.00, because the company already paid.
- Verifica che la ricevuta sia allegata e leggibile e che l'acquisto fosse per lavoro.
- Approva, richiedi modifiche o rifiuta (vedi Come approvo, rifiuto o rimando indietro una spesa?). Una volta approvata, non c'è nulla da rimborsare.
Revisionare una spesa anticipata dal dipendente
- Apri la spesa.
- Controlla la ricevuta e che l'Importo rimborsabile (ciò che verrà rimborsato) sia corretto. Non può essere superiore all'importo della ricevuta.
- Controlla la categoria, il progetto o il centro di costo ed eventuali avvisi.
- Approva, richiedi modifiche o rifiuta. Una volta approvata, il tuo team finance la rimborsa tramite payroll, un file di bonifico SEPA oppure segnandola come pagata (vedi Come rimborso le spese tramite payroll?).
Suggerimenti e buone pratiche
- Revisiona in fretta le spese con carta. I soldi sono già stati spesi ed è più facile ottenere una ricevuta mancante finché l'acquisto è recente.
- Dedica più tempo alle spese anticipate dal dipendente. Sono quelle che diventano pagamenti reali.
- Usa "Richiedi modifiche" per una ricevuta mancante, non "Rifiuta". Il dipendente può aggiungerla e inviare di nuovo la spesa.
- I dipendenti che hanno spese in bozza, comprese le spese con carta in attesa di una ricevuta, ricevono un promemoria il lunedì mattina.
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Risoluzione dei problemi e FAQ
Risoluzione dei problemi
Una spesa con carta non ha la ricevuta.
Usa Richiedi modifiche e chiedi al dipendente di aggiungerla. Potrà poi inviarla di nuovo.
Non vedo "Rimborsa" su una spesa con carta approvata.
È normale: le spese con carta le paga l'azienda, quindi non c'è nulla da rimborsare al dipendente.
FAQ
1. Devo revisionare le spese con carta se la carta ha già dei limiti?
Sì, ma è una revisione più leggera. I limiti della carta controllano dove e quanto può spendere il dipendente, non se ogni acquisto era per lavoro o ha una ricevuta valida.
2. Cosa succede se rifiuto una spesa con carta?
La spesa diventa Rifiutata, ma il pagamento è già stato effettuato con soldi dell'azienda. Factorial non lo recupera automaticamente: concorda con il dipendente come lo restituirà.
3. Una spesa anticipata dal dipendente può essere rimborsata per più dell'importo della ricevuta?
No. L'Importo rimborsabile non può essere superiore all'importo della ricevuta. Quando la ricevuta è in un'altra valuta, il limite è dato dall'importo convertito alla data della ricevuta (del documento), con un margine fino al 5% per le commissioni bancarie. Vedi Spese in un'altra valuta.